Rechnungsbearbeitung mit xSuite Invoice

Für Rechnungen ohne Bestellbezug (SAP FI) empfehlen wir mindestens zwei Workflow-Schritte: eine Person genehmigt die Rechnungen, eine andere Person gibt sie frei. Bei Rechnungen mit Bestellbezug (SAP MM) ist es möglich, die Genehmigung und Freigabe zu automatisieren, so dass im Falle eines 3-Wege-Matches überhaupt keine manuelle Genehmigung mehr erfolgen muss.
Außerdem ist es möglich, einen komplexeren Prozess für die Rechnungsgenehmigung und -freigabe einzurichten, mit einer beliebigen Anzahl von Prüf- und Freigabeschritten, je nach Ihren Compliance-Anforderungen.

Wenn man von "E-Invoicing" spricht, ist der Austausch von maschinenlesbaren Dokumenten im XML-Format gemeint. Dies kann entweder über ein E-Rechungs- oder Lieferantenportal oder einfach per E-Mail geschehen. Aus E-Rechnungen können die Daten direkt und automatisch an das ERP-System übergeben werden, eine Beleglesung ist nicht mehr notwendig. Damit wird eine der größten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung beseitigt. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen im engeren Sinne, da sie noch eine OCR durchlaufen müssen.

PO Flip ist eine Funktion unseres Business Partner Portals. Es bedeutet, dass Sie über das Portal eine Bestellung an Ihren Lieferanten weitergeben. Innerhalb des Portals kann der Lieferant diese dann selbständig in die Folgedokumente umwandeln, z.B. in eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung, und diese automatisch an Sie zurückschicken. Alles wird automatisch an Ihr SAP-System übergeben und ist dort sofort verfügbar.

Nein. Jeder Benutzer kann entweder über SAP Fiori oder über das SAP GUI am Rechnungsworkflow-Prozess teilnehmen. Auch administrative Aufgaben sind in beiden Welten verfügbar. Es hängt also von Ihrer GUI-Strategie ab, ob Sie SAP GUI oder SAP Fiori oder beides anbieten wollen. Einige Funktionen sind zudem im Web-Client von xSuite verfügbar (z.B. die Validierung der Beleglesung).

Ja, die Software unterstützt es nicht nur, sondern ist auch zertifiziert für SAP S/4HANA Cloud, Extended Edition, und SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, sowie für RISE with SAP. Für das Public-Cloud-Angebot SAP S/4HANA Cloud bieten wir dedizierte Workflows auf der SAP Business Technology Plattform an.

Das kleinste Lizenzpaket, das wir anbieten, umfasst die Verarbeitung von bis zu 6.000 Rechnungen pro Jahr. Unsere Erfahrung zeigt, dass dies die Grenze ist, ab der sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schnell amortisiert (d. h. in weniger als 24 Monaten). Bei einem höheren jährlichen Eingangsrechnungsvolumen steigen die potenziellen Einsparungen, und eine Implementierung eines Rechnungsworkflows amortisiert sich oft schon nach wenigen Monaten.

xSuite Invoice beinhaltet ein Monitoring-Tool, das Process Analyzer heißt. Damit lassen sich Kenngrößen messen, z.B. Skontoverlust pro Kreditor, Durchlaufzeiten von Rechnungen, involvierte User, Top-Lieferanten, etc.

Wenn Sie bereits ein BI-Tool einsetzen, wie Microsoft Power BI, ist eine Einbindung von xSuite Invoice über eine standardisierte API ebenfalls einfach einzurichten.