Bedarfserfassung digital, einfach & schnell

Bei wiederkehrenden Bestellungen für C-Teile und indirekten Bedarf ist der Aufwand für die Bearbeitung in SAP oftmals sehr hoch. xSuite Procurement schafft hier Abhilfe: Bedarfserfassung, Prüfung und Freigabe erfolgen digital, workflowgestützt und automatisiert. Eingehende Bestellbestätigungen und Lieferscheine werden sofort ausgelesen und automatisch verarbeitet. Der gesamte Dokumentenaustausch mit Ihren Lieferanten läuft somit  digital ab. Damit werden die Abläufe einfach, schnell und effizient.

Volle Flexibilität und Komfort für Anwendende

Mit der Lösung Procurement ist bereits die Bedarfserfassung 100% digital. Dabei können Shopsysteme genauso genutzt werden wie eigene Kataloge oder eine Freitexteingabe. Die Oberflächen sind durchgängig verfügbar im SAP GUI, im eigenen xSuite-Web-Client sowie als SAP Fiori Apps. Damit kann jeder Anwendende den für sich optimalen Zugriff und Funktionsumfang nutzen. Als Mitarbeiter im Einkauf arbeiten Sie vielleicht lieber im SAP GUI, während Kostenstellenverantwortliche zur Freigabe lieber von unterwegs auf die App auf dem Smartphone oder Tablet zurückgreifen.  

Delivery Notes

Lieferscheine einfach auslesen und automatisiert verarbeiten

Der Lieferschein ist ein wichtiger Bestandteil, um den Beschaffungsprozess lückenlos überwachen und steuern zu können. Die einfache und schnelle Verarbeitung von Lieferscheinen bis zur Verbuchung des Wareneingangs ist damit ein zentraler Baustein, um die Effizienz des Supply Chain Managements zu optimieren. Auch dabei unterstützt Sie xSuite Procurement.

Einfach, flexibel, standortunabhängig

Der Lieferschein trifft dort ein, wo auch die Ware ankommt – teils digital, aber oftmals noch in Papierform. Die Bearbeitung kann direkt vor Ort erfolgen oder an zentraler Stelle, das hängt von den Abläufen in Ihrem Unternehmen ab. Um Sie in Ihren Anforderungen optimal zu unterstützen, ist unsere Lösung zur Verarbeitung von Lieferscheinen besonders flexibel aufgestellt. Sie ist auf unterschiedliche Szenarien anpassbar, bedient verschiedenste Eingangskanäle und Formate (von Papier bis maschinenlesbar), ist auch dezentral einsetzbar sowie einfach in der Bedienung.

Kommunikation mit Lieferanten heute: Verschiedene Kanäle und Formate, häufige Medienbrüche

Der Procure-2-Pay-Prozess erfolgt im Austausch mit Ihren Lieferanten: Sie versenden die Bestellung, Ihr Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung, einen Lieferavis, eine Rech­nung, diese Dokumente verarbeiten Sie wiederum. Belege und begleitende Kommunikation werden häufig auf verschiedenen Kanälen ausgetauscht, in den unterschiedlich­sten Formaten. Sie versenden die Bestellung als PDF per E-Mail. Die Auftragsbestätigung erhalten Sie ebenfalls per E-Mail, der Lieferavis trifft in Papierform in der Produktions­stätte ein, die Rechnung ebenfalls in Papierform in der Zen­trale. Im Verlauf des Prozesses stellt der Lieferant eine Rück­frage per E-Mail und es findet ein Telefonat statt.
Schnell werden diese Abläufe unübersichtlich, Informatio­nen können entlang der Prozesskette verloren gehen. Medi­enbrüche erfordern manuelles Eingreifen und bremsen die Automatisierung der Arbeitsabläufe aus. Die Bearbeitung der einzelnen Schritte kostet Zeit und ist aufwändig – für Sie und für Ihre Lieferanten.

Business Partner Portal

Zentraler Dokumentenaustausch senkt Aufwand und erhöht Transparenz

Sie erstellen eine Bestellung wie gewohnt über Ihr SAP-System, diese wird automatisch dem Lieferanten im Business Partner Portal von xSuite zur Verfügung gestellt. Alle Folgedokumente kann Ihr Lieferant im Portal selbständig daraus erstellen und über das Portal an Sie übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen, Gutschriften. Ihr SAP-System übernimmt automatisch die Dokumente und Daten aus dem Business Partner Portal. Alle Informationen und Unterlagen stehen für Ihre Beschäftigten direkt im SAP-System zur gewohnten Bearbeitung zur Verfügung.

Einfache und standardisierte Lieferantenkommunikation

Sie haben die Möglichkeit die gesamte Kommunikation mit Ihren Lieferanten digital abzubilden. Sie können im Business Partner Portal Ankündigungen für alle Lieferanten veröffentlichen oder auch individuell kommunizieren. So sind sowohl alle Dokumente als auch Informationen zentral an einer Stelle gesammelt und liegen digital vor. Es gehen keine Informationen verloren, es gibt keine Medienbrüche mehr und Sie haben die volle Transparenz.

Liquidität gezielt einsetzen dank Dynamic Discounting

Über das Portal können Sie Ihren Lieferanten individuell und flexibel anbieten, gegen einen zusätzlichen Rabatt früher zu bezahlen. Genauso hat Ihr Lieferant die Möglichkeit, von sich aus einen extra Rabatt anzubieten. Die Rabatthöhe sowie das zugehörige Zahlungsziel wählen Sie beliebig aus, es ist auch möglich, mehrere Daten mit unterschiedlichen Rabatthöhen anzubieten.

Weitere Informationen zum Produkt:

Produktinformation xSuite Procurement
Produktinformation Add-on „Business Partner Portal“
Anwenderbericht MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH
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Anwenderbericht TEAG Thüringer Energie AG
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