Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen
Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen
Themen: Rechnungsverarbeitung | SAP | Digitalisierung
Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist ein zentraler Prozess, an dessen Ende die Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen steht. Mit Rechnungen beschäftigt sich daher jedes Unternehmen, jeder öffentliche Auftraggeber, jede Organisation. Es macht also Sinn, diesen operativen Prozess genauer ins Auge zu fassen und mit Liebe zum Detail zu betrachten. Was ist denn ein ganzheitlicher Ansatz in der Rechnungsbearbeitung? Welche Aspekte spielen dabei eine Rolle? Welche Vorteile ergeben sich daraus? In diesem Blogartikel betrachten wir 4 Dimensionen für eine ganzheitliche Rechnungsbearbeitung.
Die Rechnungsbearbeitung ist einer von vielen operativen Dokumentprozessen im Geschäftsalltag. Dementsprechend gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die das Themengebiet mit bedienen: DMS-, ECM- und Archiv-Systeme, Workflow- und Digital-Office-Lösungen, Collaboration-Tools, etc. Solche generischen Lösungen decken in der Regel eine große Breite an Anwendungsfällen ab, haben häufig aber nicht die Funktionstiefe, um einen speziellen Prozess optimal abzubilden. Da die Rechnungsverarbeitung ein sehr häufig wiederkehrender Vorgang ist, macht es Sinn, hier eine Speziallösung zu nutzen, die auf die Anforderungen genau dieses Prozesses abgestimmt ist.
Die eingesetzte Software ist aber immer nur ein Baustein zum Projekterfolg. Ein weiterer, wichtiger Baustein – wenn nicht sogar der wichtigere – ist das Prozessverständnis. Wenn Sie einen suboptimalen (im Sinne von: ineffizient, kompliziert, intransparent, unnötig lang) Prozess einfach nur 1:1 digital nachbauen, haben Sie dadurch keine besseren Abläufe. Auch digitale Prozesse können nämlich immer noch ineffizient, kompliziert, intransparent und unnötig lang sein. Um die Rechnungsverarbeitung ganzheitlich zu verbessern, empfiehlt es sich also, nicht nur auf eine Softwarelösung zu setzen, die für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen konzipiert ist. Sie sollten auch einen Partner wählen, der sich auf die Prozesse in der Rechnungsbearbeitung spezialisiert hat und Sie daher bei der Verbesserung Ihrer Prozesse unterstützen kann. Der Mix aus Prozess-Know-how und passgenauer Technik macht letztendlich den Projekterfolg aus.
Die Zeiten, in denen Rechnungen ausschließlich als Papierdokumente eingingen, sind längst vorbei. Bei vielen Unternehmen ist heute das per E-Mail eingehende PDF der Platzhirsch. In bestimmten Branchen gibt es schon lange den Trend zu Standardisierung und Digitalisierung, sodass dort EDI zum Rechnungsaustausch weit verbreitet ist. Parallel dazu sind maschinenlesbare XML-Formate im Kommen, einige Länder haben diese Art von E-Rechnungen bereits zur Pflicht gemacht, teils nur im B2G, teils auch im B2B. Dort kommen häufig Portale und Netzwerke wie z.B. Peppol zum Einsatz.
Es zeigt sich: Sowohl die Formate als auch die Übertragungswege von Rechnungen sind vielfältiger geworden. Um den Prozess der Rechnungsbearbeitung effizient aufzusetzen, empfiehlt sich eine Lösung, die allen relevanten Szenarien, Kanälen und Formaten gerecht wird und diese unterstützt – und nicht nur einzelne. Ein Ansatz, der nur EDI oder nur E-Rechnungen oder nur Papierdokumente bedient, bringt den Nachteil mit sich, dass dieser nicht den kompletten Rechnungseingang abdeckt. Für andere Bereiche sind dann andere Lösungen erforderlich und statt eines ganzheitlichen Prozesses, existieren dann verschiedene Parallellösungen.
Insbesondere für SAP-Anwenderunternehmen ist in der nächsten Zeit der (teilweise) Schritt in die Cloud naheliegend. Hintergrund dafür ist zum einen das Wartungsende von SAP ECC im Jahr 2027. Den Wechsel auf die neue Produktgeneration SAP S/4HANA verbinden viele SAP-Kunden mit einer Migration in die Cloud, sei es die Private Cloud oder auch die Public Cloud in Kombination mit der SAP Business Technology Platform (BTP).
Unabhängig vom Wechsel auf SAP S/4HANA bietet die Cloud weitere Vorteile, von Performance über Skalierung und Flexibilität (auch bei den Bezahlmodellen, Stichwort „Subscription statt Vorabinvestitionen“) bis hin zu Innovationsgeschwindigkeit und Auslagerung von administrativem Aufwand durch die Nutzung von SaaS-Angeboten.
In welchem Tempo und auf welchem Weg ein Unternehmen in die Cloud wechselt, welche Deployment-Modelle zum Einsatz kommen (public, private, hybrid) und für welche Bereiche genau – diese Fragen muss jedes Unternehmen jedoch für sich selbst beantworten, es gibt keine pauschale Antwort.
Ein ganzheitlicher Ansatz bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die eingesetzte Lösung zur Rechnungsbearbeitung auch all diese Szenarien unterstützt. So kann ein Unternehmen in seinem eigenen Tempo und auf die gewünschte Weise in die Cloud wechseln und erhält gleichzeitig die Sicherheit, zukünftig nicht in eine technologische Sackgasse zu laufen. Der Fortschritt in die Cloud bleibt damit auch ein Fortschritt für die Eingangsrechnungsverarbeitung in Sachen Prozessautomatisierung und Anwenderfreundlichkeit.
Vom Projekt zur Nutzung und weiter zur Optimierung
Ganzheitlich zu denken, heißt, nicht nur Prozess und Technik gemeinsam zu betrachten. Genauso wichtig ist die kontinuierliche Perspektive: vom Projekt, zur Nutzung, zur Optimierung. Was das im Kontext der Rechnungsbearbeitung bedeutet, wird am besten anhand von konkreten Beispielen deutlich. Bei xSuite bieten wir alles zentral aus einer Hand, um unsere Kunden dauerhaft optimal zu begleiten:
Ganzheitlich zu denken, das heißt bei der Rechnungsbearbeitung, Prozesse und Technik zu kombinieren, eine einheitliche Lösung für verschiedene Rechnungskanäle und -formate vorzuhalten und sich damit alle Optionen für den Schritt in die Cloud zu sichern – und ganz nebenbei auch den dauerhaften Betrieb der Lösung zu gewährleisten!