Was gilt 2026 als E-Rechnung – und was nicht?

Als E-Rechnung gilt eine strukturierte Rechnungsdatei, die der europäischen Norm EN 16931 unterliegt. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD, außerdem PEPPOL BIS Billing. Word, Excel, PDF und Bilddateien gelten nach § 14 Abs. 1 UStG als sonstige Rechnung. Maßgeblich ist das Umsatzsteuergesetz, das BMF-Schreiben nimmt lediglich zum Verfahren Stellung.

Bei ZUGFeRD, einem PDF mit eingebetteter XML, ist die XML die eigentliche Rechnung. Das PDF dient nur der Ansicht.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 €. Quelle: Webinar 1.

Wann ist eine E-Rechnung konform – und wer entscheidet das?

Konform ist eine E-Rechnung, wenn sie technisch verarbeitbar ist und der EN 16931 entspricht. Geprüft wird in Stufen, die aufeinander aufbauen.

Der Unterschied zwischen Stufe 2 und 3 ist praktisch relevant: Im B2B muss die Rechnung nur der EN 16931 genügen. Sven Holtmann bewertet einen reinen XRechnung-Fehler im B2B deshalb nicht als Ablehnungsgrund. Er rät aber, Fehler und Warnungen zu lesen, weil sie auf Probleme bei den Pflichtangaben hinweisen können.

Eine Grauzone entsteht zwischen Stufe 2 und 4. Ein Beispiel ist die Käuferreferenz (Buyer Reference): Fehlt sie, schlagen manche Prüfungen fehl. Umsatzsteuerlich ist sie womöglich keine Pflichtangabe, wenn die Bestellnummer in einem eigenen Feld korrekt steht. Nach Aussage von Sven Holtmann ist das gesetzlich nicht sauber geklärt und wurde mehrfach an das BMF herangetragen. Die meisten Unternehmen gehen deshalb auf Nummer sicher: Sind EN 16931 und CIUS-Check grün, wird die Rechnung akzeptiert, sonst abgelehnt. Die Entscheidung bleibt beim Unternehmen.

Im Streitfall lohnt der Blick auf das Prüfwerkzeug: Welche Version der Prüfartefakte wurde eingesetzt, und prüft der Validator wirklich gegen die EN 16931 oder nur gegen das ZUGFeRD-Profil? BearingPoint empfiehlt außerdem, Rechnungen direkt beim Eingang zu validieren, bevor sie ins System übernommen werden.

Warum ist ZUGFeRD nicht gleich ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebetteter XML im Format Factur-X. Ob die Rechnung EN-16931-konform ist, entscheiden Version und Profil.

• Ab Version 2.0 kann ZUGFeRD konform sein, ältere Versionen sind es nicht.
• Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind nicht konform. Wer sie versendet, versendet sonstige Rechnungen.
• Das Profil EXTENDED kann konform sein, muss es aber nicht. Nach Angabe von Sven Holtmann hat normales ZUGFeRD rund 120 Felder, EXTENDED rund 1.200. Werden zusätzliche, eigentlich nicht vorgesehene Felder befüllt, kann die Konformität verloren gehen.
• Manche Validatoren prüfen nur gegen ZUGFeRD, nicht gegen die EN 16931, und zeigen dann fälschlich Grün.

Die mitgeschickte Visualisierung ist für den Empfänger zweitrangig, maßgeblich ist die XML. Das BMF empfiehlt, eine eigene Visualisierung aus der XML zu erzeugen. Bei gefälschten Rechnungen können XML und mitgeschickte Ansicht auseinanderlaufen. Laut Sven Holtmann lassen sich Rechnungen per KI inzwischen so detailgetreu nachbauen, dass der Unterschied optisch nicht mehr auffällt.

Was gehört in die XML – und was nicht?

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht, auch unstrukturierte Anlagen ersetzen keine Pflichtangaben.

• Anhänge wie Stundennachweise oder AGB sind erlaubt, müssen aber im strukturierten Teil eingebettet sein, technisch als Base64-Code in der XML-Datei. Manuelles Einbetten ist nicht zu empfehlen, dafür braucht es Software oder einen Dienstleister.
• Externe Links dürfen nicht mehr eingebettet werden. Aus Sicht der IT-Sicherheit ist das sinnvoll.
• Die Dateigröße setzt Grenzen, abhängig vom Anbieter. Bei xSuite liegt das Gesamtlimit inklusive aller Anlagen bei etwa 100 MB. Sehr große Dateien wie CAD-Zeichnungen gehören in einen separat vereinbarten Kanal.
• Angaben, die gesetzlich verlangt, technisch aber noch nicht strukturiert abbildbar sind, lassen sich im Freitextfeld „Invoice Note“ unterbringen. Für den Empfänger ist das unschön, nach Aussage von Sven Holtmann sichert es den Absender rechtlich ab.

Wie lässt sich Compliance nachweisen?

Mit einem Validierungsreport, der zum Zeitpunkt der Prüfung erzeugt und mit der Rechnung aufbewahrt wird. Die Aufbewahrungsfrist beträgt wie bei jeder Rechnung acht Jahre.

Der Grund: Die Prüfartefakte, gegen die validiert wird, ändern sich. Wird eine Rechnung später mit neueren Artefakten geprüft, kann sie anders bewertet werden als zum Eingangszeitpunkt. Der Report belegt den damaligen Stand.

Wie wichtig das im Alltag ist, zeigt ein Projektbeispiel aus dem vierten Webinar: Ein IT-Verantwortlicher weigerte sich, die Reports zu speichern, weil sein Archiv sonst volllaufe. Ein kurzes Gespräch mit dem CFO klärte, dass sie gespeichert werden.

Zusätzlich muss die Rechnung lesbar bereitgestellt werden. Die XML allein gilt laut BMF nicht als lesbare Bereitstellung, weder für den Steuerprüfer noch praktisch für die Buchhaltung. Es braucht eine Visualisierung.

Den Rahmen setzen die GoBD. Die Kontrollziele, die BearingPoint im Webinar nannte, reichen von der Nachvollziehbarkeit, vorwärts und rückwärts von der Buchung zum Beleg, über Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Authentizität bis zu Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Verkehrsfähigkeit.

Was tun, wenn Lieferanten Felder weglassen oder zweckentfremden?

Meist hilft nur das Gespräch mit dem Lieferanten. Technische Workarounds lösen einzelne Muster, ersetzen aber keine saubere Rechnungsstellung.

Typisch ist die fehlende Bestellnummer: Sie ist ein optionales Feld und steht oft nur im PDF, nicht in der XML. Ein Beispiel aus der xSuite-Praxis betrifft die Kostenstelle. In PDF-Rechnungen stand sie bei allen Lieferanten im gleichen Muster, nach der Umstellung auf E-Rechnung schrieben sie die Lieferanten in unterschiedliche Freitextfelder. Ist die Bestellnummer steuerlich keine Pflichtangabe und die Rechnung EN-16931-konform, muss sie akzeptiert werden. Die Zuordnung bleibt dann manuelle Arbeit beim Empfänger.

Was in der Praxis hilft:

1. Vorwurfsfrei nachfragen, warum eine Angabe fehlt, und Unterstützung anbieten. Nach Erfahrung der BearingPoint-Berater stellen Lieferanten früher oder später korrekte Rechnungen, wenn sie ihr Geld erhalten wollen. Sie bevorzugen das Gespräch gegenüber Druck.
2. Mit den größten Lieferanten beginnen, die den Großteil des Rechnungsvolumens ausmachen.
3. Per Rundschreiben oder Formular festlegen, welches Feld mit welcher Information zu befüllen ist.
4. Technisch nach Mustern suchen: SAP-Bestellnummern bestehen häufig aus zehn Ziffern und beginnen mit 45. So lassen sich Angaben auch in Freitextfeldern finden.

Eine Grenze gibt es: Wird die Ausnahme zur Regel, geht die Transparenz verloren, warum eine Rechnung so oder so gelaufen ist.

E-Mail oder PEPPOL: Wie kommt die E-Rechnung zum Empfänger?

Der Übertragungsweg ist im deutschen B2B nicht vorgeschrieben. Nur gedruckte Post scheidet aus. In der Praxis dominiert die E-Mail.

• Im B2G sind Portale wie OZG-RE und Service-BW verpflichtend.
• Die E-Mail gilt als fehleranfällig und unklar geregelt. Häufig ist offen, wer für die technische Konformität verantwortlich ist, daraus entstehen die beschriebenen Konflikte. Nach Sven Holtmann muss nicht mehr primär der Empfänger, sondern der Sender sicherstellen, dass die Rechnung technisch konform ist.
• PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk, das auch in Deutschland nutzbar ist und in Belgien verpflichtend. Es hat ein Henne-Ei-Problem: Ist der Empfänger dort nicht registriert, muss der von ihm bevorzugte Kanal genutzt werden, meist die E-Mail.
• Wer über PEPPOL versendet, sollte mit großen Kunden abstimmen, welcher Identifikator verwendet wird, etwa Bestellreferenz, Vertrags- oder Projektnummer. Das senkt den Klärungsbedarf auf beiden Seiten.

Ob und wann Deutschland einen einheitlichen Übertragungsweg vorgibt, ist offen.

Wo stehen Unternehmen – und wie gelingt der Projektstart?

In zwei Umfragen unter Webinar-Teilnehmern hatten rund 70 % der Antwortenden den Ausgang bereits umgesetzt oder in Umsetzung (72 % beziehungsweise 68 %).

Quelle: Umfragen unter Teilnehmern der xSuite E-Invoicing weeks 3.0, Frage: „Ab 2027 wird der Versand von E-Rechnungen im B2B Pflicht. Wo steht Ihr Unternehmen beim Thema E-Rechnung?“ Die Stichproben sind klein, nicht repräsentativ und können sich überschneiden. Die Antwortenden stammen überwiegend aus Unternehmen mit 250 bis 4.999 Mitarbeitern (58 % beziehungsweise 59 %).

Für den Projektstart nannte BearingPoint vier Einstiegsfragen:

1. Wie sieht der Empfang aus: Können E-Rechnungen neben Papier und PDF empfangen werden?
2. Wie steht es um den Versand: Besteht eine Verpflichtung, und lässt sich eine fehlerfreie E-Rechnung erzeugen?
3. Läuft die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen medienbruchfrei weiter?
4. Lässt sich revisionssicher archivieren, und zu welchem Zeitpunkt?

Vor dem Kickoff sollten außerdem Rechnungsmengen, Formate, Empfangswege (Funktionspostfach, Portal, Papier) und Sonderfälle geklärt sein. Sven Holtmann beschreibt das Zielbild als Change-Prozess im Accounting, eingehend wie ausgehend, und nicht als rein technische Umstellung. Dazu gehören laut BearingPoint auch Verfahrensdokumentation, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und die Einbindung der Lieferanten.

Was kommt nach 2028?

Mittelfristig zielt die EU auf eine digitale Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden. Wie Deutschland das umsetzt, steht nicht fest.

• Deutschland: Das BMF-Schreiben nennt ein künftiges Meldeverfahren (CTC), aber weder Verfahren noch Termin. Sven Holtmann geht davon aus, dass es um 2028 definiert wird.
• EU: Laut Ecosio, dem Partner des zweiten Webinars, hat der Rat die ViDA-Reform im März 2025 verabschiedet. Ab 1. Juli 2030 gelten die Meldepflichten (Digital Regulatory Reporting). Bis Juli 2035 sollen Mitgliedstaaten mit nationalen Echtzeit-Meldepflichten ihre Systeme anpassen.
• Formate: Die EN 16931 liegt in einer erweiterten Version 2 vor, etwa mit mehreren Bestellungen je Position, abweichenden Lieferorten und bereits geleisteten Zahlungen. Die KoSIT will XRechnung 4.0 veröffentlichen, für ZUGFeRD wird ein neues Major Release erwartet.
• International: Für Unternehmen in mehreren Ländern gelten teils frühere und andere Pflichten, die Slowakei etwa führt ab Januar 2027 die Pflicht für inländische B2B- und B2G-Rechnungen ein. Einen Überblick gibt die Aufzeichnung von Webinar 2.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Müssen Unternehmen alle EN-16931-konformen Formate empfangen können?

Ja. Gesetzlich muss jedes EN-16931-konforme Format akzeptiert werden, unabhängig vom Format. Beim Versand kann ein Format gewählt werden; das BMF-Schreiben sieht vor, das Format zwischen Sender und Empfänger abzustimmen. Wie konsequent die Annahme ab 2028 geprüft wird, ist noch offen.

Darf ein Empfänger ZUGFeRD EXTENDED ablehnen und ein anderes Profil verlangen?

Nicht allein wegen des Profils. Wer ZUGFeRD technisch empfangen kann, kann alle Profile verarbeiten, und jede EN-16931-konforme Rechnung muss akzeptiert werden. Entspricht die Rechnung jedoch nicht der EN 16931, darf auf die Nichtkonformität hingewiesen und eine Korrekturrechnung verlangt werden.

Ist eine Rechnung fehlerhaft, wenn die Bestellnummer nur im PDF steht und nicht in der XML?

Maßgeblich ist die XML. Steht die Bestellnummer nur im PDF, gilt sie als nicht vorhanden. Ist sie steuerrechtlich keine Pflichtangabe und die Rechnung EN-16931-konform, muss die Rechnung dennoch akzeptiert werden. Die Zuordnung bleibt dann manuelle Arbeit beim Empfänger. Hilfreich ist das Gespräch mit dem Lieferanten.

Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung korrekt gespeichert?

Gespeichert wird der Originaleingang, also die ZUGFeRD-Datei mit der eingebetteten XML.

Bleiben EDI-Verfahren nach 2027 zulässig?

EDI-Verfahren bleiben gültig, wenn sie der EN 16931 genügen und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben extrahierbar sind. Das sollte ein spezialisierter Steuerdienstleister prüfen und in der Verfahrensdokumentation festhalten.

Was ist bei einem EN-16931-Fehler zu tun?

Üblich ist, eine Rechnungskorrektur anzufordern und den Validierungsreport mitzuschicken. Die Korrektur muss wieder als XML erfolgen. Ein strukturiertes Ablehnungsformat gibt es in Deutschland bislang nicht; die Ablehnung läuft in der Regel per E-Mail mit Hinweis auf den Fehler.

Wer stellt das Prüfprotokoll bereit?

In der Regel der eingesetzte Dienstleister beziehungsweise die eingesetzte Software. xSuite erstellt das Protokoll bei Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Welche Rechnungen benötigen keine E-Rechnung?

Kleinbetragsrechnungen unter 250 € benötigen keine E-Rechnung. Hier bleibt Papier weiterhin möglich.