Unsichere Lieferketten – Wie kann der operative Einkauf damit umgehen?

29.07.2022

Themen: Digitalisierung | Einkauf | Procure-to-Pay

Der Containerschiff-Stau in der Nordsee, Nachwehen der Corona-Shutdowns in den Häfen in Fernost, abgeschnittene Lieferketten aufgrund des Krieges in der Ukraine und eingefrorene Beziehungen zu Russland. Dazu das anstehende Lieferkettengesetz, Auswirkungen der gestiegenen Inflation und der Fachkräftemangel: Einkaufsabteilungen stehen heute vor einer großen Anzahl vielschichtiger Herausforderungen.

Einige dieser Themen haben sich schon seit längerem abgezeichnet. Die geballte Wucht, mit der in der jüngsten Vergangenheit akute Herausforderungen zeitgleich auf Einkaufsabteilungen herabstürzen, ist aber doch neu. Es stellt sich die Frage: Handelt es sich hier um einen Peak und die Situation wird sich wieder entspannen? Oder handelt es sich vielmehr um ein Plateau, das vielbeschworene „New Normal“, weil die Weltwirtschaft immer dynamischer und unsicherer wird?

Diese Frage wird sich erst mit der Zeit mit Sicherheit beantworten lassen. Fest steht aber, dass auch in Zukunft weitere Unsicherheiten und neue Herausforderungen wahrscheinlich sind. Viele Unternehmen haben daher als strategisches Ziel ausgerufen, die Resilienz ihrer Lieferketten zu steigern. Wie kann das aber in der operativen Umsetzung aussehen?

Digitalisierung hilft Lastspitzen abzufedern

Im Procure-to-Pay-Prozess gibt es viele Arbeitsschritte, die sich mit Hilfe von Digitalisierung vereinfachen, beschleunigen oder sogar komplett automatisieren lassen. Dazu gehören ein standardisierter, digitaler Prozess zur internen Bedarfserfassung und -freigabe, die Nutzung eines Portals als zentraler Plattform für die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Lieferanten und die automatisierte Verarbeitung von eingehenden Dokumenten (wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen).

Die möglichen Ansatzpunkte sind vielfältig und alle versprechen Arbeitserleichterung für die Einkaufsabteilung. Angesichts der aktuellen Herausforderungen macht es aber Sinn, dort mit der Automatisierung anzusetzen, wo die Lastspitzen jetzt vor allem zutage treten: bei der Reaktion auf unsichere Lieferketten. Es zeichnet sich ein Szenario ab, bei dem einerseits der Aufwand für den operativen Einkauf dramatisch zugenommen hat – und das andererseits als häufig wiederkehrender, standardisierter Prozess ideal geeignet ist für die digitale Automatisierung. 

Auftragsbestätigungen: Wenn die Ausnahme zum Regelfall wird

Vor noch nicht allzu langer Zeit, sagen wir 2019, lief es in den meisten Fällen so ab: Der Einkauf hat eine Bestellung an den Lieferanten geschickt. Insbesondere die Top-Lieferanten haben diese beantwortet mit „bestätigt wie bestellt“. Dass Menge, Lieferdatum oder Preis nicht wie gewünscht bedient werden konnten, kam zwar vor – war aber doch eher die Ausnahme.

Heute sieht die Welt ganz anders aus. Das IAB (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung) hat im Juli 2022 die Ergebnisse einer Untersuchung veröffentlicht, die dies verdeutlichen: Demzufolge gaben ca. 80 Prozent der Betriebe in Deutschland mit mindestens 250 Beschäftigten an, im Laufe des Jahres 2021 Schwierigkeiten mit Lieferengpässen gehabt zu haben. Besonders Vorleistungen und Zwischenprodukte waren betroffen.

Für den Arbeitsalltag in operativen Einkaufsabteilungen heißt das: Teils hat sich das Verhältnis umgedreht. Heute ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass die Antwort eben NICHT lautet „bestätigt wie bestellt“. Bei bestimmten Produktgruppen – und insbesondere bei bestimmen Rohstoffen, Vorleistungen und Zwischenprodukten – treten die folgenden Herausforderungen häufig auf:

• Das Lieferdatum weicht ab. Die Staus im Suezkanal und auf der Nordsee und die Covid-Shutdowns in asiatischen Häfen haben die Lieferketten empfindlich gestört und die Situation hat sich noch lange nicht wieder normalisiert. In der Folge dauert es plötzlich viel länger, Lieferungen verspäten sich deutlich.
• Der Preis weicht ab. Bei vielen Rohstoffen sorgt eine hohe Nachfrage für steigende Preise. Insbesondere die Baubranche kann davon ein Lied singen. Die unsichere Situation in Bezug auf Russland und die gestiegene Inflation verstärken die Schwankungen aber noch und sorgen dafür, dass sich die Situation ausweitet und so inzwischen zahlreiche weitere Branchen betrifft – von Lebensmitteln bis Mikrochips.
• Die Liefermenge weicht ab. Dieses Problem betrifft inzwischen auch immer mehr Unternehmen, die Halbfabrikate und Einzelteile von ihren Vorlieferanten beziehen. Diese stehen nämlich vor der gleichen Herausforderung, dass sie die benötigten Rohstoffe nicht beschaffen – und dann auch die Folgeprodukte nicht liefern können.

Die Herausforderungen sind vielfältig und führen dazu, dass sich in vielen Bereichen das Verhältnis umgekehrt hat: Inzwischen ist es nicht mehr die Ausnahme, dass die Bestätigung von der Bestellung abweicht – es ist die Regel!

Für den operativen Einkauf heißt das, der Aufwand für zu behandelnde Ausnahmen bei der Verarbeitung von eigehenden Auftragsbestätigungen ist dramatisch gestiegen. Teillieferungen und Lieferdaten, die sich nach hinten verschieben, führen außerdem dazu, dass auch die Anzahl der eingehenden Bestätigungen insgesamt deutlich zugenommen hat. 

Der zusätzliche Aufwand allein in diesem kleinen Bereich, diesem einen Arbeitsschritt, ist also förmlich explodiert. Daher ist unsere Empfehlung Stand Sommer 2022: Wenn Sie die Prozesse in Ihrem Einkauf in SAP automatisieren wollen, dann fangen Sie mit der Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen an! Im Webinar stellen wir Ihnen die Möglichkeiten vor, hier geht es zur Anmeldung zum Webinar.