Archivierung

Archivierung

Wir bieten Ihnen eine Lösung, die dafür sorgt, dass Sie mehr Effizienz bei der Archivierung erzielen – für SAP und andere ERP-Systeme. Damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist! Ihre Vorteile:

Compliance bei der Rechnungsarchivierung

100% Compliance

xSuite Archive bietet alle Funktionen, die für eine revisionssichere Archivierung von geschäftskritischen Dokumenten erforderlich sind.

Nutzerfreundlichkeit des xSuite Rechnungsarchivs

Schnell, einfach & nutzerfreundlich

Denn bei der Archivierung Ihrer Dokumente geht es nicht nur um die Ablage, sondern auch um das Wiederfinden der Dokumente.

Effizienz des xSuite Rechnungsarchivs

Effizienz steigern & Erkenntnisse gewinnen

Daten sind das neue Gold, aber nur, wenn sie gut organisiert sind. xSuite Archive bietet alle Funktionen, um mehr Effizienz zu erlangen und aussagekräftige Daten zu erhalten.

Funktionen für Ihren Erfolg

Compliance

Von GoBD bis DSGVO – die Compliance-Anforderungen sind vielfältig und nehmen zu. xSuite Archive bietet verschiedene Funktionen, um eine Archivierung revisionssicher umzusetzen und diese auf Ihre internen und externen Compliance-Anforderungen abzustimmen. Dazu gehören ein umfangreiches Rechte- und Regelkonzept, eine detaillierte Protokollfunktion, die Versionierung von Dokumenten, eine Legal-Hold-Funktion für juristische Zwecke und vieles mehr. Eine detailliertere Übersicht finden Sie hier.

Nutzerfreundlichkeit und Geschäftslogik

Bei der Archivierung geht es auch um das Auffinden von Dokumenten. Deshalb bietet unsere Archivierungssoftware verschiedene Funktionen, um die Recherche nach Dokumenten so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Dazu gehören Suchfunktionen wie das von Google bekannte "Meinten Sie…", eine Dokumenten-Preview, Client-unabhängiges Rendering und die farbliche Hervorhebung von gefundenen Werten. Darüber hinaus können Sie eine logische Verbindung zwischen zusammengehörigen Dokumenten herstellen, z.B. über die Referenznummer, die Bestellung, Lieferschein und Rechnung miteinander verbindet.

Skalierbare Architektur

Mit der fortschreitenden Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen ist das Volumen der zu speichernden Dokumente und Daten exponentiell gestiegen und wächst stetig weiter. Daher muss eine Archivierungslösung flexibel und skalierbar sein. Die Verwendung eines „Cloud-Native-Ansatzes", der die neuesten Open-Source- und Cloud-Technologien wie MongoDB, Elasticsearch und ein containerisiertes Setup umfasst, trägt dazu bei, dass das Archiv die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit bietet, die Sie benötigen.

SAP und mehr

xSuite Archive ist die ideale Ergänzung für Ihre SAP-Archivierungsanforderungen. Der Zugriff auf die Software erfolgt nahtlos aus dem SAP GUI bzw. SAP Fiori oder dem xSuite-Web-Client. Der Daten- und Dokumententransfer erfolgt über eine zertifizierte SAP-ArchiveLink-Schnittstelle bzw. für Cloud-Szenarien über CMIS. Darüber hinaus ist die Software für SAP ILM via WebDAV zertifiziert. Alle SAP-Zertifizierungen finden Sie hier: https://www.xsuite.com/software/sap-kompetenz/

Kundenstimmen zu xSuite Archive

Bell Food Group AG

Der Hersteller hat in seiner Präsentation einen sehr guten Eindruck hinterlassen. xSuite bietet ein ganzheitliches Portfolio, das unter S/4HANA lauffähig ist und uns einen internationalen Roll-out ermöglicht. Erfolgsgeschichte lesen

TEAG Thüringer Energie AG

Revisionssicher abgelegt werden die DATEV-Rechnungen in dem neuen Cloud-Archiv von xSuite. Insgesamt über 30 Buchungskreise/Gesellschaften des Energieversorgers arbeiten heute mit der Invoice-Lösung. Erfolgsgeschichte lesen

Ober Scharrer Gruppe

Digitalisierung ist ein Thema, dem sich jedes Unternehmen stellen muss. Erfolgsgeschichte lesen

Wissen & Ressourcen zum Thema Archivierung

Produktinformation xSuite Archive

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Revisionssicher archivieren

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Webinar Invoice-Workflows für S/4HANA

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xSuite Archive kurz erklärt

Häufige Fragen zur Archivierung mit xSuite Archive

Wie lange muss ich eine Rechnung archivieren?

In den meisten Ländern der Welt verlangen die Steuerbehörden, dass Sie Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. In Dänemark sind es z. B. 5 Jahre, in den Niederlanden 7-9 Jahre, in Schweden 6-10 Jahre und in Deutschland sowie in Frankreich beträgt die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Kann ich „Single Sign-On“ bei xSuite Archive nutzen?

Ja, es ist möglich, einen Identity Provider zu verwenden, um sich über „Single Sign-On" bei der Archivlösung von xSuite anzumelden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Sperren eines Dokuments im Archiv und dem Löschen des Dokuments?

xSuite Archive bietet verschiedene Möglichkeiten, den Zugriff auf Dokumente zu beschränken. Dafür gibt es ein differenziertes Regel- und Berechtigungskonzept. Zum einen bietet die Software die Funktion „Legal Hold". Diese sperrt Dokumente, sodass sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können, der Zugriff aber weiterhin möglich ist. Die Option „Löschen" hingegen entfernt das Dokument dauerhaft aus dem Archiv. Aus diesem Grund sollte die Berechtigung zum Löschen nur sehr selektiv erteilt werden.

Welche Deployment-Modelle bieten Sie für das Archiv an?

Unsere Archivierungssoftware ist in verschiedenen Service- und Bereitstellungsformen erhältlich. Dazu gehören Public Cloud, Private Cloud und On-Premises. Die Public-Cloud-Option ist ein typisches SaaS-Angebot, die Private-Cloud- und On-Premises-Optionen können durch Managed Services ergänzt werden.

Unterstützt die Software die DSGVO-konforme SAP-Archivierung nach SAP ILM?

Ja, die Software unterstützt die Archivierung mit SAP ILM und ist für SAP ILM via WebDAV zertifiziert. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Blogartikel: https://www.xsuite.com/blog/kurz-zusammengefasst-archivierung-mit-sap-ilm/

Kann man ausschließlich Rechnungen mit der xSuite Lösung archivieren?

Nein, grundsätzlich kann man alle Arten von Dokumenten und Dateien archivieren.
Zusätzlich zur Rechnungsarchivierung nutzen viele Kunden xSuite Archive auch für zugehörige Verträge, Bestelldokumente oder Lieferscheine. 

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