Wechsel zu xSuite – So gelingt der Umstieg ohne Reue

02.07.2025

Themen: Rechnungsverarbeitung | xSuite Group

Von der Sorge zur Lösung – wie Unternehmen reibungslos auf xSuite umsteigen und dabei Zeit, Kosten und Nerven sparen

Ein Softwarewechsel klingt oft nach Risiko, Aufwand und Unsicherheit. Gerade wenn bestehende Prozesse scheinbar „irgendwie funktionieren“, halten viele Unternehmen an Altbewährtem fest – selbst wenn die Lösung längst nicht mehr zum Bedarf passt. Dabei gilt: Wer dauerhaft effizient, sicher und zukunftsfähig arbeiten will, braucht ein System, das mitwächst. Genau hier setzt xSuite an.

Die häufigsten Sorgen beim Softwarewechsel – und was wirklich dahintersteckt

„Die Umstellung ist zu aufwendig“, „Wir haben keine Kapazitäten“, „Was ist, wenn wir mitten im Betrieb stehen?“ – diese Einwände hören wir regelmäßig. Verständlich, denn ein Systemwechsel betrifft nicht nur Technik, sondern auch Menschen und Prozesse.
Die gute Nachricht: Der Wechsel zu xSuite ist in der Realität deutlich einfacher, als viele denken. Warum? Weil wir genau wissen, worauf es ankommt – und unsere Lösung so konzipiert ist, dass sie nahtlos und ohne Brüche in Ihre SAP-Landschaft passt.

Wie läuft der Wechsel zu xSuite konkret ab?

Ein erfolgreicher Umstieg beginnt mit Transparenz. Deshalb bieten wir Ihnen bereits vor Projektbeginn eine kostenlose Erstberatung. Dabei analysieren wir Ihre Ist-Situation, zeigen Optimierungspotenziale auf und geben eine erste Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Kosten.

Der typische Ablauf:
1. Individuelle Bedarfsanalyse – Wie viele Rechnungen? Welche Systeme? Welche Workflows?
2. Migrationsplan mit klaren Meilensteinen – individuell auf Ihre Gegebenheiten abgestimmt
3. Sanfte Einführung – ohne Betriebsunterbrechung und mit bewährtem Projektmanagement
4. Go-Live mit persönlichem Support – nicht nur bis zum Start, sondern darüber hinaus

Wovon hängen die Kosten ab?

Bei xSuite gibt es keine versteckten Gebühren oder undurchsichtige Zusatzkosten. Die Lizenzierung erfolgt transparent nach Dokumentenvolumen. Und da viele Funktionen bereits out of the box verfügbar sind – darunter Prüfung, Freigabe, Eskalation, Rechnungseingangsbuch und KI-gestützte Kontierung – sparen Sie nicht nur bei der Einführung, sondern auch langfristig bei Wartung und Customizing.

Ein Beispiel aus der Praxis: Einer unserer Kunden aus der Telekommunikationsbranche konnte durch den Einsatz von xSuite:
• 30 % Personalkosten einsparen,
• die Rechnungslaufzeit von 8 auf 3 Tage reduzieren,
• über 2 Millionen US-Dollar mehr Skonto realisieren.

Wie lange dauert die Einführung?

Die Dauer hängt natürlich von der Komplexität Ihrer Systemlandschaft ab – aber ob 1.000 oder 100.000 Rechnungen pro Monat: Unser Team hat für jede Unternehmensgröße die passende Lösung. Viele Kunden berichten von spürbaren Verbesserungen bereits wenige Wochen nach Projektstart.

Und was ist mit dem Support?

Einer der größten Unterschiede zu anderen Anbietern: xSuite entwickelt nicht nur die Software selbst – wir kümmern uns auch persönlich um Implementierung, Schulung und Support. Unser Team ist lokal erreichbar und kennt Ihre Lösung bis ins Detail. Bei uns landen Sie nicht in anonymen Hotlines, sondern bekommen echte Unterstützung auf Augenhöhe.

Stimmen aus der Praxis

„Wir können heute innerhalb von zehn Minuten bezahlen. Das wäre früher undenkbar gewesen.“ – Alexander Muks, Universität Stuttgart
„xSuite hilft uns, Durchlaufzeiten exakt zu messen, Skonti besser zu nutzen und den gesamten Prozess transparenter zu gestalten.“ – Hafid Rifi, CFO, Asklepios Kliniken
„Ein hervorragendes Produkt, das internationale P2P-Szenarien unter S/4HANA abbilden kann – liefert nicht jeder.“ – Lukas Husi, Bell Food Group (CH)

Fazit: Wechseln lohnt sich – jetzt handeln

Der Umstieg zu xSuite ist kein Risiko, sondern Ihre Chance auf echte Effizienzsteigerung, Prozesssicherheit und Zukunftsfähigkeit. Mit einem klaren Fahrplan, transparenter Kostenstruktur und persönlichem Support machen wir den Wechsel so einfach wie möglich.
Jetzt wechseln – und nie mehr zurückblicken.

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