Die manuelle Rechnungsbearbeitung war schon immer eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, dass erfahrene Mitarbeiter in der Buchhaltung, die alle Kontierungsregeln auswendig kannten, in den Ruhestand gehen, während neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. Der Fachkräftemangel verschärft diese Situation zusätzlich. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel – sie kann Schritte im Rechnungsfreigabeprozess optimieren, Entscheidungsunterstützung bieten und die Effizienz erheblich steigern.

KI-gestützte Automatisierung

In der SAP-integrierten Rechnungsbearbeitung nutzt xSuite den Prediction Server zur Unterstützung dieses Prozesses. Basierend auf KI liefert dieser Server verschiedene Vorschläge zur Unterstützung der Bearbeitung:

• Kontierung (Kombination aus Sachkonto & Kostenstelle)
• Nur Sachkonto
• Nur Kostenstelle
• Auswahl des Benutzers für die Freigabe
• Auswahl des Benutzers für die Vervollständigung
• Innenauftrag
• Buchungskreis
• Kreditor

In der Praxis hat sich die Kontierung – insbesondere Sachkonten und Kostenstellen – als die wichtigste Vorschlagsfunktion erwiesen. Unsere Kunden nutzen diese Funktionalität am häufigsten.

Effizienzgewinne durch KI-gestützte Vorschläge

Ein erfahrener Buchhalter kennt viele Kontierungsdetails auswendig, doch die Weitergabe dieses Wissens ist nicht immer möglich. Hier setzt die KI an: Der Prediction Server analysiert Rechnungsdaten, extrahiert relevante Informationen aus Buchungen und Workflows und generiert auf Basis dieser Daten automatische Vorschläge. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert Fehler.

Unternehmen profitieren von der KI-gestützten Automatisierung auf mehreren Ebenen:

• Schnellere Rechnungsbearbeitung: Die KI übernimmt einen erheblichen Teil der manuellen Kontierung.
• Reduzierte Arbeitsbelastung für Kreditorenbuchhaltungsteams: Mitarbeiter können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
• Geringere Fehlerquote: Automatisierte Vorschläge basieren auf historischen Daten und Wahrscheinlichkeiten.
• Einfacheres Onboarding: Besonders neue Mitarbeiter profitieren von der KI-Unterstützung.

Technische Implementierung und Integration

Der Prediction Server arbeitet als Deep-Learning-Modell unter Verwendung neuronaler Netze. So funktioniert es: Daten aus der Dokumentenerfassung werden nicht nur an das SAP-System zur Verarbeitung gesendet, sondern parallel auch an den Prediction Server. Dort werden die Dokumente und Buchungen analysiert, bevor die generierten Vorschläge zurück an das SAP-System übermittelt werden.

Zukunftsperspektiven: Über die Kontierung hinaus

Diese Vorschlagsfunktionen sind nicht die Endstufe der KI-Implementierung. Es gibt viele weitere Anwendungsfälle für KI in der Rechnungsbearbeitung, wie z. B. Anomalieerkennung, Predictive Analytics und Modelle zur Prognose von Zahlungskonditionen. Unser langfristiges Ziel ist es, die Bearbeitung von FI-Rechnungen (ohne Bestellbezug) in SAP zu automatisieren und eine Hintergrundbuchung ähnlich wie bei MM-Rechnungen zu ermöglichen.

Fazit: Intelligente Automatisierung als Schlüssel zur Effizienz

Mit dem Prediction Server erreicht die automatisierte Kontierung ein neues Niveau. Unternehmen können durch KI-gestützte Vorschläge Zeit und Ressourcen sparen, Fehler minimieren und ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse optimieren. Die Zukunft der Rechnungsbearbeitung mit xSuite liegt in der intelligenten Automatisierung, und der Prediction Server ist ein entscheidender Schritt in diese Richtung.