So bereiten Sie sich auf die verpflichtende E-Rechnung vor

Die E-Rechnung wird in vielen Ländern, insbesondere in der EU, für Unternehmen verpflichtend. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um zu handeln und sich darauf vorzubereiten. Das Volumen der elektronisch in strukturiertem Format eingehenden Rechnungen wird in naher Zukunft mit Sicherheit dramatisch ansteigen. Infolgedessen werden Unternehmen technische Engpässe erleben, wenn sie keine Softwarelösung implementiert haben, die maschinenlesbare XML-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden kann.

Die Installation von Software allein reicht jedoch nicht aus. Es bedarf auch einer Reihe vorbereitender, konzeptioneller und organisatorischer Schritte, um die Einsatzbereitschaft sicherzustellen. Anhand einer 12-Punkte-Aktionsliste haben BearingPoint und xSuite aufgezeigt, wie die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung gewährleistet werden kann. Dieser Artikel erläutert die einzelnen Schritte, die Unternehmen ergreifen können, um sich frühzeitig auf ihr E-Invoicing-Projekt vorzubereiten. Dies umfasst eine Reihe von Punkten vom Kick-off-Workshop über die Ist-Analyse, Zieldefinition und Softwareauswahl bis hin zur Prozessdokumentation und Abstimmung mit Lieferanten.

1. Ausgangssituation analysieren

Die erste Aufgabe umfasst einen „Quick Scan“, um festzustellen, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf die E-Rechnung steht. Eine individuelle Checkliste hilft Ihnen dabei, diese Aufgabe zu strukturieren. Beziehen Sie Fragen ein, wie zum Beispiel, ob Ihr Unternehmen bereits E-Rechnungen empfangen kann, welche Eingangskanäle bereitgestellt werden, ob ein revisionssicheres Archivierungsverfahren vorhanden ist, ob Lieferanten bereits informiert wurden und in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, ob Sie über eine aktuelle Verfahrensdokumentation verfügen usw. Darauf sollte ein Kick-off-Workshop mit allen internen Stakeholdern folgen. Der Workshop wird allen relevanten Parteien helfen, die erforderlichen Projekt- und Planungsmaßnahmen einzuleiten.

2. Prozesszustand ermitteln

Befragen Sie relevante Personen in den betroffenen Abteilungen, um Informationen und Daten zu Ihren bestehenden Rechnungsverarbeitungs-Workflows zu sammeln und zu dokumentieren. Dies hilft Ihnen, schnell zu erkennen, wie und wo Sie den Prozess weiter optimieren können.

3. Dokumententypen identifizieren

Bei der Organisation der Rechnungsverarbeitung müssen Sie die Dokumententypen hinsichtlich Aufbewahrungs- und Löschpflichten, relevanter Vorschriften, Übertragungskanäle und Mengen identifizieren und klassifizieren.

4. Zieldefinition der Lösung erstellen

Dieser Punkt umfasst die Erstellung einer Zieldefinition, die technische Anforderungen auf Basis von Anwendungsfällen und Dokumentenflüssen einbezieht. Dies stellt sicher, dass Sie am Ende praktikable Lösungen erhalten.

5. Wirtschaftlichkeit berücksichtigen

Der fünfte Schritt umfasst eine Wirtschaftlichkeitsanalyse: Welche Alternativen gibt es und was ist machbar? Welche Einsparungen können durch die Einhaltung der E-Invoicing-Pflicht (vollständig elektronische Verarbeitung strukturierter Rechnungen) erzielt werden? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, können Sie die wirtschaftlich sinnvollste Option auswählen.

6. Geeignete Software auswählen

Es erfordert fundierte Marktkenntnisse, um eine zukunftsfähige Softwarelösung zu finden, die alle Ihre Anforderungen abdeckt. Es ist daher ratsam, eine Ausschreibung zu starten, die alle Ihre Anforderungen umfasst. Alle Angebote sollten dann anhand einer Bewertungsmatrix evaluiert und priorisiert werden.

7. Fachkonzept entwickeln

Der nächste Schritt besteht darin, den Implementierungsprozess detailliert zu planen. Dies umfasst eine präzise Auflistung der Inhalte und Funktionen der Software.

8. Software-Rollout

Bereiten Sie die Einführung der neuen Gesamtlösung unter Berücksichtigung technischer und organisatorischer Aspekte vor. Zu den Aufgaben gehören eine Software-Rollout-Strategie, die Vorbereitung von Schulungen und Usability-/Akzeptanztests sowie die Erstellung eines Change-Management-Konzepts.

9. Technische Einführung

Dies umfasst die Einführung der Softwarelösung, die Einweisung der Fachadministratoren und das Onboarding der Key User. In dieser Phase starten Sie die zuvor konzipierten Tests und nehmen den Support auf.

10. Anwenderschulung

Sie sollten allen an der Rechnungsverarbeitung beteiligten Mitarbeitern technische Schulungen zur Verfügung stellen, um ihnen zu helfen, die Software und ihre Funktionsweise besser zu verstehen. Identifizieren und sprechen Sie zunächst Key User an, erstellen Sie Schulungsunterlagen und Leitfäden und führen Sie Nachbereitungen der Schulungen durch.

11. Dokumentation vorbereiten

Um jedes Projekt ordnungsgemäß zu beschreiben und zu dokumentieren, sollten Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese Dokumentation muss alle Prozesse und Systeme umfassen. Es ist wichtig, dass Sie im Detail festlegen, was dies beinhaltet und was genau beschrieben werden muss. Sobald diese Fragen beantwortet sind, bereiten Sie die Dokumentation sorgfältig vor und setzen Sie sie um.

12. Kommunikationsmaßnahmen planen

Der letzte Punkt des 12-Punkte-Plans ist das Kampagnenmanagement, das die Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für externe Stakeholder umfasst. Dies beinhaltet die Information und Abstimmung mit Lieferanten, damit diese gültige E-Rechnungen erstellen können.

Am besten sofort beginnen

Die 12-Punkte-Aktionsliste macht deutlich, dass es weit mehr als nur den Kauf neuer Software erfordert, um für die E-Invoicing-Verordnung bereit zu sein und diese einzuhalten. Im Gegenteil: Dies ist ein umfangreiches Projekt, das sich stark auf Ihre IT-, Organisations- und Kulturprozesse im Unternehmen auswirken wird. Das Projektvolumen wird in den nächsten Jahren extrem hoch sein. Derzeit gibt es jedoch nur wenige Anbieter, die eine angemessene fachliche Unterstützung in der Tiefe bieten können. Es ist daher ratsam, so früh wie möglich zu beginnen.