In den letzten Jahren wurden in zahlreichen Ländern weltweit staatliche Initiativen zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung gestartet. Einige setzen auf Anreize und Sensibilisierungskampagnen, andere auf regulatorische Vorgaben. Die von der EU im November 2024 verabschiedete Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt beispielsweise darauf ab, die bestehende Mehrwertsteuerrichtlinie zu modernisieren und grenzüberschreitende Hürden wie lokale MwSt.-Registrierungen zu überwinden. Gleichzeitig haben verschiedene EU-Staaten bereits eigene Regelungen eingeführt oder sind dabei, dies zu tun.

Unternehmen, die sich noch auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnung vorbereiten müssen, sind gut beraten, dies strukturiert anzugehen.

Dieser Blogbeitrag gibt Einblicke, wie Sie sich am besten auf die neue Gesetzgebung vorbereiten, und zeigt, warum verpflichtende elektronische Rechnungen nicht nur eine große Belastung sind – sondern auch eine große Chance.

Eine Möglichkeit, die neue Technologie umzusetzen, besteht darin, eine Infrastruktur zu schaffen, in der Rechnungen in einem technischen Format (vor allem XML) über E-Netzwerk-Portale oder direkt über Steuerbehörden an die Empfänger übermittelt werden. Dort wird die Mehrwertsteuer beim Versand der Rechnung unmittelbar für die Voranmeldung erfasst (Continuous-Transaction-Control-Modell).

Unsere Softwarelösung unterstützt diesen Ansatz. Daher empfehlen wir unseren Kunden, ihr E-Invoicing-Projekt anhand des folgenden 6-Schritte-Vorgehens umzusetzen:

Schritt eins: Vorbereitung

Zunächst müssen Unternehmen ein Projektteam zusammenstellen, das alle betroffenen Fachbereiche berücksichtigt. Das heißt: alle, die am Rechnungseingang und -ausgang beteiligt sind, die IT-Abteilung sowie Experten im (Steuer-)Recht.

In diesem ersten Schritt sollten Sie die rechtlichen Anforderungen, die bestehenden Prozesse für den Rechnungseingang und -ausgang, die entstehenden Kosten sowie prüfen, ob bereits eine entsprechende Workflow-Lösung für die Rechnungsverarbeitung vorhanden ist. Auch der Automatisierungsgrad ist ein wichtiger zu berücksichtigender Faktor. Dabei geht es um Fragen wie: Nutzen die aktuellen Systeme modernste Technologie, und kann Software von Drittanbietern eingesetzt werden? Weitere Prüfpunkte sind unter anderem, ob Lieferanten und Kunden bereits E-Rechnungen senden oder empfangen können (Analyse der Kreditoren-/Debitorenseite).

Schritt zwei: Wie ist die aktuelle Situation?

Hier analysieren Sie den Status quo. Bieten die Input- und Output-Prozesse Verbesserungspotenzial, und wo lassen sich mit E-Billing Kosten sparen? Welche Einsparpotenziale können Sie erschließen, wenn Sie Anwendungen für das Input-/Output-Management in die Cloud verlagern? Gibt es eine Debitoren-/Kreditorenstrategie? Müssen Sie Kunden davon überzeugen, E-Rechnungen zu akzeptieren, und mit Lieferanten vereinbaren, ihre Rechnungen in diesem Format einzureichen? Haben einige von ihnen ihre Systeme bereits vollständig umgestellt oder plant einer Ihrer Kunden/Lieferanten dies? Laut der Management- und Technologieberatung BearingPoint kann ein erster Return on Investment für die E-Invoicing-Lösung (geschätzt auf weniger als sechs Monate) bereits erreicht werden, sobald alle Informationen vorliegen.

Schritt drei: Welche Software sollten Sie wählen?

Ein Anforderungskatalog mit allen Analyseergebnissen und weiteren Projektinformationen hilft dabei, die passende Software bzw. den passenden Softwarehersteller für Rechnungsversand, -empfang und -verarbeitung zu finden und auszuwählen. Er enthält außerdem Informationen dazu, welche Länder, Portale und Formate benötigt werden, welche (ERP-)Systeme zu integrieren sind, wie die Systemarchitektur aussehen muss und welche konkreten fachlichen Anforderungen gelten. Auch das Länder-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie dieses an Systeme angebunden ist, ist relevant. Letztlich sollte ein E-Invoicing-Projekt eine rein technische/rechtliche Initiative sein, die einen einzigen neuen Input-/Output-Kanal bereitstellt.

Schritt vier: Jetzt geht’s an die Planung

Für den Erfolg des Implementierungsprojekts zur E-Rechnung ist internes Projektmarketing erforderlich. Schließlich bringt es viele Veränderungen mit sich, die nicht unterschätzt werden sollten. Das Projekt muss intern kommuniziert werden, und weitere individuelle Anforderungen sind zu identifizieren. In dieser Phase wird das Projektteam funktionsübergreifend erweitert. Anschließend wird das Projekt offiziell mit einem Kick-off-Event gestartet, das dazu dient, Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Schritt fünf: Wir setzen das Projekt um

In enger Abstimmung mit allen beteiligten internen Abteilungen geht unsere neu eingeführte E-Invoicing-Lösung für Inbound- und Outbound-Prozesse schließlich live.

Die Lösung, die wir unseren Kunden für diese Prozesse anbieten, heißt „xSuite electronic Document Network Adapter“ (xSuite eDNA). Sie wird vollständig in der Cloud betrieben. Dadurch werden lange Implementierungszeiten, die auf einem Capture-Prozess basieren, der eingerichtet und trainiert werden muss, überflüssig. Im Grunde müssen Sie lediglich die Cloud-Lösung mit dem ERP-(SAP-)System Ihres Unternehmens verbinden. Die Rechnungen werden dann in erster Linie über ein Netzwerk (die derzeit in Europa am häufigsten genutzte Lösung ist Peppol) geroutet, bevor sie an unsere xSuite-eDNA-Rechnungsplattform gesendet werden. Diese Plattform wandelt die heterogenen eingehenden Dokumente in ein standardisiertes Format um, das der nachgelagerte Workflow für den Rechnungseingang direkt und nahtlos verarbeiten kann.

Technisch gesehen ist eine Validierung nicht mehr erforderlich, da der Adapter dies ebenfalls übernimmt. Für Debitorenvorgänge übernimmt eDNA das „Drucken“ von Ausgangsrechnungen, indem aus den bereitgestellten Rechnungsdaten eine rechtlich gültige Rechnung erstellt wird. Der Adapter sendet diese anschließend über das bevorzugte Netzwerk (Portale, Steuerbehörden und künftig auch per E-Mail) an den Empfänger und gibt sie gleichzeitig zur Archivierung an die Buchhaltung zurück.

Schritt sechs: Go-live der Lösung

In diesem Schritt wird das Live-System analysiert, um festzustellen, ob zusätzliche Softwarefunktionen erforderlich sein könnten, um beispielsweise neue E-Rechnungsformate zu verarbeiten. Dazu gehört auch die Prüfung, ob relevante neue Produktfeatures verfügbar sind. Idealerweise werden Probleme ohne Verzögerung an den Serviceprovider gemeldet.

Fazit

Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, dass E-Invoicing in Zukunft unverzichtbar sein wird. IT- und Rechtsabteilungen stehen vor neuen, entscheidenden Aufgaben – ein strukturierter und durchdachter Ansatz ist daher das Gebot der Stunde. Vor allem eines muss betont werden: Konzentrieren Sie sich auf die Chancen, die diese Innovationen bieten: Geschäftsprozesse durch optimierte Workflows absichern, Aufwand minimieren, Kosten senken und die Qualität steigern.