Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verändert sich die Rechnungsverarbeitung derzeit grundlegend. Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen es, Rechnungsdaten direkt und ohne klassische OCR in ERP-Systeme wie SAP zu übernehmen. Viele Unternehmen stellen sich deshalb die Frage: Hat OCR überhaupt noch eine Zukunft?

Die Antwort lautet eindeutig: Ja.

Denn auch wenn die E-Rechnung immer wichtiger wird, verschwindet die Verarbeitung unstrukturierter Dokumente keineswegs aus dem Unternehmensalltag. Gerade SAP-Anwenderunternehmen werden auch in den kommenden Jahren weiterhin mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumentformate umgehen müssen.

Ein wesentlicher Grund dafür ist die internationale Realität vieler Unternehmen. Weltweit gibt es keine einheitliche Regulierung zur E-Rechnung. Während einige Länder bereits umfassende Vorgaben eingeführt haben, stehen andere Märkte noch ganz am Anfang. Internationale Unternehmen müssen deshalb weiterhin PDF-Rechnungen, gescannte Dokumente oder sogar Papierrechnungen verarbeiten.

Hinzu kommen Ausnahmen von gesetzlichen Vorgaben. In vielen Ländern gelten Schwellenwerte oder Sonderregelungen für kleinere Unternehmen. Selbst in Märkten mit E-Rechnungspflicht werden daher weiterhin klassische Rechnungsformate genutzt.

Darüber hinaus betrifft die Regulierung häufig nur Rechnungen selbst. Im Procure-to-Pay-Prozess existieren jedoch zahlreiche weitere Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Begleitdokumente. Diese liegen auch künftig oft unstrukturiert vor und müssen automatisiert verarbeitet werden.

Für Finanzabteilungen bedeutet das: Die Herausforderung verändert sich, sie verschwindet aber nicht. Unternehmen benötigen Lösungen, die sowohl strukturierte E-Rechnungen als auch unstrukturierte Dokumente intelligent verarbeiten können.

Gleichzeitig entwickelt sich die Technologie massiv weiter. Moderne KI-gestützte Verfahren und insbesondere Large Language Models (LLMs) verändern die klassische Beleglesung grundlegend. Systeme erkennen heute nicht mehr nur einzelne Zeichen oder Felder. Sie interpretieren Inhalte zunehmend im Kontext und verstehen Zusammenhänge innerhalb eines Dokuments.

Dadurch können moderne Lösungen:

• unterschiedliche Layouts besser verarbeiten
• Informationen auch bei ungewöhnlicher Platzierung korrekt zuordnen
• fehlerhafte oder unvollständige Angaben plausibilisieren
• aus Korrekturen lernen und sich kontinuierlich verbessern

Gerade für SAP-Anwenderunternehmen ist das ein wichtiger Schritt in Richtung von Prozessen, die weitgehend touchless ablaufen. Denn die eigentliche Herausforderung liegt heute weniger in der reinen Digitalisierung als vielmehr in der intelligenten Automatisierung komplexer Prozesse.

Dennoch bleibt ein Punkt unverändert: Auch moderne KI ist nur so gut wie die Daten und Prozesse, auf denen sie arbeitet. Schlechte Dokumentqualität, unklare Layouts oder unsaubere Stammdaten reduzieren weiterhin den Automatisierungsgrad.

Unternehmen sollten daher zwei Themen gemeinsam betrachten:

• die Optimierung ihrer Dokumenten- und Prozessqualität
• den gezielten Einsatz moderner KI-Technologien

Wer beides kombiniert, schafft die Grundlage für eine deutlich robustere und effizientere Rechnungsverarbeitung in SAP.

Genau darum geht es auch in unserem aktuellen Whitepaper „OCR und KI – 6 Tipps für eine bessere Erkennungsrate in der Beleglesung“. Dort zeigen wir praxisnah, wie Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung Schritt für Schritt optimieren und moderne KI-Technologien sinnvoll einsetzen können.