Wofür nutze ich ein Lieferantenportal?

22.10.2021

Themen: Digitalisierung | Einkauf | Lieferantenportal | Procure-to-Pay

In erster Linie eliminiert ein Lieferantenportal Papier. Alle Dokumente zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten können darüber digital ausgetauscht werden. Das bringt die bekannten Vorteile der Digitalisierung mit sich:

• Die Durchlaufzeiten von Dokumenten verringern sich deutlich, weil Transport- und Liegezeiten wegfallen, digital steht alles sofort zur Verfügung.
• Ein orts- und geräteunabhängiger Zugriff ermöglicht flexibleres Arbeiten, alle Informationen sind jederzeit und zentral verfügbar.
• Digitale Informationen sind wesentlich leichter recherchier- und auswertbar als Informationen, die nur in papierhaften Akten vorliegen.
• Außerdem bringt digitales Arbeiten Standardisierung mit sich und unterstützt die Prozesstreue, Stichwort Pflichtfelder und vordefinierte Workflows.

All diese Vorteile erhalten Sie mit einem cloudbasierten, digitalen Lieferantenportal. Aber was sind die konkreten Einsatzszenarien? In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Top 3 Anwendungsfälle vorstellen, wie unsere Kunden Lieferantenportale einsetzen.

Einsatzgebiet 1: Onboarding von Lieferanten

Wenn Sie eine Geschäftsbeziehung mit einem neuen Lieferanten eingehen, sind einige Formalitäten zu erledigen. Dazu zählt das Anlegen der Lieferantenstammdaten in Ihrem ERP-System. Dafür können Sie die notwendigen Informationen selbst zusammensuchen. Oder Sie lagern diese Aufgabe an Ihren Lieferanten aus.

Über eine Self-Service-Option können Lieferanten in einem Portal eigenständig ihre relevanten Daten eingeben. Über eine Schnittstelle wird ein Workflow zur Anlage eines neuen Lieferanten in Ihrem ERP-System gestartet – natürlich nur nach vorheriger Freigabe durch Sie.

Auf diesem Weg können Lieferanten auch Ihre Daten aktualisieren. So kommen Sie im Einkauf von einer Holschuld zu einer Bringschuld: Die Lieferanten sind selbst verantwortlich für die Vollständigkeit und Aktualität ihrer Daten.

Einsatzgebiet 2: Dokumentenaustausch

In der Praxis sehen Geschäftsprozesse heute häufig so aus: In Ihrem ERP-System generieren Sie eine Bestellung. Diese verschicken Sie, gedruckt oder als PDF, an Ihren Lieferanten. Der Lieferant digitalisiert das Dokument wieder und liest die Daten aus, um sie in sein ERP-System zu übertragen. Aus seinem System heraus erstellt er eine Auftragsbestätigung und schickt diese an Sie, per E-Mail oder in Papierform. Dann digitalisieren Sie diese eingehende Auftragsbestätigung wiederum, um die Informationen in Ihr ERP-System zu übertragen.

Wenn wir uns diese Abläufe bildlich vor Augen führen, wird deutlich wie unsinnig und ineffizient gewachsene Prozesse sein können: Digital vorliegende Informationen werden ausgedruckt, nur um sie dann wieder zu digitalisieren. Und das passiert nicht nur bei der Bestellung und der Auftragsbestätigung, auch beim Lieferschein bzw. Wareneingang und der Rechnung ist der Ablauf vergleichbar.

Ein Lieferantenportal kann die Prozesse an dieser Stelle dramatisch verbessern. Darüber können Dokumente und Informationen nämlich durchgängig digital übertragen werden, Medienbrüche entfallen. Damit ist der Austausch der Dokumente, die einen Beschaffungsvorgang begleiten, ein ganz zentrales Einsatzgebiet für ein Lieferantenportal.

Einsatzgebiet 3: Flexible Skontoangebote

Wie klingt es, wenn Sie auf 10% Ihrer Rechnungen einen zusätzlichen Rabatt von 2-5% realisieren könnten?

Mit einem guten Teil Ihrer Lieferanten haben Sie wahrscheinlich Rahmenverträge, in denen auch die Zahlungs- und Skontobedingungen festgelegt sind. Genauso wahrscheinlich ist es aber, dass Sie nicht mit allen Lieferanten feste Konditionen ausgehandelt haben.

Genau das bietet Potenzial. Frei nach dem Motto „Fragen kostet nichts“ besteht hier die Chance, einen zusätzlichen Rabatt zu realisieren: Wenn der Cash Flow-Stand in Ihrem Unternehmen es besonders attraktiv macht, Rechnungen frühzeitig zu bezahlen, können Sie dies Ihren Lieferanten im Gegenzug für einen kleinen, zusätzlichen Rabatt anbieten.

Ein Lieferantenportal bietet Ihnen dafür die notwendige Flexibilität. Sie können die Konditionen bestimmen und entscheiden, welche Lieferanten für welchen Zeitraum oder welche Rechnung für eine früherzeitigere Zahlung angeboten werden soll.

Auf der anderen Seite bringt ein Lieferantenportal die notwendige Standardisierung und Automatisierung mit sich. So lässt sich dieser Ansatz der flexiblen Skontoangebote (auch Dynamic Discouting genannt) realisieren, sodass der zusätzliche Aufwand dafür eben nicht die zusätzlichen Ersparnisse überwiegt – und die wollen Sie ja nicht auf der Straße liegen lassen.

Arbeitsentlastung, Prozessverbesserung und -beschleunigung und die Möglichkeit, zusätzliche Rabatte zu erzielen – das sind die zentralen Punkte, warum unsere Kunden auf ein digitales Lieferantenportal setzen.