CapEx oder OpEx: Software kaufen oder mieten?

19.09.2022

Themen: Softwareentwicklung und -einführung

Der CapEx-to-OpEx-Shift ist in der IT-Welt in aller Munde. Worum es genau dabei geht, wann sich der Wechsel empfiehlt und welche Vorteile er bringt, diese Fragen diskutieren wir im folgenden Artikel.

CapEx und OpEx – Die Begriffe

CapEx steht für Capital Expenditure, zu Deutsch Investitionskosten. Es geht um Ausgaben für längerfristige Anlagegüter, die bei Anschaffung bezahlt und dann über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Typische Beispiele dafür sind Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fahrzeugpark, Immobilien und Maschinen. Die Nutzung ist über mehrere Jahre ausgelegt, und die Abschreibungen werden damit über die Nutzungsdauer ergebniswirksam verteilt. Der volle Liquiditätsabfluss findet allerdings zum Zeitpunkt des Kaufs statt. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird dadurch nicht belastet, denn es handelt sich um eine Umwandlung von Vermögen: Umlaufvermögen wird zu Anlagevermögen.

OpEx steht für Operational Expenditure, zu Deutsch Betriebskosten. Es geht um alle Kosten, die durch die Aufrechterhaltung des operativen Geschäftsbetriebes eines Unternehmens entstehen. Typische Beispiele sind Materialaufwände für die Produktion, Personalkosten, Raumkosten und Lagerkosten. Im Gegensatz zu den CapEx, die über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden, werden OpEx-Aufwendungen in vollem Umfang der jeweiligen Bilanzierungsperiode zugeordnet und werden auch nur in diesem Zeitraum zahlungswirksam.

Der Unterschied zwischen CapEx und OpEx lässt sich vereinfacht gesagt zusammenfassen auf die Fragen:

• Wann wird gezahlt, und wie ist dadurch die Auswirkung auf die Liquidität des Unternehmens? Einmalig vor bzw. bei Beginn der Nutzung oder kontinuierlich während der gesamten betrieblichen Nutzung?
• Wird die GuV belastet oder handelt es sich um eine Vermögensumwandlung?

Kaufen oder Mieten: Was bietet welche Vorteile?

Wenn es um die Anschaffungen und Nutzung von IT geht, sind beide Formen möglich, CapEx und OpEx. Hard- und Software kann als Betriebs- und Geschäftsausstattung gekauft werden: Sie werden beim Kauf vollständig bezahlt, mehrere Jahre genutzt und über die Zeit abgeschrieben, damit fallen sie unter die CapEx. Genauso ist es möglich Hard- und Software zu mieten (Abo-Modell, Subscription). Dann fallen die Kosten, also Liquiditätsabfluss und Ergebniswirksamkeit, kontinuierlich und gleichlaufend an und sind so zu sehen, dass sie durch die Aufrechterhaltung des operativen Geschäftsbetriebes entstehen.

Die Kaufoption (CapEx) kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen ein überdurchschnittlich erfolgreiches Geschäftsjahr durchläuft. In diesem Fall mindern die hohen Anfangsinvestitionen die Steuerlast direkt in dem laufenden Jahr. Zudem steht in diesem Fall normalerweise auch mehr Umlaufvermögen zur Verfügung, dass durch eine Anschaffung zu Anlagevermögen werden würde.

Die Mietoption (OpEx) bietet sich dagegen jederzeit an, unabhängig davon, wie das aktuelle Geschäftsjahr verläuft und das aus mehreren Gründen:

• Mietoptionen bieten sich für Unternehmen an, die ihre Liquidität sichern und hohe Einmalauszahlungen vermeiden wollen. Dies ermöglicht es Unternehmen, Technologien zu nutzen, die sie sich sonst vielleicht gar nicht leisten könnten oder ihre Liquidität auch in anderen Bereichen einzusetzen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das durchaus ein relevanter Punkt.
• Mit einem Subscriptionmodell ist ein Unternehmen flexibler aufgestellt. Natürlich gibt es auch bei Mietmodellen Mindestvertragslaufzeiten – diese sind in der Regel aber kürzer als die Abschreibungszeiten gekaufter Hard- und Software: Mietmodelle haben häufig eine Mindestlaufzeit von 3 Jahren, während der typische Abschreibungszeitraum 5 Jahre beträgt. So ist es möglich, sowohl nach oben als auch nach unten zu skalieren. Diese Flexibilität ist insbesondere wichtig für Unternehmen, die eine Wachstumsstrategie verfolgen und z.B. auch auf M&A (Mergers & Acquisitions) setzen.
• Gleichzeitig ist bei einem Mietmodell das Investitionsrisiko geringer, ebenfalls aufgrund der höheren Flexibilität. Hier spielt auch ein psychologischer Effekt mit hinein. Insbesondere bei innovativen, noch weniger verbreiteten Technologien sind Unternehmen zurückhaltender – und möchten sozusagen lieber die „Katze im Sack“ mieten, statt sie zu kaufen.
• Abo-Modelle sorgen außerdem für Planbarkeit. Die monatlichen, quartals- oder jahresweisen auftretenden Kosten sind vorab bekannt und es ist transparent, woran sie sich bemessen (z.B. am Vorgangs- oder Dokumentenvolumen).
• Ein Subscription-Modell bietet außerdem mehr Sicherheit, in dem Sinne, dass ein größerer Teil des Risikos beim Anbieter liegt. Mängel müssen innerhalb der Fristen natürlich auch bei einem Kaufmodell behoben werden. Wenn es aber um (teils ungeplante) Folgekosten für Wartung, Upgrades, Reparaturen, Ersatz bei Defekt, usw. geht, sind diese meist in einem Mietmodell schon inklusive, Sie müssen dafür also keine unerwarteten Zusatzkosten einplanen.

Aus diesen Gründen werden Mietmodelle in der IT immer beliebter, sei es für Hardware oder für Software. Bei Software zeichnet sich zudem ein neuer Trend ab: Subscription war insbesondere von SaaS- und anderen Cloud-Modellen bekannt, inzwischen bieten aber immer mehr Softwarehersteller auch Mietmodelle für on-premises installierte Software an. So können auch Unternehmen, die (noch) nicht in die Cloud wechseln möchten, von dem CapEx-to-OpEx-Shift profitieren.