Was bringt die Zukunft für SAP-Kunden, die auf die Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung setzen?

01.07.2022

Themen: S/4HANA | SAP | Rechnungsverarbeitung | SAP BTP

Aktualisiert am 12.04.2023

Im Januar 2021 kündigte die SAP an, dass sie mit ihrem neuen Programm „RISE with SAP" die digitale Transformation ihrer Kunden beschleunigen will. Das Programm zielte darauf ab, die Migration lokal installierter Systeme in die Cloud zu erleichtern. Seitdem fragen sich viele Unternehmen, die ihr SAP-System um ein Add-on für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung ergänzt haben: Wie sieht denn nun zukünftig meine Lösung aus? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Wenn es um die Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung geht, ist eine tiefe Integration der Software in das bestehende SAP-System unumgänglich. Denn erst sie ermöglicht es Unternehmen, die Compliance zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen.

Die Vorteile einer SAP-integrierten Lösung sind vielfältig:

• Hohe Akzeptanz: Beschäftigte nutzen nachweislich lieber ein System, mit dem sie vertraut sind und mit dem sie sich auskennen. Mit einer in das bestehende SAP-System integrierten Lösung, müssen sie sich nicht umstellen, denn sie arbeiten weiter mit der ihnen vertrauten Systemoberfläche. Es ist kein Unterschied zu merken.
• Optimierte Datenqualität: Die direkte Integration in die ERP-Umgebung bedeutet, dass ein Datentransfer zwischen zwei unterschiedlichen Systemen entfällt. Das erhöht sowohl die Datenqualität als auch den Zugriff darauf.
• Hohe Transparenz: Die Möglichkeit, Rechnungsdaten direkt aus SAP abzurufen, erhöht die Transparenz und ermöglicht es den Beschäftigten verschiedener Abteilungen, immer auf einem aktuellen Stand zu sein.
• Erhöhte Sicherheit: Beim 3-Way-Match-Verfahren prüft die integrierte Softwarelösung automatisch die Übereinstimmung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Dies ist u.a. der effektivste Weg, um z.B. einen versuchten Rechnungsbetrug frühzeitig zu erkennen.
• Verbesserte Compliance: Eine integrierte Lösung bildet den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess ab: vom Rechnungseingang, über Datenerfassung, Genehmigung und Freigabe bis zur Archivierung. Die Aufzeichnung aller Schritte in einem System führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und damit zu einer besseren Compliance.

Bei der Entscheidung für eine (integrierte) Automatisierungslösung sollte besonderes Augenmerk darauf liegen, dass die Software durchgängig zum Release Ihres ERP-Systems passt – also zu den aktuellen, aber auch zu den zukünftigen Versionen von SAP. Warum ist das ein so wichtiges Thema?

SAP damals und heute

In der Vergangenheit stand das Kürzel „SAP" im Wesentlichen für das am meisten verbreitete Warenwirtschaftssystem der SAP. Das Produkt „SAP ERP“ gibt es seit 1993 und ist im Kern über viele Jahre unverändert geblieben. Natürlich wurden regelmäßig neue Versionen und Updates von SAP ERP veröffentlicht, die zwar Fortschritte in der Benutzerfreundlichkeit, ansonsten aber wenig Neues mit sich brachten. Infolgedessen war es für die Nutzenden einfach, von einer Version zur nächsten zu wechseln, da sie darauf vertrauen konnten, dass die grundlegenden Funktionen stabil blieben. Dies bedeutete ebenfalls, dass sich auch die Anforderungen an eine SAP-integrierte Softwarelösung kaum änderten.

In den letzten Jahren hat sich jedoch ein wesentlicher Wandel vollzogen. SAP steht nicht mehr nur für ein bestimmtes System oder Produkt. Stattdessen hat das Unternehmen sein Angebot erweitert und bietet seinen Nutzenden nun verschiedene Systeme und Szenarien an. Wenn wir unseren xSuite-Kundenstamm mit über 1.200 Unternehmen weltweit betrachten, sehen wir eine Vielfalt unterschiedlicher Konfigurationen:

• Einige Unternehmen nutzen noch das klassische, lokal installierte SAP-ERP-System.
• Andere haben ihr lokales SAP-ERP-System um eine neue HANA-Datenbank erweitert.
• Wieder andere Unternehmen sind einen Schritt weiter und haben den Übergang zu S/4HANA vollzogen. Ihr System ist ebenfalls on-premises installiert.
• Und dann gibt es Unternehmen, die bereits die S/4HANA Cloud (Private Edition oder Public Edition) einsetzen. In diesem Szenario wird das System direkt von SAP gehostet und dem Nutzer über das Internet zur Verfügung gestellt.

Kürzere Innovationszyklen und stärkere Standardisierung

Im Gegensatz zum klassischen SAP-ERP-System, dessen neue Versionen kaum variierten, wartet S/4HANA mit deutlich kürzeren Innovationszyklen auf. Jedes Jahr wird eine neue Version herausgegeben, die wichtige Änderungen und Software-Updates liefert.

Die Geschwindigkeit, mit der neue Versionen veröffentlicht werden, erhöht sich zusätzlich durch die Ablöse lokal installierter Systeme mit Cloudlösungen. Wenn sich ein Unternehmen also für S/4HANA Cloud entscheidet, ist mehrmals pro Jahr mit neuen Versionen zu rechnen.

Kürzere Innovations- und Release-Zyklen im SAP-Umfeld erfordern, dass z.B. die Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im selben Rhythmus angepasst werden, um volle Kompatibilität und Flexibilität zu gewährleisten.

Generell beobachten wir, dass sich immer mehr Unternehmen flexibler aufstellen wollen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Abkehr von komplexen Systemen hin zur Vereinfachung der Prozesse und damit zu standardisierten Softwarelösungen – was im Falle von SAP bedeutet, dass Prozesse in die Cloud verlagert werden, anstatt mit lokal installierten Systemen zu arbeiten.

Tipps zur Sicherstellung einer langfristigen Kompatibilität

Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung zukunftssicher gestalten wollen, entscheiden Sie sich am besten für eine SAP-integrierte Softwarelösung für die Rechnungsverarbeitung, die sich in ihrem Entwicklungszyklus parallel zu den SAP-Zyklen bewegt. D.h. sie sollte dem Ansatz kürzerer Release-Zyklen und stark standardisierter Prozesse aus der Cloud folgen.

Bei der Suche nach einer Software sollten Sie zudem einen Blick auf die strategische Roadmap des Herstellers werfen, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen nicht nur heute, sondern auch langfristig unterstützt werden kann.

Wenn Sie bereits eine Lösung zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung einsetzen und noch nicht auf S/4HANA migriert sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre aktuelle Software diesen nächsten Schritt mitgehen kann. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Prozesse in die Cloud verlagern können, um die langfristige Kompatibilität zwischen Ihrer SAP-Umgebung und Ihrer Rechnungsverarbeitungslösung sicherzustellen.

SAP-Kunden können darauf vertrauen, dass ihre Prozesse gestrafft und zukunftssicher – d. h. standardisiert – werden, wenn sie das Programm „RISE with SAP" befolgen, denn dafür wurde es entwickelt. Bei der Automatisierung Ihrer Rechnungsbearbeitung werden Sie ähnliche Entwicklungen in Richtung Standardisierung feststellen, denn viele Softwareanbieter von SAP-Add-ons richten ihre Strategie an der von SAP aus. Ihre Entscheidung für eine SAP-integrierte Lösung ist auch Ihre beste Chance, immer einen Schritt voraus zu sein, um Ihre Prozesse an die aktuellen und zukünftigen Entwicklungen der SAP anpassen zu können.