Fragen & Antworten zur E-Rechnung

Fragen & Antworten zur E-Rechnung

Aktuelles Statement zur E-Rechnungspflicht

Sven Holtmann, Produktmanager E-Invoicing der xSuite Group:  

"Endlich raus aus der Steinzeit. Mit der E-Rechnungspflicht wurde ein Entschluss gefasst, die Digitalisierung in Deutschland entschieden voranzutreiben. Der Weg in die vollständige Digitalisierung wird sicherlich steinig, doch ist er es Wert, ihn anzutreten.

  • Für alle Unternehmen
  • Für den digitalen Fortschritt in Deutschland
  • Für unsere Steuerkasse

Wir, aber auch andere Unternehmen in Deutschland, sind gut vorbereitet und werden den Weg ebnen, sodass Ihr Unternehmen bestmöglich bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützt wird."

Grundlegendes zur E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung in Papierform. Technisch handelt es sich um einen maschinenlesbaren Datensatz, meist im XML-Format. Dieser ist gezielt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung entwickelt und optimiert.

Wenn man von "E-Invoicing" spricht, ist der Austausch von maschinenlesbaren Dokumenten meistens im XML-Format gemeint. Dies kann entweder über ein E-Rechungsnetzwerk oder einfach per E-Mail geschehen. Aus E-Rechnungen können die Daten direkt und automatisch an das ERP-System übergeben werden, eine Beleglesung ist nicht mehr notwendig. Damit wird eine der größten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung beseitigt. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen im engeren Sinne, da sie noch eine OCR durchlaufen müssen.

E-Invoicing bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die zu einer Steigerung der Wirtschaftlichkeit führen können und ist als wichtiger Baustein für die digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung anzusehen. Neben Kosteneinsparungen kann ein richtig umgesetztes E-Invocing auch zu Effizienzsteigerungen, der Senkung von Fehlerquoten und erhöhter Sicherheit führen. Lesen Sie Details und weitere Vorteile in unserem Whitepaper.

Ab 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Der Gesetzgeber hat jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen – insbesondere für Unternehmen mit kleineren Umsätzen. Ab 01.01. 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend von allen Unternehmen einzuhalten. Alle Details dazu im Gesetzentwurf der Bundesregierung. 

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FAQ's rund um die E-Rechnung

Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk und Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere in öffentlichen Beschaffungen. Ziel ist die Steigerung der Effizienz und Transparenz. Unternehmen können über Peppol sicher und standardisiert elektronische Dokumente wie Rechnungen austauschen. Ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt, wird Peppol nun branchenübergreifend genutzt. Das Netzwerk basiert auf offenen Standards, fördert Interoperabilität zwischen Systemen und erleichtert grenzüberschreitenden elektronischen Handel, indem es einheitliche Formate und Protokolle für den Datenaustausch festlegt. Ursprünglich für Europa entwickelt, kommt Peppol inzwischen auch in Asien zum Einsatz.

Was ist eine XML-Rechnung?

Eine XML-Datei (Extensible Markup Language) ist eine textbasierte Datei, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format speichert. Sie besteht aus Tags, die den Inhalt beschreiben und in einem Baumdiagramm angeordnet sind. Das XML-Format wird häufig in der Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen verwendet, da es plattformunabhängig und leicht verständlich ist. XML findet Anwendung in zahlreichen Bereichen wie Webentwicklung, Datenbanken und Konfigurationsdateien – und eben als maschinenlesbares E-Rechnungsformat.

Was ist ViDA?

ViDA steht für „VAT in the Digital Age“. Es handelt sich um eine Initiative der EU, die zum Ziel hat, die Mehrwertsteuerregelungen auf die Erfordernisse der digitalen Zeit anzupassen. Zentrale Bestandteile sind eine verpflichtende E-Rechnung im maschinenlesbaren Format sowie die Einführung eines digitalen Echtzeitsteuerreportings (CTC, „Continuous Transaction Controls“).

Wofür steht xSuite "eDNA"?

"eDNA" steht für "electronic Document Network Adapter". eDNA verbindet Sie mühelos mit verschiedenen E-Rechnungsnetzwerken weltweit. Unsere eDNA Cloud gewährleistet die Einhaltung der Compliance-Vorschriften in jedem Land und bietet einen universellen Konnektor zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen aus Ihrem ERP System. Vereinfachen Sie Ihre E-Rechnungsprozesse und optimieren Sie Ihr Unternehmen mit unserer innovativen Lösung!

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