Sechs Gründe, warum Digitalisierung im operativen Einkauf unerlässlich ist

15.04.2020

Themen: Fachkräftemangel | Usability und User Experience | Digitalisierung | Einkauf | Procure-to-Pay

Die Digitalisierung ist in der Strategie vieler Unternehmen heute fest verankert. Dadurch macht sie auch vor Einkaufsabteilungen nicht Halt. Digitalisierung ist aber kein Selbstzweck. In diesem Beitrag erläutern wir, warum Digitalisierung – ganz im Gegenteil – insbesondere für den operativen Einkauf einen echten Mehrwert bietet.

1. Digitalisierung führt zu Effizienzsteigerung

Die meisten Einkaufsleiter*innen werden nicht nur daran gemessen, wie gut sie die Kosten und Konditionen bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen optimieren. Ein wichtiges Ziel ist häufig auch, die Effizienz innerhalb der Einkaufsabteilung zu steigern. Diese kann an Kennzahlen wie Anzahl Bestellungen oder Einkaufsvolumen je Einkäufer*in gemessen werden. Oder auch ganz direkt an den Kosten pro Bestellvorgang: Werte zwischen 65 EUR und 133 EUR sind einer aktuellen Studie vom BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) zufolge üblich. Diese Spannbreite macht deutlich: Hier schlummert häufig Potenzial zur Optimierung und damit verbundener Kostenersparnis.

Die Digitalisierung, insbesondere der operativen Prozesse im Einkauf, kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Ein Beispiel: Wenn Daten nicht mehr manuell von Antragsformularen in das ERP-System übertragen werden müssen, sondern dies automatisch erfolgt, reduziert sich die für eine Bestellung erforderliche Arbeitszeit für die Einkäufer*innen deutlich: Die Effizienz steigt.

2. Digitalisierung ermöglicht Informationen in Echtzeit

Von Einkaufsabteilungen wird zunehmend die Bereitstellung von Informationen und Daten in Echtzeit erwartet. Um diesem Erfordernis gerecht zu werden, ist Digitalisierung die einzige Lösung. Sie ermöglicht es nicht nur, einzelne Prozessschritte zu beschleunigen oder komplett zu automatisieren, sondern auch die Liegezeiten entfallen. Konkretes Beispiel: Bei digitalen Prozessen gibt es kein Warten mehr auf die Hauspost, alle Dokumente und Informationen liegen sofort bereit.

3. Schnellere Prozesse heißt zufriedenere Stakeholder

Die Beschleunigung von Prozessen führt nicht nur zu einer zeitnahen, aktuelleren Auskunftsfähigkeit. Wenn operative Schritte schneller ablaufen, heißt das zum Beispiel, eine Bestellung kann zügiger ausgelöst werden. Somit erhält der Bedarfsmelder auch schneller das, was er haben möchte. Eine beschleunigte Bearbeitung ist in der Regel aber auch für die Lieferanten attraktiv, Rückfragen aufgrund einer langen Bearbeitungszeit entfallen damit häufig. Somit trägt die Digitalisierung der Prozesse am Ende dazu bei, die Zufriedenheit sowohl bei internen als auch externen Stakeholdern zu steigern.

4. Digitalisierung ermöglicht Business Insights

Digitale Abläufe lassen sich wesentlich besser messen und auswerten als analoge Prozesse. Damit bietet sich zum einen die Möglichkeit, Prozesse im Einkauf zu verbessern. Zum anderen kann der Einkauf so auch anderen Abteilungen wertvolle Business Insights liefern.

Konkretes Beispiel: Die Zuverlässigkeit von Lieferanten, zum Beispiel die Liefertermintreue, ist, insbesondere wenn es um für die Produktion relevante Rohstoffe geht, auch für die in der Supply Chain nachgelagerten Fachabteilungen äußerst interessant. Indem der Einkauf diese Art von Informationen bereitstellt, wird er vom reinen Dienstleister der Fachabteilungen zum echten Business Partner.

5. Digitale Prozesse führen zu mehr Akzeptanz

Digitale Apps oder browserbasierte Anwendungen punkten durch eine bessere Usability. Sie sind in der Regel einfacher, intuitiver zu bedienen und nutzerfreundlicher als beispielsweise die Masken zur Bedarfserfassung im klassischen SAP ERP-GUI. Praktischer für den Anwender als die Nutzung von Antragsformularen in Papierform sind sie allemal.

Nutzerfreundlichkeit und Usability sind aber alles andere als ein Nice to have oder netter Nebeneffekt der Digitalisierung: Nutzerfreundlichkeit und eine gute User Experience führen dazu, dass die Anwender*innen in den Fachabteilungen den digitalen Prozess auch wirklich nutzen. Damit wird das sogenannte „Maverick Buying“ oder der „Schatteneinkauf“, also die Beschaffung am Einkauf vorbei, weniger attraktiv und geht zurück. Das sollte im Sinne jeder Einkaufsleitung sein, denn es ist häufig auch ein Kriterium, an dem der Einkauf gemessen wird.

6. Die „Digital Natives“ überzeugen Sie nur mit digitalen Prozessen

Einkaufsabteilungen stehen nicht nur unter Effizienzdruck. Ein immer drängenderes Problem für viele Einkaufsabteilungen wird der Fachkräftemangel: Insbesondere für die Stellen im operativen Einkauf wird es zunehmend schwierig, qualifiziertes Personal zu finden.

Umso wichtiger ist es, dass die Beschäftigten zufrieden sind. Dabei kann Digitalisierung helfen: Sie bietet Entlastung von wiederkehrenden, manuellen Routinetätigkeiten. Außerdem bietet Digitalisierung die Chance zur Standardisierung: Anfragen gehen nicht mehr sowohl in Papierform als auch per E-Mail und telefonisch oder auf Zuruf ein, sondern mit einer digitalen Workflowlösung gibt es nur noch den einen, standardisierten Weg. Das entlastet die Einkäufer*innen im Tagesgeschäft deutlich. Und für Berufseinsteiger*innen, die zur Generation der Digital Natives gehören, ist die Arbeit mit digitalen Lösungen ohnehin selbstverständlich.