Kurz zusammengefasst: Archivierung mit SAP ILM

14.04.2022

Themen: SAP | S/4HANA | Archivierung | DSGVO

Wenn es um den DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten geht, ist im Kontext von SAP schnell die Rede vom Information Lifecycle Management oder kurz ILM. Dieser Artikel bietet einen Einstieg ins Thema.

Was ist das Information Lifecycle Management?

ILM ist das Konzept von SAP, um Daten, Dokumente und Metadaten automatisch zu archivieren, zu sperren oder zu löschen. Für ILM kommen verschiedene SAP Business Functions zum Einsatz, es ist verfügbar für (neuere) SAP ECC-Systeme sowie für SAP S/4HANA. Insbesondere ist ILM dazu gedacht, einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Der Name Information Lifecycle Management soll dabei darauf hindeuten, dass Daten und Dokumente ganzheitlich über den Lebenszyklus – quasi von der Wiege bis zur Bahre – betrachtet werden: Von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und Löschung.

Enterprise Resource Planning und die DSGVO

Ein ERP-System dient dazu, die Ressourcen zu verwalten, die ein Unternehmen für seinen Geschäftsbetrieb benötigt. Die DSGVO hat demgegenüber den Schutz personenbezogener Daten im Fokus. Der Zusammenhang von ERP und DSGVO erschließt sich also nicht unbedingt auf den ersten Blick. Das Bindeglied sind die Mitarbeitenden, denn auch in der Rolle als Mitarbeitende sind sie Personen – und die DSGVO gilt.

Mitarbeitende (des eigenen Unternehmens oder von Geschäftspartnern) sind in fast alle Geschäftsprozesse involviert. Somit sind auch Informationen zu ihnen im ERP-System zu finden. Sei es als Ansprechpartner, der auf der Rechnung vermerkt ist oder als Beschäftigte, die die Rechnung geprüft und freigeben haben und aus diesem Grund namentlich im Protokoll erfasst sind. (Im Blogartikel DSGVO: Paradigmenwechsel auch bei der Archivierung beleuchten wir diesen Zusammenhang zwischen DSGVO und Geschäftsprozessen näher.)

Was kann SAP ILM sonst noch?

Hilfe bei der Erfüllung von DSGVO-Anforderungen ist nicht der einzige Punkt, der für die Nutzung von SAP ILM spricht. Durch eine gezielte, automatische Archivierung oder Löschung optimiert man die Datenhaltung im SAP-System. Das hat naheliegende Vorteile, zum Beispiel für die Performance: Wenn die Datenbank einen kleineren Umfang hat, kann sie schneller arbeiten. Außerdem können durch eine Reduzierung des Datenvolumens Kosten für den Arbeitsspeicher eingespart werden.

Aber auch für die Beschäftigten wird die Arbeit mit dem System erleichtert. Wenn es zum Beispiel gilt, ein bestimmtes Rechnungsdokument zu finden, erleichtert es die Suche, wenn der Pool nur die Rechnungen der letzten 10 Jahre enthält. Wenn hingegen noch deutlich ältere Dokumente vorhanden sind, einfach weil sie nicht gelöscht wurden, beeinträchtigen diese Altlasten auch die Mitarbeitenden.

Mit SAP ILM kann man sicherstellen, dass sich kein überflüssiger Ballast an alten Daten und Dokumenten ansammelt, die gar nicht mehr benötigt werden. Was die Lösung auch attraktiv macht, wenn es darum geht, von SAP ERP auf SAP S/4HANA zu migrieren. Denn dabei ist das Ziel auch, möglichst wenig Altlasten ins neue System zu übernehmen. (Mehr zu den Migrationsmöglichkeiten zu SAP S/4HANA erfahren Sie im Blogartikel Brownfield oder Greenfield? Alle Wege führen zu S/4HANA.)

SAP ILM – Das DSGVO-Allzweck-Wunder?

ILM ist nicht die einzige Möglichkeit für SAP-Nutzer, einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen. Daten lassen sich auch ohne ILM bzw. manuell löschen. Auf der anderen Seite ist die Nutzung von ILM allein noch keine Garantie für die Einhaltung der DSGVO. Es gilt immer auch den Kontext zu betrachten, wie die Archivsoftware, Speichermedien oder die technisch-organisatorischen Maßnahmen. Nur im Zusammenspiel dieser Aspekte kann ein datenschutzgerechter Umgang mit personenbezogenen Daten sichergestellt werden.