Rechnungsbearbeitung – 4 Dimensionen für einen ganzheitlichen Ansatz

06.02.2024

Themen: Rechnungsverarbeitung | SAP | Digitalisierung

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist ein zentraler Prozess, an dessen Ende die Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen steht. Mit Rechnungen beschäftigt sich daher jedes Unternehmen, jeder öffentliche Auftraggeber, jede Organisation. Es macht also Sinn, diesen operativen Prozess genauer ins Auge zu fassen und mit Liebe zum Detail zu betrachten. Was ist denn ein ganzheitlicher Ansatz in der Rechnungsbearbeitung? Welche Aspekte spielen dabei eine Rolle? Welche Vorteile ergeben sich daraus? In diesem Blogartikel betrachten wir 4 Dimensionen für eine ganzheitliche Rechnungsbearbeitung.

Dimension 1: Prozess und Technik – Der Mix macht den Projekterfolg aus!

Die Rechnungsbearbeitung ist einer von vielen operativen Dokumentprozessen im Geschäftsalltag. Dementsprechend gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die das Themengebiet mit bedienen: DMS-, ECM- und Archiv-Systeme, Workflow- und Digital-Office-Lösungen, Collaboration-Tools, etc. Solche generischen Lösungen decken in der Regel eine große Breite an Anwendungsfällen ab, haben häufig aber nicht die Funktionstiefe, um einen speziellen Prozess optimal abzubilden. Da die Rechnungsverarbeitung ein sehr häufig wiederkehrender Vorgang ist, macht es Sinn, hier eine Speziallösung zu nutzen, die auf die Anforderungen genau dieses Prozesses abgestimmt ist.

Die eingesetzte Software ist aber immer nur ein Baustein zum Projekterfolg. Ein weiterer, wichtiger Baustein – wenn nicht sogar der wichtigere – ist das Prozessverständnis. Wenn Sie einen suboptimalen (im Sinne von: ineffizient, kompliziert, intransparent, unnötig lang) Prozess einfach nur 1:1 digital nachbauen, haben Sie dadurch keine besseren Abläufe. Auch digitale Prozesse können nämlich immer noch ineffizient, kompliziert, intransparent und unnötig lang sein. Um die Rechnungsverarbeitung ganzheitlich zu verbessern, empfiehlt es sich also, nicht nur auf eine Softwarelösung zu setzen, die für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen konzipiert ist. Sie sollten auch einen Partner wählen, der sich auf die Prozesse in der Rechnungsbearbeitung spezialisiert hat und Sie daher bei der Verbesserung Ihrer Prozesse unterstützen kann. Der Mix aus Prozess-Know-how und passgenauer Technik macht letztendlich den Projekterfolg aus.

Dimension 2: Eingangskanäle und Rechnungsformate – Die Welt ist bunt

Die Zeiten, in denen Rechnungen ausschließlich als Papierdokumente eingingen, sind längst vorbei. Bei vielen Unternehmen ist heute das per E-Mail eingehende PDF der Platzhirsch. In bestimmten Branchen gibt es schon lange den Trend zu Standardisierung und Digitalisierung, sodass dort EDI zum Rechnungsaustausch weit verbreitet ist. Parallel dazu sind maschinenlesbare XML-Formate im Kommen, einige Länder haben diese Art von E-Rechnungen bereits zur Pflicht gemacht, teils nur im B2G, teils auch im B2B. Dort kommen häufig Portale und Netzwerke wie z.B. Peppol zum Einsatz.

Es zeigt sich: Sowohl die Formate als auch die Übertragungswege von Rechnungen sind vielfältiger geworden. Um den Prozess der Rechnungsbearbeitung effizient aufzusetzen, empfiehlt sich eine Lösung, die allen relevanten Szenarien, Kanälen und Formaten gerecht wird und diese unterstützt – und nicht nur einzelne. Ein Ansatz, der nur EDI oder nur E-Rechnungen oder nur Papierdokumente bedient, bringt den Nachteil mit sich, dass dieser nicht den kompletten Rechnungseingang abdeckt. Für andere Bereiche sind dann andere Lösungen erforderlich und statt eines ganzheitlichen Prozesses, existieren dann verschiedene Parallellösungen.

Dimension 3: Nächste Station – Cloud

Insbesondere für SAP-Anwenderunternehmen ist in der nächsten Zeit der (teilweise) Schritt in die Cloud naheliegend. Hintergrund dafür ist zum einen das Wartungsende von SAP ECC im Jahr 2027. Den Wechsel auf die neue Produktgeneration SAP S/4HANA verbinden viele SAP-Kunden mit einer Migration in die Cloud, sei es die Private Cloud oder auch die Public Cloud in Kombination mit der SAP Business Technology Platform (BTP).

Unabhängig vom Wechsel auf SAP S/4HANA bietet die Cloud weitere Vorteile, von Performance über Skalierung und Flexibilität (auch bei den Bezahlmodellen, Stichwort „Subscription statt Vorabinvestitionen“) bis hin zu Innovationsgeschwindigkeit und Auslagerung von administrativem Aufwand durch die Nutzung von SaaS-Angeboten.

In welchem Tempo und auf welchem Weg ein Unternehmen in die Cloud wechselt, welche Deployment-Modelle zum Einsatz kommen (public, private, hybrid) und für welche Bereiche genau – diese Fragen muss jedes Unternehmen jedoch für sich selbst beantworten, es gibt keine pauschale Antwort.

Ein ganzheitlicher Ansatz bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die eingesetzte Lösung zur Rechnungsbearbeitung auch all diese Szenarien unterstützt. So kann ein Unternehmen in seinem eigenen Tempo und auf die gewünschte Weise in die Cloud wechseln und erhält gleichzeitig die Sicherheit, zukünftig nicht in eine technologische Sackgasse zu laufen. Der Fortschritt in die Cloud bleibt damit auch ein Fortschritt für die Eingangsrechnungsverarbeitung in Sachen Prozessautomatisierung und Anwenderfreundlichkeit.

Dimension 4:

Vom Projekt zur Nutzung und weiter zur Optimierung

Ganzheitlich zu denken, heißt, nicht nur Prozess und Technik gemeinsam zu betrachten. Genauso wichtig ist die kontinuierliche Perspektive: vom Projekt, zur Nutzung, zur Optimierung. Was das im Kontext der Rechnungsbearbeitung bedeutet, wird am besten anhand von konkreten Beispielen deutlich. Bei xSuite bieten wir alles zentral aus einer Hand, um unsere Kunden dauerhaft optimal zu begleiten:

• xSuite ACADEMY
  Unsere Trainingsabteilung, die xSuite ACADEMY, macht User und Administrierende fit im Umgang mit den xSuite-Lösungen. Schulungen sind als Vorbereitung im Projekt sinnvoll, als Auffrischung im laufenden Betrieb oder auch zum Onboarding neuer Beschäftigter.
• xSuite Support
  Unser Support-Team steht xSuite-Kunden bei technischen Fragestellungen zu unserer Software mit Rat und Tat zur Seite. Der Austausch erfolgt einfach und flexibel per Telefon, E-Mail oder über unser Support-Portal. Die Support-Teams sind ansässig in DACH, Benelux, Skandinavien, Asien und den USA.
• xSuite Managed Services
  Sie möchten Ihre interne Admin-Abteilung entlasten? Dann steht Ihnen unser Managed-Services-Team zur Seite und übernimmt die Administration Ihrer SAP-basierten xSuite-Lösungen. Verschiedene Service-Level sind dabei möglich.
• xSuite Health-Check
  Unser Customer-Success-Team bietet für Kunden regelmäßige, kostenfreie Health-Checks an. In diesen wird der Einsatz der Software gemeinsam geprüft und die Unternehmen erhalten einen Report mit Tipps zur Verbesserung der Systemeinstellungen, um die Rechnungsverarbeitung noch weiter zu optimieren.
• Nutzen einer ganzheitlichen Betrachtung der Rechnungsverarbeitung
  Die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ist ein zentraler, häufig wiederkehrender, operativer Prozess in allen Unternehmen und Organisationen. Wenn dieser gut durchdacht und effizient aufgesetzt ist, entlastet dies sowohl Einkauf und Buchhaltung als auch involvierte Fachabteilungen. Da die Rechnungsverarbeitung ein häufig wiederkehrender Prozess mit einem hohen Dokumentenvolumen ist, lohnt es sich, ein besonderes Augenmerk auf das Thema zu legen und es ganzheitlich zu betrachten. Kleine Verbesserungen an unterschiedlichen Stellen haben in Summe eine große Wirkung.

Ganzheitlich zu denken, das heißt bei der Rechnungsbearbeitung, Prozesse und Technik zu kombinieren, eine einheitliche Lösung für verschiedene Rechnungskanäle und -formate vorzuhalten und sich damit alle Optionen für den Schritt in die Cloud zu sichern – und ganz nebenbei auch den dauerhaften Betrieb der Lösung zu gewährleisten!