12-Punkte-Baukasten für das E-Invoicing

20.03.2024

Themen: E-Invoicing | E-Rechnungspflicht

Wie man sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet

Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen steht in den Startlöchern und daher ist es jetzt an der Zeit, zu handeln und sich darauf vorzubereiten. Das Volumen an elektronisch eintreffenden Rechnungen in einem strukturierten Format wird schon bald so außerordentlich hoch sein, dass es zu Engpässen in der technischen Umsetzung kommen dürfte, wenn man keine Softwarelösung zur Hand hat, die maschinenlesbare XML-Rechnungen annehmen, verarbeiten und auch versenden kann. Mit der Software allein ist es aber nicht getan. Drumherum gruppiert sich eine Reihe vorbereitender, konzeptioneller und organisatorischer Schritte, die es durchzuführen gilt. Am Beispiel eines 12-Punkte-Baukastens hat BearingPoint zusammen mit xSuite in einem Webinar vorgestellt, wie man die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung sicherstellt. Wir erläutern in diesem Artikel die einzelnen Schritte, mit denen sich Unternehmen frühzeitig auf ihr E-Rechnungsprojekt vorbereiten können: vom Kickoff-Workshop, über Ist-Erhebung, Soll-Konzeption und Softwareauswahl bis hin zu Verfahrensdokumentation und Lieferantenkoordination.

1. Analyse der Ausgangslage

Startpunkt ist ein Quick-Scan, um herauszufinden, wo Ihr Unternehmen in Sachen E-Rechnung überhaupt steht. Erstellen Sie dazu am besten eine Checkliste:  Können Sie bereits E-Rechnungen annehmen, welche Eingangskanäle werden angeboten, gibt es eine revisionssichere Archivierung, sind die Lieferanten bereits informiert und in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen, gibt es eine aktuelle Verfahrensdokumentation (Handbuch)? etc. Ein Kick-Off-Workshop mit sämtlichen internen Stakeholdern sollte sich anschließen. Hier initiieren alle Beteiligten die notwendigen Projektmaßnahmen und Planungen.

2. Ist-Erhebung der Prozesse

In Interviews mit relevanten Personen aus den betroffenen Abteilungen werden bisherige Informationen und Daten der Rechnungsbearbeitungsprozesse erhoben und anschließend dokumentiert. So wird Optimierungspotenzial schnell sichtbar.

3. Feststellung der Dokumentarten

Im Zuge der Rechnungsbearbeitung sind die Dokumentarten zu ermitteln und hinsichtlich Aufbewahrungs- und Löschpflichten, relevanten Vorschriften, Übertragungskanälen und Mengen zu klassifizieren.

4. Soll-Konzeption der Lösung

Dieser Punkt beinhaltet das Erstellen eines Soll-Konzepts, in welches fachliche Anforderungen einfließen, basierend auf Anwendungsfällen und Dokumentflüssen. Ziel ist die Entwicklung umsetzungsfähiger Lösungsansätze.

5. Betrachtung der Wirtschaftlichkeit

Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgt als fünfter Schritt: Welche Alternativen gibt es und was ist machbar? Welche Einsparungen lassen sich durch die Umsetzung der E-Rechnungspflicht (also einer rein elektronischen Bearbeitung von Rechnungen in strukturierten Formaten) überhaupt erzielen? Dann erst erfolgt die Auswahl der wirtschaftlich rentabelsten Option.

6. Auswahl passender Software

Um eine zukunftsfähige Software, die alle Szenarien abbilden kann, ausfindig machen zu können, benötigt man gute Marktkenntnisse. Ein Ausschreibungsverfahren mit allen Anforderungen ist daher sinnvoll sowie die Bewertung und Priorisierung der eingehenden Angebote anhand einer Bewertungsmatrix.

7. Fachkonzeption

Hier geht es anschließend an die detaillierte Umsetzungsplanung. Inhalte und Funktionen der Software werden exakt aufgestellt.

8. Softwareeinführung

Unter Berücksichtigung fachlicher und organisatorischer Aspekte wird die Einführung der neuen Gesamtlösung vorbereitet. Dies umfasst die Konzipierung des Software-Roll-outs, die Vorbereitung von Schulungen und Usability-/Akzeptanz-Test sowie den Entwurf eines Change-Management-Konzepts.

9. Technische Einführung

Dieser Punkt beschäftigt sich mit der Einführung der Softwarelösung, Einweisung der fachlichen Administrator:innen sowie dem Onboarding der Key User. Zu diesem Zeitpunkt finden auch die bereits vorbereiteten Tests statt und der Support läuft an.

10. User Trainings

Für alle Beschäftigten, die mit der Rechnungsbearbeitung befasst sind, bieten sich technische Schulungen an, die zu einem besseren Verständnis der Software und ihrer Funktionsweise beitragen. Daher sind die Key User zu identifizieren und anzusprechen, Schulungsunterlagen und Leitlinien müssen erstellt, die Schulungen nachbereitet werden.

11. Vorbereitung von Dokumentationen

Jedes Projekt sollte mit einer Verfahrensdokumentation beschrieben und dokumentiert werden. Dies bedeutet, dass alle Prozesse und Systeme einbezogen werden müssen. Welche Inhalte dies im Einzelnen umfasst und was genau beschrieben werden muss, gilt es zu ermitteln, gut vorzubereiten und dann umzusetzen.

12. Planung von Kommunikationsmaßnahmen

Den Abschluss des 12-Punkte-Plans für das E-Invoicing bildet schließlich ein Kampagnenmanagement, das die Planung und Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen mit externen Stakeholdern umfasst. Dazu gehört, Lieferanten zu informieren und zu koordinieren, so dass diese in der Lage sind, valide E-Rechnungen zu erstellen.

Besser jetzt starten

Der 12-Punkte-Baukasten zeigt: Um der E-Rechnungspflicht Genüge zu tun, braucht es mehr als nur die Anschaffung einer neuen Software. Vielmehr ist es ein umfangreiches Projekt, dass tief in die IT-, organisatorischen und kulturellen Prozesse eines Unternehmens eingreift. Deshalb empfiehlt es sich, besser frühzeitig zu starten als zu spät. Das erwartete Projektvolumen wird geschätzt in den nächsten fünf Jahren enorm hoch sein – demgegenüber stehen derzeit nur wenige Anbieter, die in der gebotenen fachlichen Tiefe unterstützen können.

Informieren Sie sich auch ausführlich und detailliert zum 12-Punkte-Baukasten für das E-Invoicing in unserer Webinar-Aufzeichnung mit BearingPoint.