So wird die Rechnungsverarbeitung effizienter: Fünf Erkenntnisse aus dem SAPinsider-Report zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

08.08.2023

Themen: Rechnungsverarbeitung | SAP

Angesichts einer weltweit unsicheren wirtschaftlichen Lage und sich ändernder Vorschriften (Stichwort E-Rechnung!) stehen Buchhaltungsabteilungen zunehmend unter Druck, die Rechnungsverarbeitung effizienter zu gestalten. Sich auf manuelle Prozesse oder veraltete Systeme zu verlassen, führt häufig zu unzureichender Transparenz sowie zu Compliance-Problemen und erhöht die Betrugsanfälligkeit. Um diese Herausforderungen zu meistern, benötigen Buchhaltungsabteilungen die richtigen Ansätze zur Optimierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.

Der Anfang 2023 veröffentlichte SAPinsider-Benchmark-Report „Automating AP Invoice Management" untersucht, wie Unternehmen diese Probleme lösen können und gewährt den Finanzverantwortlichen in SAP-Anwenderunternehmen datengestützte Einblicke in:

• die Faktoren, die die Strategien zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beeinflussen
• die Anforderungen und notwendigen Technologien zur Unterstützung eben dieser Automatisierung
• die Risiken, die eine ausbleibende Automatisierung nach sich ziehen kann

Hier die fünf wichtigsten Erkenntnisse aus dem Report:

1. Nutzen Sie intelligente Technologien, um manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren

Bei vollständig manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozessen werden Rechnungen, die per Post, E-Mail, EDI oder über andere Kanäle eintreffen, gedruckt, geprüft, kontiert, ggf. mit einer Bestellung abgeglichen, freigegeben und von den Beschäftigten der Kreditorenbuchhaltung händisch in das ERP- oder Buchhaltungssystem eingegeben. Dieser umständliche Prozess birgt bei jedem Schritt das Risiko von Fehlern und Verzögerungen. Die meisten Befragten gaben an, dass es derzeit mehr als zwei Wochen dauert, eine Eingangsrechnung zu bearbeiten, was sowohl die Lieferantenbeziehungen als auch den Cashflow belastet. OCR-Lösungen können hier Abhilfe schaffen. Sie digitalisieren unstrukturierte Rechnungen und reduzieren damit den Aufwand der manuellen Dateneingabe massiv. Durch den Einsatz intelligenter Technologien wie KI und maschinellem Lernen können Buchhaltungsabteilungen ihre Arbeitsabläufe noch weiter optimieren. Das sorgt für Konsistenz und entlastet die Beschäftigten, sodass diese sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

2. Standardisieren und integrieren Sie Prozesse über Ihre Systeme und Standorte hinweg

42% der Befragten wollen ihre Rechnungsworkflows standardisieren, um Prozesse besser steuern zu können. Unterschiedliche Arbeitsabläufe in verschiedenen Geschäftsbereichen und an verschiedenen Standorten führen zu Ineffizienzen und blinden Flecken. Indem Prozesse auf einer einheitlichen digitalen Plattform standardisiert und automatisiert werden, können Silos aufgebrochen und Engpässe beseitigt werden. Durch bereinigte, konsolidierte Datensätze und ein Dashboard gewinnen Finanzverantwortliche an Transparenz über die Arbeitsprozesse. Sie erhalten so die Flexibilität, um die strategische Planung im Bedarfsfall schnell anpassen zu können.

3. Bringen Sie Automatisierungslösungen und Ihr ERP mit der SAP BTP in Echtzeit zusammen

Um den optimalen Nutzen aus einer durchgängig automatisierten Rechnungsverarbeitung ziehen zu können, muss sie nahtlos mit Ihrem SAP-System interagieren. Gleichzeitig sollte nach dem „Clean Core“-Prinzip kein eigenprogrammierter Code im ERP-System installiert werden. Für SAP-Anwender ist die SAP Business Technology Platform ein Lösungsansatz, um beide Anforderungen zu erfüllen. Mit Echtzeittransparenz von harmonisierten Daten aus Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen werden schnellere, datengestützte Entscheidungen möglich.

4. Setzen Sie auf E-Invoicing, um Compliance und Cashflow zu verbessern

Obwohl die elektronische Rechnungsstellung heute einerseits weit verbreitet ist, erhalten die meisten Unternehmen immer noch große Mengen an Papierrechnungen. Ein Drittel der Befragten gab an, dass dies zu Problemen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen in ihren Rechnungsprozessen führt. E-Invoicing-Lösungen helfen dabei, komplexe globale Vorschriften und Richtlinien effizient zu erfüllen. Darüber hinaus verbessert die schnellere Bearbeitung dank automatisierter Arbeitsabläufe auch den Cashflow, da die Unternehmen in der Lage sind, Skonti zu nutzen.

5. Reduzieren Sie Betrugsrisiken mit digitalisierten, automatisierten Rechnungsprozessen

Erschreckenderweise verzeichneten 51% der Befragten mehr als 5 Rechnungsbetrugsversuche pro Jahr, was auf große Schwachstellen bei manuellen Prozessen hinweist. Die Digitalisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses reduziert diese Risiken, während Funktionen wie der 3-Wege-Match und KI-gestützte Monitoring-Optionen einen Überblick über die Transaktionen bieten, um Diskrepanzen zu erkennen. Die verbesserte Kontrolle und Transparenz durch die Automatisierung der Rechnungsstellung ist der Schlüssel zur Betrugsprävention.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen, die den Übergang zu E-Invoicing und zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hinauszögern, einen Wettbewerbsnachteil erleiden werden. Unternehmen, die schon früh auf digitale Prozesse umgestiegen sind, sind hingegen viel besser in der Lage, ihren Cashflow zu optimieren, Kosten zu senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu stärken. Damit lassen sie diejenigen hinter sich, die noch immer mit Papier und manuellen Prozessen beschäftigt sind.

Sie möchten mehr erfahren? Dann laden Sie den SAPinsider-Report „Automating AP Invoice Management" (nur auf Englisch verfügbar) herunter, um Benchmarks, Best-Practices und Experten-Tipps für die Entwicklung eines optimierten, digitalen Rechnungsverarbeitungsprozesses zu erhalten. Auch die Umstellung auf Dunkelverbuchung rückt damit in greifbare Nähe! Werden Sie tätig, damit auch Ihr Unternehmen zu den Vorreitern gehört und Sie sich Ihre Wettbewerbsvorteile sichern.