Eine kurze Geschichte der automatisierten Rechnungsverarbeitung

14.07.2022

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung | Softwareentwicklung und -einführung | Lieferantenportal

In den letzten Jahrzehnten haben die Arbeitsprozesse in den Kreditorenbuchhaltungen eine Rundum-Erneuerung erfahren. Wo vormals manuelle Tätigkeiten für die einzelnen Arbeitsschritte an der Tagesordnung waren, geben jetzt moderne, digitale Techniken den Ton an.

Die Kreditorenbuchhaltung hat sich damit von einem papierbasierten Back-Office zu einem digital basierten Servicecenter entwickelt, das automatisiert, schnell und bereichsübergreifend Geschäftsdaten liefert und KPIs aus dem Finanzwesen überwacht. Ein umfassendes Controlling der Unternehmenszahlen kann so noch besser den Geschäftserfolg dokumentieren und sichern.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Geschichte der Kreditorenbuchhaltung und auf die Trends und Technologien, die diesen Bereich in den kommenden Jahren prägen werden.

Papierbasierte Prozesse

Es ist noch nicht so lange her, da verliefen alle Schritte in der Rechnungsbearbeitung papierbasiert. Rechnungen und zugehörige Dokumente, wie Bestellungen und Wareneingänge, wurden ausgedruckt, bearbeitet und archiviert. Eine Eingangsrechnung wurde zunächst mit einem Eingangsstempel versehen und dann mit der Hauspost an den zuständigen Mitarbeitenden geschickt. Nach einer händischen Abzeichnung und ggf. Kontierung auf dem Papierbeleg, wurde die Rechnung an die verschiedenen Rechnungsprüfenden und -freigebenden weitergeleitet, die für die Bearbeitung zuständig waren. Schließlich wurde das Dokument physisch im Archiv des Unternehmens abgelegt. Aufgrund der vielen manuellen Schritte, aber auch des Verschwindens mancher Rechnungen in Schreibtischschubladen, waren die Durchlaufzeiten oft sehr lang und es war schwierig, den Überblick über den Status der verschiedenen Dokumente zu behalten. Dieser Mangel an Transparenz schadete den Beziehungen zu Lieferanten, verursachte zahlreiche Ineffizienzen im Prozess der Rechnungsbearbeitung und ließ keine klaren Aussagen zur Liquidität des Unternehmens zu. Die einzige Möglichkeit für Unternehmen, Rechnungen schneller zu bearbeiten, bestand darin, mehr Personal einzustellen.

Die ersten digitalen Schritte: EDI, ERP und OCR

Die Entwicklung von Systemen für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in den 1960er Jahren war der Startschuss für die beginnende Digitalisierung im Rechnungswesen. Diese neue Methode des Datenaustausches ermöglichte es, dass Dokumente von Computern statt von Menschen bearbeitet werden konnten. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit der Dokumente zu gewährleisten, wurden standardisierte Rechnungsformate eingeführt. Dank EDI konnten die Unternehmen Daten digital austauschen und Informationen papierlos übermitteln. EDI steigerte die Effizienz im Rechnungswesen und blieb fast drei Jahrzehnte lang die Standardmethode für den digitalen Austausch komplexer Transaktionsdaten.

Der technologische Fortschritt führte dazu, dass seit den 1990er Jahren viele Beschäftigte am Arbeitsplatz über einen eigenen Computer verfügten. Dies beschleunigte die Ausbreitung digitaler Prozesse insbesondere in der Buchhaltung und E-Mail wurde zur zweithäufigsten Methode des Informations- und Dokumentenaustausches.

Doch trotz der zunehmenden Digitalisierung arbeiteten viele Unternehmen weiterhin mit Papierdokumenten. Es war nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen eine Rechnung per E-Mail erhielten, um sie dann auszudrucken, bevor sie sie intern weiterleiteten. Verständlich, denn schließlich musste die Papierrechnung am Ende des Prozesses im Archiv abgelegt werden.

Mit der Einführung von Warenwirtschaftssystemen (ERP) in den 1990er Jahren entwickelten sich die Prozesse des Rechnungswesens weiter. Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und die digitale Verfügbarkeit aller relevanten Daten zu gewährleisten, begannen die Unternehmen, Rechnungen in ihrem ERP-System zu erfassen, anstatt sich ausschließlich auf Papierakten zu verlassen. Viele Unternehmen hatten nun zwei parallele Rechnungsprüfungsprozesse: einen digitalen im ERP-System, bei dem jeder Schritt des Arbeitsablaufs manuell erfasst werden musste und einen papierbasierten, bei dem gedruckte Dokumente zwischen den Abteilungen weitergeleitet wurden.

Die digitalen Rechnungsprozesse wurden durch die Entwicklung von OCR-Engines (Optical Character Recognition), die Text in einem digitalen Bild erkennen können, weiter verbessert. Seit Anfang der 2000er Jahre war die Technologie verfügbar und ermöglichte es Unternehmen, von der manuellen Dateneingabe zur elektronischen Erfassung von Rechnungsdaten überzugehen. Damals waren die OCR-Fähigkeiten noch begrenzt und es musste genau definiert werden, wo jede Information auf der Rechnung zu finden war. Um Datenfelder erfolgreich erkennen zu können, mussten OCR-Engines daher auf jedes einzelne Rechnungsformat trainiert werden.

Viele Jahre lang war der oben beschriebene hybride Ansatz mit seiner Kombination aus manuellen und digitalen Prozessen die Standardarbeitsmethode in den Buchhaltungen. Mit dem Aufkommen der Automatisierung von Arbeitsschritten in der Rechnungsverarbeitung eröffneten sich jedoch neue Möglichkeiten.

Einstieg in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Mittlerweile haben viele Unternehmen ihren Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung weitgehend digitalisiert und automatisiert. Während Kosteneinsparungen und Effizienz nach wie vor ganz oben auf der Liste der Vorteile stehen, sehen vorausschauende Unternehmen die Automatisierung des Rechnungswesens auch als entscheidenden Treiber ihrer gesamten digitalen Transformation.

Um die Möglichkeiten der Automatisierung voll auszuschöpfen, entscheiden sich viele Unternehmen für End-to-End-Lösungen, die den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess in einem einzigen System abbilden. Solche End-to-End-Lösungen umfassen die folgenden Funktionen:

• Datenerfassung/Beleglesung: Zunächst erfasst und extrahiert die Softwareanwendung alle relevanten Rechnungsdaten, bevor sie an das ERP-System übertragen werden. Heutzutage spielt es keine Rolle mehr, wo sich die Informationen befinden – die Software ist in der Lage, sowohl Daten auf Kopf- als auch auf Positionsebene auszulesen und zu extrahieren.
   
• Validierung: Auf der Grundlage der extrahierten Informationen prüft die Lösung die Gültigkeit des Dokuments.
   
• 3-Wege-Match: Die Rechnung wird dann mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. Wenn die Informationen auf allen drei Dokumenten übereinstimmen, wird die Rechnung genehmigt. Wenn nicht, informiert das System automatisch einen Sachbearbeitenden in der Buchhaltung. Rechnungen ohne Bestellung müssen weiterhin manuell geprüft werden.
   
• Rechnungsprüfung und -freigabe: Nachdem die Rechnung geprüft wurde, wird sie freigegeben. Anschließend wird die automatische Zahlung ausgelöst.
   
• Nach Abschluss der Bearbeitungsschritte wird ein revisionssicheres Workflowprotokoll erzeugt und zum bereits im Archiv gespeicherten Rechnungsbeleg abgelegt.

Durch die Implementierung eines digitalen Rechnungsworkflows können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, wie z. B. geringe manuelle Tätigkeiten, optimierte und schnellere, transparente Prozesse, verbessertes Controlling und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Was die Zukunft bringen wird

In Anbetracht des Innovationstempos und beständig neuer Technologien, besteht kein Zweifel daran, dass auch im Rechnungswesen weiterhin Neues zu erwarten ist. Unternehmen müssen technologisch auf dem neuesten Stand bleiben, wenn sie sich im Wettbewerb behaupten wollen. Dies gilt strategisch insbesondere für die Finanzprozesse. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der wichtigsten technologischen Trends vor.

Digitales Lieferantenmanagement

Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile eines digitalen Lieferantenportals, das eine einfache Kommunikation mit Lieferanten ermöglicht. Über eine solche Online-Plattform können sowohl Besteller als auch Lieferanten Informationen und Dokumente austauschen, Bestellungen nachverfolgen und Geschäftsunterlagen verwalten. Eine integrierte Self-Service-Option garantiert Lieferanten jederzeit Zugriff auf Informationen zu erhalten. Damit verbessert ein digitales Lieferantenportal die Prozessabläufe, erhöht Flexibilität sowie Transparenz und unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) ist mit ihren vielfältigen Anwendungsbereichen ein echter Game-Changer für die Art und Weise, wie wir im 21. Jahrhundert Geschäfte machen. Nehmen Sie OCR-Engines: Während diese früher auf verschiedene Rechnungsformate trainiert werden mussten, um die Datenerkennung zu gewährleisten, können die intelligenten Softwarelösungen von heute Informationen, unabhängig davon, wo sie sich auf einer Rechnung befinden, lesen und interpretieren. Durch die weitere Abnahme des manuellen Arbeitsaufwands im Rechnungsprüfungsprozess hat die KI das Potenzial, die Effizienz und Genauigkeit zu maximieren, das Cash-Management zu verbessern und so einen direkten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Elektronische Rechnungsstellung und -annahme

Die elektronische Rechnungsstellung und -annahme (E-Invoicing) ist eine Technologie, die die traditionellen Methoden des Rechnungsaustauschs nachhaltig verändert und der nächste logische Schritt auf dem Weg zur vollständig automatisierten Rechnungsbearbeitung sein wird. Gesetzliche Richtlinien für die Rechnungsstellung führen in der Regel zu einer Reihe von Regeln, die das Rechnungsformat (einschließlich der obligatorischen Informationen), die Art und Weise, wie Rechnungen einzureichen sind und den Geltungsbereich der Vorschriften (z. B. B2G, B2B und B2C) festlegen. Diese Richtlinien definieren nicht nur branchen-, sondern auch länderübergreifende Regeln, die den Rechnungsaustausch langfristig vereinfachen und vereinheitlichen werden.

Die Kreditorenbuchhaltung hat einen langen Weg hinter sich. Sie hat sich von einem einfachen Back-Office zu einer strategischen Geschäftseinheit entwickelt, die ein wichtiger Treiber der digitalen Transformation in vielen Unternehmen ist. Um am Ball zu bleiben, müssen Unternehmen die Bedeutung eines automatisierten Rechnungswesens erkennen und ihre Prozesse an die neuesten technologischen Standards anpassen.