Da Unternehmen zunehmend die Digitalisierung vorantreiben, entwickelt sich der Einkauf zu einer strategischeren Funktion. Insbesondere der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess bietet erhebliches Automatisierungspotenzial – wodurch Möglichkeiten zur effizienteren Ressourcennutzung und zur Messbarmachung des Wertbeitrags des Einkaufs erschlossen werden. Doch wie lässt sich Erfolg aussagekräftig bewerten? Die Antwort liegt in den richtigen Key Performance Indicators (KPIs).

Warum Beschaffungs-KPIs wichtig sind

KPIs dienen Führungskräften im Einkauf als Kompass. Sie unterstützen dabei, den Prozessreifegrad zu bewerten, den ROI von Automatisierungsinitiativen zu messen und datengestützte strategische Entscheidungen zu treffen. Insbesondere innerhalb des P2P-Prozesses tragen KPIs dazu bei, Engpässe zu identifizieren, die Transparenz zu erhöhen und die Akzeptanz neuer Technologien zu fördern.

Laut einer Umfrage eines globalen Marktforschungsunternehmens nannten 83 % der Befragten die Durchlaufzeit – von der Anforderung bis zur Bestellung – als wichtigste Kennzahl zur Bewertung der Einkaufsleistung. Andere Metriken sind jedoch ebenso entscheidend.

Die drei wichtigsten Beschaffungs-KPIs

1. Durchlaufzeit von der Anforderung bis zur Bestellung
Dieser KPI misst die Zeit von der Erstellung einer Bestellanforderung bis zur Ausstellung einer Bestellung. Er spiegelt direkt die Effizienz und den Automatisierungsgrad im P2P-Prozess wider. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten weniger manuelle Schritte, schnellere Genehmigungen und eine verbesserte Benutzererfahrung – was dem gesamten Unternehmen zugutekommt.

2. Prozentsatz der Transaktionen über E-Kataloge
43 % der Unternehmen verfolgen den Anteil der Gesamtausgaben, die über elektronische Kataloge abgewickelt werden. Dieser KPI gibt Aufschluss über die Akzeptanz digitaler Beschaffungstools und den Grad der Standardisierung. Eine hohe Rate deutet auf Prozesssicherheit, Compliance und einen optimierten Zugang zu bevorzugten Lieferanten hin.

3. Nachträgliche Bestellungen als Anteil der Gesamtausgaben
Dieser KPI, der ebenfalls von 43 % der Unternehmen verfolgt wird, misst, wie viele Einkäufe nachträglich – außerhalb der definierten Beschaffungsprozesse – getätigt werden. Ein hoher Prozentsatz deutet auf Schwächen in der Prozessdisziplin hin, die Transparenz, Kostenkontrolle und Lieferantenmanagement gefährden. Ziel sollte es sein, diese Zahl durch klare Richtlinien und eine nahtlose Systemintegration zu minimieren.

KPIs als Grundlage für den Automatisierungsfortschritt

Diese KPIs sind nicht nur Metriken – sie bilden die Grundlage für strategische Investitionen in Automatisierung und Technologie. Nur durch das Verständnis des aktuellen Zustands können Einkaufsteams fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob beispielsweise digitale Workflows oder KI-Lösungen sinnvoll sind.

Führende Analysten berichten, dass mehr als zwei Drittel der Einkaufsleiter gezielte Investitionen in KI, insbesondere generative KI, planen. Ohne solide Datengrundlagen und erste Schritte in der Prozessautomatisierung bleibt der Weg zu Lösungen, die echten Mehrwert generieren, jedoch oft versperrt.

Fazit: KPIs als Schlüssel zur Zukunft des Einkaufs

In einem zunehmend technologiegetriebenen Beschaffungsumfeld sind KPIs unerlässlich. Sie decken Automatisierungspotenziale auf, treiben die Prozessoptimierung voran und helfen, den strategischen Wert des Einkaufs zu demonstrieren. Einkaufsleiter, die sich auf klare, relevante Metriken verlassen, legen den Grundstein für fundierte Entscheidungen – und positionieren den Einkauf als echten Werttreiber innerhalb der Organisation.