Weltweite E-Rechnungsverpflichtungen – Was sind jetzt die Do’s und Dont’s?

01.08.2025

Themen: E-Invoicing

Elektronische Rechnungen sind auf dem besten Weg, zur neuen Norm zu werden – und das nicht irgendwann, sondern zu sehr konkreten Zeitpunkten: In Europa werden in Ländern wie Belgien, Frankreich und Polen E-Rechnungen ab 2026 verpflichtend. Deutschland zieht 2027 mit der Versandpflicht im B2B nach. Die nationalen Regelungen verweisen grundsätzlich direkt auf den europäischen Standard EN 16931, der für die elektronische Rechnungsstellung maßgeblich ist. Auf den ersten Blick wirkt das überschaubar – doch dieser Eindruck täuscht. 

Komplexität beim E-Invoicing  

Hinter der europäischen Standardisierung steckt eine Vielzahl an länderspezifischen Ausprägungen und technischen Anforderungen, die Unternehmen nicht unterschätzen sollten. EN 16931 legt nur einen Rahmen fest, innerhalb dessen einzelne Staaten ihre ganz eigenen Formatvarianten entwickelt haben – und die ändern sich regelmäßig.  

In vielen Fällen wird zudem zwischen B2B- und B2G-Rechnungen unterschieden, bei denen sich Übertragungskanäle, Formate und Pflichtfelder voneinander unterscheiden können. In einigen Ländern sind außerdem bestimmte Portale für den Versand vorgeschrieben. Hinzu kommt: Neben den obligatorischen Feldern enthalten die meisten Formate eine Vielzahl optionaler Felder, deren Nutzung von individuellen Vereinbarungen abhängig ist.  All dies muss im Zusammenspiel mit dem ERP-System abgebildet werden – und das bringt  ein anspruchsvolles Feldmapping mit sich.. 

Für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, potenziert sich der Aufwand entsprechend. Das Thema E-Invoicing wird schnell zu einem Querschnittsprojekt, das IT, Steuern, Finanzen und Recht gleichermaßen betrifft.  

In letzter Zeit erreichen uns daher verstärkt Fragen nach den typischen Stolperfallen – und wie man sie vermeiden kann. Deshalb haben wir die wichtigsten Don’ts und Do’s zum E-Invoicing für Sie zusammengefasst: 

E-Invoicing Don’ts 

Wir sehen zwei zentrale Punkte, die Unternehmen im Kontext der E-Rechnung vermeiden sollten. 

• Das Problem aussitzen: Auch wenn Sie heute nur wenige E-Rechnungen erhalten oder noch keine Nachfrage von Kunden kam – das wird sich ändern. Die gesetzlichen Vorgaben sind klar und unumkehrbar. Wer jetzt untätig bleibt, verliert wertvolle Vorbereitungszeit. 
• Auf Individuallösungen setzen: Die regulatorischen Anforderungen und technischen Details ändern sich rasant. Eine Eigenentwicklung bedeutet einen enormen Wartungsaufwand, der niemals abgeschlossen sein wird. Kaum ist eine Anforderung erfüllt, steht schon die nächste vor der Tür. Besser ist es, auf bewährte Standardlösungen zu setzen, idealerweise cloudbasiert. 

E-Invoicing Do’s 

Wir haben drei Empfehlungen für Sie, wenn es um die E-Rechnung geht.  

• Aufbau eines nachhaltigen E-Invoicing-Compliance-Prozesses: Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Prozesse fest, um regulatorische Entwicklungen weltweit kontinuierlich zu beobachten, Fristen im Blick zu behalten und Änderungen sauber zu dokumentieren. 
• Identifizierung von E-Invoicing-Fähigkeiten innerhalb der Organisation: Verschaffen Sie sich einen Überblick über bereits vorhandene Tools, Prozesse und Systeme, mit denen Rechnungen erstellt, empfangen, gemeldet oder verarbeitet werden. Vielleicht existieren schon Lösungen, die sich ausrollen lassen. 
• Strategische Roadmap für E-Invoicing-Compliance entwickeln: Vergleichen Sie den Ist-Zustand mit den bekannten und absehbaren Anforderungen. Daraus lassen sich Lücken, Prioritäten und notwendige Maßnahmen ableiten. Wichtig ist: Diese Roadmap ist kein statisches Dokument, sondern ein dynamisches Steuerungsinstrument in einem sich schnell verändernden Umfeld. 

E-Invoicing ist mehr als ein technisches Update – es ist ein unternehmensweites Transformationsprojekt mit Compliance-Relevanz. Wer frühzeitig strategisch plant und skalierbare Strukturen schafft, wird nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern legt gleichzeitig die Basis für effizientere und transparentere Rechnungsprozesse weltweit.