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xSuite Blog

Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

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Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wie sinnvoll ist Standardisierung für die automatisierte Eingangsrechnungs­bearbeitung?

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung

 

Der Schlüssel zu einem effizient durchgeführten Geschäftsprozess ist ein einheitliches Vorgehen. Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe im Bereich der Rechnungsverarbeitung verschlanken und optimieren wollen, suchen daher auch meist bereits nach standardisierten Lösungen. Da Unternehmen allerdings oftmals sehr individuelle Anforderungen an eine Softwarelösung stellen, betrachten sie ihren spezifischen Arbeitsprozess schnell als einen Sonderfall, der mit einer standardisierten Anwendung eher nicht zu lösen ist.

In diesem Artikel untersuchen wir, ob die Automatisierung der kreditorischen Rechnungsbearbeitung standardisiert werden kann und sollte.

Wie genau sieht der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung aus?

Die Kreditorenbuchhaltung ist in einem Unternehmen für die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen ihrer Lieferanten verantwortlich sowie für die Bezahlung der bestellten Waren und Dienstleistungen.

Der kreditorische Buchhaltungsprozess umfasst in der Regel folgende Schritte: die Erfassung der Rechnungsdaten, eine Validierung der Daten, den Abgleich der Rechnungsdokumente mit den entsprechenden Bestellungen und schließlich – nach Genehmigung und Freigabe der Rechnungen – die Zahlung. Auf diese Weise ist die Kreditorenbuchhaltung für die Sicherstellung von Qualität und Compliance innerhalb des Rechnungsmanagementprozesses verantwortlich.

In der Vergangenheit war im Rechnungseingangsprozess viel manuelle Arbeit erforderlich, z.B. für die Übertragung der Rechnungsdaten von einem Papierdokument in ein ERP-System oder für den Abgleich der Daten mit denen der Bestellung. Heutzutage können solche langwierigen und fehleranfälligen Aufgaben jedoch problemlos durch eine digitale Workflow-Lösung erledigt werden. Die Umwandlung von manuellen Kreditorenprozessen in digitale Abläufe wird als Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bezeichnet.

Warum sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren?

Jüngste Studien haben ergeben, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in den letzten Jahren auf der Prioritätenliste vieler Unternehmen immer weiter nach oben geklettert ist. Auch wenn jedes Unternehmen seine eigenen Beweggründe für die Optimierung seiner Kreditorenbuchhaltungsprozesse hat, gibt es im Allgemeinen vier Gründe:

    1. Reduzierung manueller Arbeit
      Unternehmen wollen den manuellen Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen minimieren. Viele Unternehmen setzen auf Automatisierung, um ihre Prozesse zu beschleunigen und die Effizienz und Transparenz innerhalb ihrer Organisation zu erhöhen.

    2. Prozesssicherheit
      Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren wollen, ist es entscheidend, wirklich zuverlässige Prozesse zu etablieren. Durch die Implementierung einer digitalen, vollautomatisierten Workflow-Lösung kann ein Unternehmen sicher sein, dass bestimmte Prozesse immer nach demselben Muster ablaufen, wodurch das Risiko von Ausnahmen und Unregelmäßigkeiten ausgeschlossen wird.

    3. Externe Compliance
      Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung gewährleistet die Einhaltung und Dokumentation revisionssicherer Prozesse sowie gesetzlicher Vorgaben. Die Anwendung einer digitalen Automatisierungslösung bietet somit zusätzliche Sicherheit im Falle einer externen Prüfung oder bei Betrugsversuchen.

    4. Globale Herausforderungen des E-Invoicing
      Nahezu alle Länder dieser Welt führen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung ein, um besser gegen Steuerbetrug vorgehen zu können. Dies führt zu einer erhöhten Komplexität für international tätige Unternehmen, da sie technologisch immer auf dem Laufenden bleiben müssen. Zum Beispiel wie sie auf Grundlage lokaler Gesetze und Vorschriften eine Rechnung korrekt empfangen, annehmen und weiterverarbeiten können. Ein dafür entwickelter, automatisierter Workflow lässt sich einfach an die jeweiligen Unternehmensanforderungen anpassen und gewährt damit eine sorgfältige, einwandfreie und vorschriftsmäßige Bearbeitung der Eingangsrechnungen.

Bevor Sie Ihr Projekt „automatisierte Rechnungsverarbeitung“ in die Tat umsetzen, sollten Sie zunächst feststellen, wo Ihre derzeitigen Standardprozesse stattfinden – idealerweise in Ihrem ERP-System. Dort sind all Ihre Daten gespeichert und Ihre Prozesse abgebildet. Wenn Sie also Ihre Prozesse optimieren und automatisieren wollen, ist es selbstverständlich, dass der Workflow genau dort ansetzt. Im Idealfall wird Ihre neue Automatisierungslösung direkt in Ihr ERP-System integriert.

Standardisierung trotz individueller Anpassung

Der Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen folgt in allen Unternehmen und Branchen einem einheitlichen Muster. Der erste Schritt ist der Rechnungseingang. Anschließend werden die Daten erfasst und in ein ERP-System übertragen. Bei Rechnungen mit Bestellbezug erfolgt ein Abgleich zwischen der Rechnung, der Bestellung und dem Wareneingang (3-Wege-Abgleich). Bei Rechnungen ohne Bestellbezug wird eine manuelle Prüfung durchgeführt. Nach Freigabe der Rechnung kann die Zahlung erfolgen.

Während im Grundsatz die Rechnungseingangsbearbeitung branchenübergreifend gleich sein mag, können die tatsächlich erforderlichen Arbeitsschritte von Unternehmen zu Unternehmen sehr variieren. Daher sollte der Workflow an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden anpassbar sein. Um die Notwendigkeit von Individualisierungen zu verdeutlichen, wollen wir uns drei konkrete Beispiele ansehen:

    1. Der internationale Automobilhersteller:
      Verbesserte Geschäftsbeziehungen durch schnellere Prozesse
      Wenn ein Automobilhersteller neues Büromaterial oder IT-Ausstattung einkauft, ist der Prozess wahrscheinlich sehr ähnlich wie bei einem Einzelhandels- oder Pharmaunternehmen, das solche Produkte erwerben möchte. Daher dürften die Prozesse nicht wesentlich voneinander abweichen. Wenn das Unternehmen jedoch Kfz-Zubehörteile einkauft, die für die Produktion benötigt werden, folgt der Prozess einem anderen Verfahren. In diesem Fall hängt der Einkauf von laufenden Verträgen, Preisvereinbarungen, Kontingentmengen und weiteren Bedingungen wie vereinbarten Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen ab. Diese Faktoren müssen nicht nur zum Zeitpunkt des Einkaufs, sondern während des gesamten Kreditorenprozesses berücksichtigt werden.

    2. Das globale Logistikunternehmen:
      Erfolgreicher 3-Wege-Abgleich zusammengehöriger Versanddokumente
      In der Transport- und Logistikbranche weicht der Prozess gleich mehrfach vom Standard ab. Da es keine Möglichkeit gibt, eine definierte Menge bei einer Transportdienstleistung zu bestellen, kann sich jeder einzelne Auftrag vom vorherigen unterscheiden, denn er hängt von den Transportmitteln, den gewünschten Lieferzeiten und der zurückzulegenden Entfernung ab. Außerdem kann ein Auftrag mehrere unterschiedliche Rechnungen hervorrufen. Betrachtet man den Weg eines Containers von seinem Ursprungs- bis zu seinem Bestimmungsort, so lassen sich verschiedene Dienstleister ermitteln, die an diesem Transportweg beteiligt waren:

      • Das Unternehmen, das den Container bei Ihnen abholt und zum nächstgelegenen Bahnhof oder Hafen transportiert

      • Das Unternehmen, das den Container quer durch das Land oder sogar nach Übersee transportiert

      • Das Unternehmen, das für den letzten Teil der Strecke verantwortlich ist, d.h. für die Abholung des Containers und seine Auslieferung an den Bestimmungsort

      Nach Erbringung dieser Dienstleistungen schickt jeder Transportdienstleister eine Rechnung an den Auftraggeber. So passiert es, dass ein Unternehmen drei verschiedene Rechnungen erhält, die alle auf eine einzige Bestellung zurückgehen. Die einzige übereinstimmende Referenz ist die Versandnummer.

    3. Ein in Hollywood ansässiges Unternehmen der Unterhaltungsbranche:
      Vielzahl an Buchungskreisen und jeder Schauspielende ist ein Lieferant
      Stellen Sie sich ein Unternehmen mit Hunderten von Buchungskreisen und Tausenden von „Verkäufern“ vor. Für dieses Unternehmen besteht die größte Herausforderung darin, die unzähligen Rechnungen der Darstellenden zu bearbeiten, die in ihren zahlreichen Filmen und Shows mitwirken. Da die meisten Schauspielenden von einer Agentur vertreten werden, sind nicht sie diejenigen, die ihre Rechnungen schicken, sondern ihre Agenturen. Diese bündeln ihre Ansprüche und schicken eine Sammelrechnung für die verschiedenen Schauspielenden und Produktionen. Jede Rechnung, die der Auftraggeber erhält, muss den Standardprozess einer Rechnungsprüfung und -freigabe durchlaufen. Dies führt zu einer hohen Komplexität und einer Fülle von Rechnungen im ERP-System (z.B. SAP), für die es fast keine zugehörigen Bestellungen gibt.

Man sieht, scheinbar einfache Rechnungsprozesse können sehr komplex werden – je nachdem, welche unternehmensspezifischen Anforderungen zugrunde liegen.

Die Lösung heißt: Standardisierung in der Automatisierung

Überraschenderweise lautet die Antwort auf unsere anfängliche Frage, ob die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung standardisiert werden sollte, schlicht JA – trotz der aufgezeigten Komplexität, die ein Kreditorenbuchhaltungsprozess darstellen kann.

Der Prozess selbst sollte auf einem Best-Practice-Ansatz beruhen. Die individuellen Anforderungen der Unternehmen bewegen sich in der Regel auf der buchhalterischen oder technischen Ebene. Diese Anpassungen sind wichtig, um die richtigen Workflow-Schritte auszulösen, aber dennoch muss die standardmäßige Rechnungsbearbeitung gewährleistet sein.

xSuite bietet Ihnen diese Best-Practice-Lösungen, die sich flexibel an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen lassen. Das verschafft Ihnen Freiräume für Ihre Kernkompetenzen und gewährleistet einen technologisch fundierten Ablauf Ihrer kreditorischen Arbeitsprozesse.

Autor

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Danny Schaarmann und Katharina Sartiano

In seiner Position als CEO und Präsident von xSuite North America ist Danny Schaarmann bestrebt, SAP-Kunden bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Als Branchenexperte und Vordenker auf dem Gebiet der Finanzautomatisierung bietet Danny Schaarmann Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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Katharina Sartiano ist International Marketing Manager bei der xSuite Group. Ihre starke Affinität zu fremden Sprachen und Kulturen hat sie motiviert, mehrere Jahre im Ausland zu leben. Durch frühere Positionen hat Katharina Expertenwissen im Bereich des digitalen Marketings erworben.

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