Die Top-3-Gründe: Was spricht für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

19.02.2024

Themen: Rechnungsverarbeitung

Bei jedem Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekt stellt sich die Frage nach dem Nutzen. Welche greifbaren Vorteile bringen automatisierte Abläufe wirklich? Wie sich dies bei der Eingangsrechnungsverarbeitung verhält und welche Gründe für Automatisierung in der kreditorischen Buchhaltung sprechen, diskutieren wir in diesem Blogartikel.

1. Automatisierung spart manuellen Aufwand

Bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen ist insbesondere die manuelle Datenerfassung aufwändig. Die Daten händisch ins ERP-System abzutippen, dauert für jeden Beleg eine gewisse Zeit. Auch wenn es nur wenige Minuten pro Rechnung sind, summiert sich der Aufwand. Selbst wenn Sie nur 50 oder 100 Rechnungen am Tag erhalten, liegt der Aufwand schnell bei mehreren Stunden pro Tag. Wenn Ihr Volumen an eingehenden Rechnungen höher liegt, steigt der Aufwand entsprechend. So kann es bei einer großen Zahl an Eingangsrechnungen durchaus der Fall sein, dass mehrere Beschäftigte den ganzen Tag nichts anderes tun, als Rechnungen abzutippen – und das jeden Tag.

An dieser Stelle lässt sich durch Automatisierung deutlich Aufwand einsparen. Digitale Erfassungslösungen nutzen OCR- und Beleglesungstechnologie und ersetzen damit das manuelle Abtippen von Rechnungsinhalten. Diese Aufgabe übernimmt fortan die Software für die Beschäftigten. Sie liest Inhalte aus eingehenden Rechnungen aus, interpretiert und formatiert sie und trägt sie dann automatisch in das dafür vorgesehene Feld in Ihrem ERP-System ein. Statt die Inhalte abzutippen, prüfen die Beschäftigten lediglich noch, dass alles korrekt ausgelesen und übertragen wurde. Damit geht der Aufwand, der mit der Erfassung von Rechnungsdaten verbunden ist, deutlich zurück.

2. Digitale Workflows sparen Zeit

Automatisierung ist untrennbar mit Digitalisierung verbunden. Digitale Prozesse sind effizienter und deutlich schneller. Die Zeitersparnis ist damit der zweite wichtige Grund, der für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung spricht. Aber was heißt das genau und wodurch ergeben sich die Zeitersparnisse?

Die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ist in Unternehmen in der Regel ein mehrstufiger Prozess. Die oben dargestellte Datenerfassung ist nur einer der notwendigen Schritte. Hinzu kommen noch Prüf-, Freigabe- und ggf. Vervollständigungsaufgaben. Diese verschiedenen Prozessschritte werden von unterschiedlichen Personen ausgeführt.

Es muss eine sachliche Prüfung der Rechnung erfolgen. Ist die Ware eingegangen bzw. wurde die Leistung erbracht? Es müssen Informationen zur Kontierung angegeben werden. Auf welches Sachkonto soll gebucht werden, auf welche Kostenstelle, auf welchen Innenauftrag, auf welches PSP-Element? Und natürlich muss auch noch die eigentliche Freigabe der Rechnung erfolgen. Diese kann auch mehrstufig sein, z.B. in Schritt Eins durch einen Kostenstellenverantwortlichen und in Schritt Zwei durch die Geschäftsführung.

Wenn die Rechnungsverarbeitung nicht automatisiert ist – und ggf. sogar noch in Papierform erfolgt – kommt es zwischen jedem dieser Arbeitsschritte zu Wartezeiten bzw. Liegezeiten. Dies kann man sich ganz bildlich vorstellen: Die Rechnung liegt bei einem Beschäftigten im Eingangskorb. Sie wird bearbeitet und dann liegt sie im Ausgangskorb. Danach liegt sie im Postwagen, bis sie auf dem Schreibtisch des nächsten Bearbeitenden liegt. Je mehr Stufen der Prozess hat und je mehr Personen involviert sind, desto länger dauert es.

Mit einem digitalen Workflow fallen genau diese Liegezeiten weg. Nachdem der eine Bearbeitende seine Aufgabe erledigt hat, steht die Rechnung dem nächsten zur Verfügung – und zwar automatisch und sofort. Es lassen sich sogar Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail einrichten, um sicherzugehen, dass offene Aufgaben wirklich so schnell wie möglich erledigt werden.

Damit lässt sich die Prozessdurchlaufzeit bei der Rechnungsverarbeitung deutlich verkürzen. Beim Umstieg von einem manuellen Ablauf auf digitale Workflows sind 50% Zeitersparnis ein Kinderspiel. Häufig sind sogar noch größere Zeitersparnisse realistisch.

3. Zeit ist Geld…Skonto lässt grüßen!

Bei der Rechnungsbearbeitung gilt der Spruch „Zeit ist Geld“ gleich doppelt. Wenn der Aufwand – und damit die benötigte Arbeitszeit – für die Verarbeitung einer Rechnung sinkt, lässt sich das leicht umrechnen in Personalkosten. Bei Rechnungen kommt aber noch ein weiterer Faktor hinzu. Wenn Sie Rechnungen schneller prüfen und freigeben, sind Sie auch in der Lage, diese schneller zu bezahlen. Einige Lieferanten bieten im Gegenzug für eine frühzeitige Zahlung Skonto an.

Hier macht es auch wieder die Summe aus: Skonto-Werte bewegen sich (in Europa) häufig zwischen 2 bis 4%. Wahrscheinlich räumen Ihnen nicht alle Lieferanten die Möglichkeit ein, Skonto zu ziehen. Doch in Abhängigkeit von Ihrem Rechnungs- bzw. Einkaufsvolumen können sich trotz der eher geringen Skonto-Prozente stattliche Summen ergeben. Einige unserer Kunden nutzen unsere Software unter anderem auch, um ihre Skontorealisierung zu monitoren und kommen dabei auf sechsstellige Ersparnisse im Monat.

Ein weiterer Faktor kommt zum Tragen, falls Ihr Unternehmen besonders lange Prozessdurchlaufzeiten bei der Verarbeitung von Rechnungen feststellt. Wenn Sie aktuell z.B. Durchlaufzeiten von mehr als 30 Tagen verzeichnen, ist an Skonto wahrscheinlich nicht zu denken. Stattdessen kommen häufiger Mahngebühren für eine verspätete Zahlung auf Sie zu. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie zumindest diese mit der Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitungsprozesse und den damit verbundenen Zeitersparnissen vermeiden werden.

Weitere Gründe für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die drei genannten Punkte sind die Top-Gründe, warum Unternehmen sich entscheiden, ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Es gibt aber noch eine ganze Reihe weitere Punkte, die für Digitalisierung und Automatisierung in diesem Bereich sprechen: Digitale Prozesse und Dokumente lassen sich viel besser monitoren und auswerten als manuelle, papiergebundene Abläufe. Dieses Plus an Transparenz ermöglicht es, Optimierungspotenziale aufzudecken und dann im Prozess entsprechend umzusetzen. Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit bedeuten auch mehr Sicherheit, denn Fehler oder auch Betrugsversuche lassen sich schneller aufdecken. Auch unterstützt ein digitales System dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, z.B. wenn die Einhaltung eines 4-Augen-Prinzips nicht nur auf der Disziplin der Prozessbeteiligten beruht, sondern systemseitig hinterlegt ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vieles für die Automatisierung der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen spricht. Denn ein Digitalisierungsprojekt in diesem Bereich bietet zahlreiche handfeste Vorteile – insbesondere die Top-3-Gründe: Manueller Aufwand, Zeit und Kosten lassen sich einsparen.