Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2026 sein drittes Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht. Die Kurzfassung: Die Fristen bleiben, ein Bußgeld droht zwar nicht, aber Fehler bei der E-Rechnung können den Vorsteuerabzug gefährden, und eingebettete Anlagen werden zur Aufgabe für den Rechnungseingang.

Einordnung

Das Schreiben ist eine Ergänzung, keine Neuregelung. Die E-Rechnungspflicht steht im Umsatzsteuergesetz (§§ 14, 14a UStG, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG). Das BMF ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE).

Das Wichtigste in Kürze

• E-Rechnungspflicht startet wie geplant 2027 bzw. 2028: Ab 01.01.2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 grundsätzlich auch für die übrigen Unternehmen.
• Keine zusätzliche Schonfrist ab 2027: Die Nichtbeanstandung bis 31.12.2026 betrifft nur E-Rechnungen, die bereits 2026 ausgestellt werden und noch nicht alle zusätzlichen Vorgaben des neuen BMF-Schreibens erfüllen. Wer ab 01.01.2027 zur E-Rechnung verpflichtet ist, muss ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen. Für die übrigen Unternehmen gilt die Pflicht grundsätzlich ab 01.01.2028.
• Kein Bußgeld, aber Vorsteuer-Risiko: Eine sonstige Rechnung statt einer verpflichtenden E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Für den Empfänger ist sie jedoch keine ordnungsgemäße Rechnung. Dadurch kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
• Nicht jeder Geschäftsregelfehler führt dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt: Ein Geschäftsregelfehler ohne Formatfehler steht der Einstufung als E-Rechnung nicht zwingend entgegen. Entscheidend ist, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig enthalten sind.
• Anhänge werden relevanter: Bei Endrechnungen, Bauleistungen und Bruttopreisrechnungen lässt das BMF unter bestimmten Voraussetzungen Angaben in eingebetteten Anlagen zu, teils befristet.
• Weitere Praxiserleichterungen: Dazu gehören unter bestimmten Voraussetzungen ein allgemeiner Hinweis auf Rabattvereinbarungen, die Korrektur per Gutschrift des Leistungsempfängers und einfachere Klärung der Unternehmereigenschaft im Massengeschäft.

Gibt es eine Aussetzung? Fristen und Nichtbeanstandung im Überblick

Nein. Die Fristen aus dem Umsatzsteuergesetz bleiben unverändert. Das BMF sieht lediglich für bestimmte Sachverhalte befristete Nichtbeanstandungsregelungen vor. Die wichtigsten Daten:

Tabelle: Fristen der E-Rechnungspflicht in Deutschland, Stand 06.11.2026

Drohen Bußgelder oder Vertragsstrafen?

Kurz gesagt: kein Bußgeld, aber Folgen für den Vorsteuerabzug und möglicherweise aus Ihren Verträgen.

Keine Ordnungswidrigkeit

Das BMF stellt klar: Stellt ein Unternehmen eine sonstige Rechnung (z. B. PDF oder Papier) aus, obwohl es eine E-Rechnung ausstellen müsste, ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Für diesen Verstoß droht damit kein Bußgeld nach dieser Vorschrift.

Was das für den Vorsteuerabzug bedeutet

Keine Ordnungswidrigkeit heißt nicht: keine Folgen. Eine sonstige Rechnung, die entgegen der gesetzlichen Pflicht ausgestellt wird, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Für den Rechnungsempfänger kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Für Ihren Rechnungseingang heißt das: Ab 2027 sollten Sie festgelegt haben, wie Ihr Team mit PDF-Rechnungen von Lieferanten umgeht, die bereits zur E-Rechnung verpflichtet sind.

Vertragsstrafen sind eine Frage Ihrer Verträge

Das BMF-Schreiben behandelt die umsatzsteuerliche Anwendung, nicht die vertraglichen Beziehungen zwischen den Parteien. Ob Vertragsstrafen, Abzüge oder Zahlungsverzögerungen drohen, ergibt sich aus Ihren Verträgen und AGB. Das Schreiben verweist selbst mehrfach auf zivilrechtliche Vereinbarungen zwischen den Parteien. E-Rechnungsanforderungen können zudem vertraglich vereinbart sein. Prüfen Sie deshalb Ihre Rahmenverträge und AGB mit Ihrer Rechtsberatung.

Geschäftsregelfehler sind keine Formatfehler

In unserem September-Webinar der xSuite E-Invoicing Weeks war genau das die offene Frage: Was tun, wenn eine Rechnung technisch lesbar ist, aber eine Geschäftsregel der EN 16931 verletzt, etwa weil die Buyer Reference fehlt? Das BMF bestätigt und präzisiert jetzt die bereits 2025 angelegte Unterscheidung.

Für die umsatzsteuerliche Beurteilung ist die technische Sicht nicht allein maßgeblich. Ein Geschäftsregelfehler ohne Formatfehler steht der Einstufung als E-Rechnung grundsätzlich nicht entgegen. Entscheidend ist insbesondere, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig enthalten sind. Die Fehlerart entscheidet also, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt:

Tabelle: Fehlerarten bei der E-Rechnung und ihre umsatzsteuerliche Folge

Alle Neuerungen im Überblick

Das BMF klärt elf Praxisfragen. Viele bringen Erleichterungen, drei davon mit festem Enddatum.

Tabelle: Neuerungen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Stand 06.11.2026

Eingebettete Anlagen gewinnen an Bedeutung

Der UStAE ersetzt an mehreren Stellen „enthalten“ durch „eingebettet“. Wo ergänzende Unterlagen zur Erfüllung dieser Regelungen herangezogen werden, verlangt das BMF einen in die E-Rechnung eingebetteten Anhang. Für den Rechnungseingang heißt das: Eingebettete Anlagen müssen zuverlässig mit der E-Rechnung verarbeitet, geprüft und aufbewahrt werden.

Was heißt das für Ihr Team?

Der Schwerpunkt verschiebt sich von „Ist das XML valide?“ zu „Sind die Pflichtangaben vollständig?“. Wer seine Prozesse jetzt darauf ausrichtet, reduziert Rückfragen mit Lieferanten und erkennt Risiken bei der Rechnungsprüfung früh.

Für Accounts Payable und Finance

• Umgang mit PDF-Rechnungen festlegen: Klären Sie mit Ihrer Steuerabteilung, wie Ihr Team mit PDF- oder Papierrechnungen von Lieferanten umgeht, die ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet sind. · vor 01.01.2027
• Ablehnungslogik überprüfen: Werden EN-16931-Verletzungen bislang pauschal abgelehnt, sollte die Logik angepasst werden. Bei Formatfehlern liegt keine E-Rechnung vor. Bei Geschäftsregelfehlern ist zu prüfen, ob Pflichtangaben betroffen sind. Stimmen Sie die Regel mit Ihrer Steuerabteilung ab. · vor 01.01.2027
• Anlagen in den Workflow integrieren: Leistungsverzeichnisse, Stundennachweise und Teilzahlungsaufstellungen können unter den jeweils genannten Voraussetzungen als eingebettete Anlagen kommen. Ihr Team muss sie im Beleg sehen, prüfen und ordnungsgemäß aufbewahren können. · jetzt
• Freitextfelder lesen: Bei Endrechnungen können Details zu Teilzahlungen bis zum 30.06.2030 im Feld BT-22 oder in einer eingebetteten Anlage stehen. Beides muss bei der Prüfung berücksichtigt werden.. · bis 2030 relevant
• Korrekturprozess festlegen: Die Korrektur per Gutschrift des Empfängers ist ausdrücklich möglich, mit vorheriger Vereinbarung und eindeutigem Bezug zur Ursprungsrechnung. · jetzt

Für Rechnungsausgang und IT

• Rechnungsarten inventarisieren: Abschlags- und Endrechnungen, Bauleistungen, Bruttopreise, Gutschriften und Korrekturen brauchen je eigene Mapping-Regeln. · vor 01.01.2027
• KoSIT/FeRD-Zuordnungstabelle als Referenz nutzen: Sie ordnet die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben den entsprechenden BT-Feldern zu. · jetzt
• Anlagen automatisiert einbetten: Wo ergänzende Unterlagen Teil der E-Rechnung sein müssen, sollten sie automatisiert eingebettet und verarbeitet werden. · vor 01.01.2027
• Release-Fähigkeit einplanen: Formatversionen und Validierungsregeln entwickeln sich weiter. Planen Sie Update- und Release-Fähigkeit fest ein. · laufend

Worauf es bei E-Invoicing-Software jetzt ankommt

Aus dem BMF-Schreiben ergeben sich konkrete Anforderungen an Ihre Software. Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen.

Tabelle: Anforderungen an E-Invoicing-Software nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Über 1.600 Kunden in mehr als 60 Ländern setzen bereits erfolgreich auf xSuite.

Ausblick: Die Regeln bewegen sich weiter

Ein Satz im Schreiben verdient Aufmerksamkeit: Das BMF kündigt an, die E-Rechnungsregelungen mit Blick auf die künftigen Anforderungen des Meldesystems zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Für Ihre Planung heißt das: Setzen Sie auf Prozesse und Software, die Änderungen aufnehmen, ohne dass jedes Mal ein neues Projekt entsteht.

FAQ zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Verschiebt das BMF-Schreiben die E-Rechnungspflicht?

Nein. Die Fristen stehen im Umsatzsteuergesetz und bleiben unverändert: Die Ausstellungspflicht gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 grundsätzlich auch für die übrigen Unternehmen. Das BMF-Schreiben enthält nur befristete Erleichterungen für einzelne Rechnungsarten.

Gibt es ein Bußgeld, wenn ich statt einer E-Rechnung eine PDF-Rechnung versende?

Laut BMF ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Eine entgegen der Pflicht ausgestellte PDF-Rechnung ist aber keine ordnungsgemäße Rechnung. Für den Rechnungsempfänger gefährdet sie den Vorsteuerabzug.

Ist eine E-Rechnung mit Geschäftsregelfehler noch eine E-Rechnung?

Umsatzsteuerlich grundsätzlich ja, solange kein Formatfehler vorliegt und die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig sind.

Muss ich E-Rechnungen mit Geschäftsregelfehler ablehnen?

Nicht pauschal. Eine E-Rechnung mit Geschäftsregelfehler bleibt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine E-Rechnung, solange kein Formatfehler vorliegt. Entscheidend ist, ob eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist. Stimmen Sie Ihre Ablehnungslogik mit Ihrer Steuerabteilung ab.

Was muss ich als Rechnungsempfänger ab 2027 beachten?

Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Erhalten Sie von solchen Lieferanten weiterhin PDF- oder Papierrechnungen, sind diese nicht ordnungsgemäß, und Ihr Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. Legen Sie fest, wie Ihr AP-Team damit umgeht.

Was ist eine eingebettete Anlage bei der E-Rechnung?

Eine eingebettete Anlage ist ein Dokument, das direkt in die E-Rechnungsdatei integriert ist, etwa ein Leistungsverzeichnis oder ein Stundennachweis. Das BMF verlangt für mehrere Erleichterungen diese Einbettung statt einer separaten Datei. Der Rechnungseingang muss solche Anlagen anzeigen, prüfen und aufbewahren können.

Müssen Stundennachweise in den strukturierten Teil der E-Rechnung?

Nein. Leistungsart, -umfang, -gehalt und gegebenenfalls -ort gehören in den strukturierten Teil. Eine weitergehende Aufschlüsselung von Stundennachweisen, die für die Kontrollfunktion nicht erforderlich ist, darf in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden.

Was gilt für E-Rechnungen, die bis Ende 2026 ausgestellt werden?

Entsprechen sie den BMF-Schreiben von 2024 und 2025, aber nicht den neuen Zusatzvorgaben, werden sie bis 31.12.2026 nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Nächster Schritt: Ihre E-Rechnungs-Roadmap

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Quellen

• BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Geschäftszeichen III C 5 – S 7287-a/00019/021/017: Volltext beim BMF (PDF)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und vom 15.10.2025 (BStBl I S. 1806)
• KoSIT/FeRD: Zuordnungstabelle umsatzsteuerliche Pflichtangaben zu BT-Feldern
• §§ 14, 14a, 26a, 27 Abs. 38 UStG

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an Ihre Steuer- oder Rechtsberatung.