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Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

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Rechnungsverarbeitung in SAP: Fünf Fragen, die Sie bei der Ablöse Ihres Altsystems beachten sollten

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung | Softwareentwicklung und -einführung

Blog Artikel Rechnungsverarbeitung in SAP: Fünf Fragen, die Sie bei der Ablöse Ihres Altsystems beachten sollten

Das Tempo, mit dem derzeit Innovationen auf den Markt kommen, hat rasant zugenommen. Technologien, Produkte, Software-Anwendungen, die einst als hochmodern galten, sind im Handumdrehen veraltet. Es geht immer weniger darum, wer Marktmacht hat, sondern wer schneller benutzerfreundliche, flexible und kompatible Lösungen bereitstellen kann.

Ein Paradebeispiel dafür ist die Vehemenz, mit der die SAP ihre Innovationen vorantreibt. Sollten Sie noch nicht mit S/4HANA arbeiten, werden Sie es zweifellos sehr bald tun. Zuvor aber ist es wichtig, dass Sie die Effizienz ihrer Altsysteme bewerten und entscheiden, ob es sich lohnt, sie aufrechtzuerhalten und zu aktualisieren, oder ob es einfach an der Zeit ist, sie zu ersetzen. Nur so können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen bzw. diesen auch erhalten.

Was genau ist ein Altsystem?

Es handelt sich hierbei um ein in die Jahre gekommenes IT-System (Hard- und Software), das nicht mehr state-of-the-art ist. Ein Altsystem erfüllt allerdings in der Regel weiterhin die Anforderungen, für die es ursprünglich entwickelt wurde. Langfristig schränkt es jedoch die Ausbaufähigkeit und Integration bzw. Interaktion mit neueren Systemen ein.

Gründe für die Weiterverwendung Ihres Altsystems

Wenn Sie mit einem Neusystem liebäugeln und Pro und Contra abwägen, könnte es durchaus sein, dass Sie sich trotzdem für die Beibehaltung ihres Altsystems entscheiden. Hier einige mögliche Gründe:

  • Die Kosten: Die Einführung eines neuen Systems erfordert oft eine hohe Anfangsinvestition. Das Update auf neuere Technologien wird den Wert des Unternehmens zwar langfristig steigern, doch das Risiko, dass die Kosten für die Implementierung kurzfristig in Relation zu hoch sind, lässt vor dieser Entscheidung zurückschrecken.
  • Die Verlässlichkeit: Der Wechsel von einer bestehenden zu einer neuen Technologie ist immer mit Unsicherheit und Aufwand verbunden. Vor allem, da es zunächst keine Garantie dafür gibt, dass das neue System auch wirklich die Anforderungen des Unternehmens genauso gut erfüllt wie das bisherige. Daher ziehen es manche Unternehmen vor, die Lösung beizubehalten, die sie kennen und der sie vertrauen.
  • Die Vertrautheit: Ein weiterer Faktor, der Unternehmen dazu bewegt, an ihrem Altsystem festzuhalten, ist die Tatsache, dass die Beschäftigten damit gut vertraut sind. Sie wissen genau, wie es zu bedienen ist und sie wissen auch, was sie erwarten können. Wenn Prozesse und Arbeitsabläufe seit vielen Jahren gut funktionieren, ist die Hürde für eine Umstellung deutlich höher.

Doch trotz der oben genannten Argumente, kann ein zu langes Festhalten an einem Altsystem zu Gewinneinbußen führen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auf lange Sicht schwächen.

Gute Gründe für die Ablösung Ihres Altsystems

Ein Ablöse-Projekt wird spätestens dann notwendig, wenn der Hersteller des Altsystems nicht mehr auf dem Markt ist oder seinen Support eingestellt hat. Aber es gibt noch viele andere Gründe, sich um eine neue Alternative zu bemühen. Denn auch wenn es seinen ursprünglichen Zweck noch erfüllt – ein Altsystem bringt im Laufe der Jahre zahlreiche Nachteile mit sich: die Wartungskosten häufen sich oftmals und Datensilos entstehen. Außerdem können die Compliance- und Sicherheitsanforderungen ggf. nicht mehr erfüllt werden, da die veraltete Software nicht mehr mit moderneren Technologien kompatibel ist.

Möglicherweise ist die Ablösung Ihres Altsystems längst überfällig.

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die Vorteile werfen, wenn Sie auf ein neues System migrieren:

  • Die Flexibilität: Einer der Hauptvorteile, den Sie von der Ablösung Ihres Altsystems und dem Übergang zu einer moderneren Lösung erwarten können, ist eine erhebliche Steigerung Ihrer Flexibilität. Ein System, dessen Architektur auf der neuesten Technologie basiert, ermöglicht eine schnelle Anpassung an sich ändernde interne und externe Anforderungen.
  • Die Prozessoptimierung: Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung der Systemleistung, die Sie erwarten können. Zeit ist Geld, richtig? Durch die Erhöhung der Geschwindigkeit bei allen Arten der Verarbeitung, gewinnen Sie Zeit und damit Geld.
  • Die Kosten: Viele moderne Softwarelösungen werden als Cloud-basiertes oder SaaS-Abonnementmodell angeboten, d. h. Ihr Unternehmen zahlt eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung der Software, muss aber nicht für eine unbefristete Lizenz oder eine Vor-Ort-Installation bezahlen. Dies bedeutet: geringere Kapitalkosten (CapEx).
  • Der Erfolg: Es gibt keine bessere Garantie für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens als den Einsatz neuester Technologien für Ihre Geschäftsprozesse. Ein State-of-the-Art-System gibt Ihnen die Möglichkeit, die Lösung individuell an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen, entlastet die Beschäftigten in ihren Alltagsaufgaben und steigert damit gleichzeitig die Performance und Zufriedenheit der User.

Sie sind noch unsicher über den richtigen Zeitpunkt?

Die Ablösung eines Altsystems ist keine triviale Angelegenheit. Jedes Unternehmen muss seinen Weg dabei selbst bestimmen. Wir haben fünf entscheidende Faktoren für Sie aufgelistet, die Entscheidungsträgern in diesem Prozess helfen sollen. Wenn Ihr Buchhaltungsteam derzeit die Option eines Ablösungsprojekts prüft, sollten Sie die folgenden Fragen in Bezug auf Ihr Altsystem berücksichtigen:

  1. Erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bei Ihnen bereits vollständig digital?
    Um maximale Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit zu erreichen, ist eine vollständige End-to-End-Lösung die beste Option. Sie bildet den gesamten Rechnungsworkflow ab und macht die systemübergreifende Kommunikation überflüssig, was die Transparenz in Ihrem Unternehmen erhöht.

  2. Lohnt sich die Wartung Ihres Rechnungsverarbeitungssystems?
    Natürlich können Sie Ihr Altsystem über die Jahre hinweg warten und versuchen, es anzupassen. Die Chancen sind jedoch eher gering, dass das gleiche Maß an Genauigkeit und Effizienz erreicht wird, wie durch den Einsatz einer neuen, modernen Technologie.

  3. Haben Sie einen einzigen Lösungspartner für eine Gesamtlösung?
    Wir sehen es immer wieder, wenn neue Kunden zu uns kommen: Mehrere, nicht zusammengehörende Lösungen, die jeweils nur einen Arbeitsschritt im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess abbilden und in Folge Inkonsistenzen und mangelnde Transparenz nach sich ziehen. Der Zeitaufwand, der mit diesen Medienbrüchen einhergeht, stellt eine wesentliche Motivation dar, sich auf einen einzigen Softwarepartner für alle Prozessschritte zu konzentrieren.

  4. Beinhaltet Ihre Lösung zur Rechnungsverarbeitung auch Künstliche Intelligenz?
    Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) können moderne Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Muster in großen Datenmengen erkennen und zuverlässige Vorhersagefunktionen bieten. Auf diese Weise trägt KI dazu bei, sowohl das Cash-Management als auch die Finanzprognosen zu verbessern.

  5. Ist Ihre Lösung zukunftssicher?
    Um den langfristigen Erfolg zu sichern, sollte Ihre Lösung zur Rechnungsverarbeitung in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen "mitzuwachsen". Das bedeutet, ausreichende Skalierbarkeit und Flexibilität, um mit neuen Systemen zu interagieren und sich an neue Anforderungen anzupassen. Außerdem ist es gleichermaßen für junge Talente wie für „alte Hasen“ im Finanzwesen attraktiv, mit der neuesten Technologie arbeiten zu dürfen. So bieten Sie Ihren Beschäftigten einen technologisch attraktiven Arbeitsplatz, mit dem diese zukünftig „mitwachsen" können.

Nehmen Sie Ihre Geschäftsprozesse genau unter die Lupe! Stellen Sie fest, ob Ihre Rechnungsprozesse so reibungslos laufen, wie sie es tun könnten. Wenn Sie sich die fünf Fragen oben stellen und beantworten, dürfte Ihnen Ihre Entscheidung – hopp oder top – leichter fallen.

Die Zukunft wartet nicht

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit veralteten Kreditorenbuchhaltungssystemen und hadern mit längeren Zahlungszyklen, geringerer Kontrolle über das Umlaufvermögen sowie unzähligen anderen Themen. Die Optimierung von Prozessen bringt zwar messbare Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen – dennoch bleiben einige Unternehmen zurückhaltend und scheuen Veränderungen, aus den zuvor weiter oben erwähnten Gründen.

Wir raten daher, bei Überlegungen zu einer Migration, den Prozess der Rechnungsbearbeitung als Ganzes zu betrachten. Geben Sie einer End-to-End-Lösung den Vorzug, die den Prozess in seiner Gesamtheit abbilden kann. Die Umgestaltung Ihrer Arbeitsprozesse kann Flexibilität und Kontrolle steigern, Zeit und Geld sparen und Ihr Unternehmen zukunftssicher machen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch die gesamte Prozesserneuerung.

Autor

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Danny Schaarmann und Katharina Wolters

In seiner Position als CEO und Präsident von xSuite North America ist Danny Schaarmann bestrebt, SAP-Kunden bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Als Branchenexperte und Vordenker auf dem Gebiet der Finanzautomatisierung bietet Danny Schaarmann Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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Katharina Wolters ist International Marketing Manager bei der xSuite Group. Ihre starke Affinität zu fremden Sprachen und Kulturen hat sie motiviert, mehrere Jahre im Ausland zu leben. Durch frühere Positionen hat Katharina Expertenwissen im Bereich des digitalen Marketings erworben.

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