Warum Sie nicht alles für bare Münze nehmen sollten, was Ihr Systemintegrator zur S/4HANA-Migration sagt

28.11.2025

Themen: S/4HANA | SAP

In vielen Unternehmen ist SAP nicht irgendein IT-System, sondern das operative Rückgrat. Finanzdaten, Lieferketten, Produktionssteuerung, Einkauf, Reporting – ein Großteil geschäftskritischer Prozesse läuft in SAP. Niemand möchte dort Instabilität erzeugen. Das ist verständlich, richtig und professionell. Genau deshalb genießen Systemintegratoren (SIs) und Beratungshäuser einen hohen Vertrauensvorschuss: Sie kennen das System, die Architektur, häufig auch das Unternehmen selbst seit Jahren – und ihre Empfehlungen haben Gewicht. 

Doch gerade dieses Vertrauen in die Beratung sorgt gelegentlich dafür, dass Unternehmen Entscheidungen treffen, die bei genauerem Hinsehen nicht optimal sind. Ein Beispiel, das bei vielen Projekten immer wieder sichtbar wird, wenn die Frage auftaucht, ob Automatisierungsinitiativen – zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung – unbedingt nach hinten geschoben werden müssen „bis S/4HANA durch ist“. 

Viele SIs sagen nämlich: keine Nebenprojekte, sondern volle Konzentration auf die Migration. Und natürlich hat diese Empfehlung einen sinnvollen Kern: Die Zeit bis zum Ende der ECC-Mainstream-Wartung ist begrenzt, die Ressourcen sind knapp, denn viele Organisationen werden parallel migrieren. Damit ist fokussieren wichtig! 

Was jedoch nicht bedeuten darf, alles andere einzufrieren. Und genau hier lohnt es sich, genauer hinzusehen – insbesondere für SAP- sowie Finanz- und Buchhaltungsverantwortliche, die nicht nur Systeme betreiben, sondern in ihren Funktionen die Wertschöpfung steigern wollen. 

Generalisten vs. Spezialisten: Warum Sie beide Perspektiven benötigen

Systemintegratoren sind Generalisten mit tiefem SAP-Verständnis. Sie wissen, wie man große Transformationsprojekte steuert, wie man Brownfield oder Greenfield plant, wie man Architekturentscheidungen trifft oder Cloud-Modelle orchestriert. Diese Expertise ist unverzichtbar – aber sie deckt nicht alle Dimensionen ab. 

Wenn es um konkrete Fachprozesse geht, etwa in der kreditorischen Buchhaltung, ist das Wissen der Systemintegratoren naturgemäß eher breiter als tief. Die wirklich tiefgreifenden Prozesskenntnisse finden sich bei spezialisierten Anbietern oder Fachexperten, die sich tagein, tagaus mit Fragen beschäftigen, die da lauten: Wie sieht „Best-in-Class“ in der kreditorischen Buchhaltung wirklich aus? Wo liegen Automatisierungspotenziale in der Rechnungsverarbeitung? Und wie schafft man Standardisierung in SAP, ohne individuelle Anforderungen zu übersehen? 

Das ist kein Vorwurf an SIs – denn sie haben ihre ganz eigene, fachspezifische Rolle. Aber es bedeutet auch: Für manche wichtigen Entscheidungen sollten Unternehmen zusätzlich Experten hinzuziehen, die in genau der jeweiligen Fragestellung – wie z.B. zu SAP-integrierten Rechnungsprozessen – die richtigen Antworten geben können. 

Warum ausgerechnet die Eingangsrechnungsverarbeitung kein „Wartet-bis-S/4HANA-durch-ist“-Thema sein sollte 

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erfüllt alle Kriterien, um in einem Transformationsprojekt auf der Prioritätenliste ganz nach vorn zu gelangen – und nicht nach hinten verschoben zu werden. Und das sind die guten Gründe dafür: 

Erstens: Es ist ein dokumentenbasierter, hochstandardisierbarer Prozess. 
Das bedeutet: Eine ideale Ausgangsposition für Automatisierung. 

Zweitens: Der Prozess läuft heute in vielen Unternehmen noch stark manuell ab. 
Das führt zu Fehleranfälligkeit, Wartezeiten, Nacharbeiten, Medienbrüchen – was die positiven Auswirkungen einer Automatisierung besonders deutlich werden lässt. 

Drittens: Das Belegvolumen ist hoch und wiederkehrend. 
In kaum einem anderen Finanzprozess rechnet sich Automatisierung schneller. 

Kurz gesagt: Es gibt wenige Bereiche im Finanzwesen, die so deutlich einen schnellen ROI versprechen wie die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. 

„Das wird ein Riesenprojekt“ – stimmt das überhaupt? 

Viele Entscheider haben die Sorge, dass ein Automatisierungsprojekt für die Rechnungsverarbeitung ähnlich komplex sein könnte wie eine S/4HANA-Transformation. Und nicht selten wird das auch so kommuniziert: zu hohes Risiko, zu viel Aufwand, zu viel Change. Doch diese Annahme hält der Realität oft nicht stand. 

Wenn man bei der Auswahl eines Anbieters auf drei Kernkriterien achtet, vermeidet man Risiken – und erst recht entsteht kein zweites Großprojekt: 

1. Spezialisierung auf SAP 
   Ein Anbieter muss verstehen, wie SAP tickt, wie Prozesse integriert werden und wie man stabile Software-Architekturen baut. 
2. Erfahrungswerte aus vielen Invoice-Automatisierungsprojekten 
   Nur so entstehen echte Best-Practice-Implementierungen, die sich bewährt haben. 
3. Eine Lösung, die im Standard bereits sehr viel Anforderungen abdeckt
   Je mehr Standard, desto weniger Aufwand. Je weniger Individualentwicklung, desto geringer das Risiko bzw. desto höher die Zukunftsfähigkeit einer Software. 

Wenn diese Punkte erfüllt sind, sprechen wir von Projekten, die nicht Monate dauern, sondern – bei spezialisierten Anbietern wie xSuite – sogar oft nur Tage oder wenige Wochen. Das ist eine ganz andere Größenordnung als die S/4HANA-Migration an sich. 

Der große Irrtum: „Wenn wir jetzt etwas auf SAP ECC einführen, machen wir es später doppelt“ 

Einer der häufigsten Gründe, warum auf eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung verzichtet wird, bevor nicht die S/4HANA-Migration stattgefunden hat, ist die Angst vor doppelten Aufwänden. Viele Unternehmen fragen sich: 

„Wenn wir jetzt – vor der Migration – eine Softwareanwendung auf SAP ECC einführen: Müssen wir dann mit der Migration auf S/4HANA von vorne anfangen und die Anwendungen neu installieren?“ 

Die Antwort lautet:  
Nein – nicht, wenn es sich um eine echte SAP-Standardlösung handelt. 

Moderne SAP Add-ons sind so konzipiert, dass der Wechsel von SAP ECC zu SAP S/4HANA weitgehend unkompliziert verläuft. Die dahinterliegende Technologie ist genau dokumentiert, die Software-Architektur kompatibel und der Migrationsaufwand minimal. Für etablierte Anbieter wie xSuite gehört diese Arbeitsweise seit Jahren zum Standard im Projektgeschäft. 

Und genau das bedeutet für Kunden: 
Kein doppelter Aufwand. Kein Risiko. Kein erneutes Projekt. 

Die Chance eines solchen SAP Add-ons: Ein funktionaler „Quick Win“, statt verlorener Zeit in der Prozessoptimierung. 

Es gibt außerdem einen weiteren Aspekt, der häufig unterschätzt wird: Ein Automatisierungsprojekt für die Rechnungsprozesse verbessert nicht nur das operative Geschehen – es verbessert auch die Voraussetzungen für eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation. 

Warum?

•  Automatisierung reduziert manuelle Prozesse 
• Standardisierte Rechnungsprozesse führen zu weniger Sonderfällen 
• Gut strukturierte, digitale Workflows erhöhen Datenqualität und Nachvollziehbarkeit 
• Beschäftigte der Kreditorenbuchhaltung werden entlastet und gewinnen freie Kapazitäten – genau dann, wenn diese für die SAP S/4HANA-Migration am meisten gebraucht werde. 

Was bedeutet dies im Umkehrschluss? 
Dass Automatisierung keine Konkurrenz zum S/4-Projekt ist. Ganz im Gegenteil: Automatisierung stärkt das S/4 Projekt. 

SIs sind wichtig – aber nicht die einzige Instanz 

Systemintegratoren leisten eine enorme Arbeit. Ohne sie gäbe es keine realistische Chance, komplexe SAP-Landschaften in die Zukunft zu überführen. Sie sind für das große Ganze unersetzlich. 

Aber: Für die Feinheiten in den Fachprozessen brauchen Unternehmen ergänzende Expertise. Gerade Finanzbereiche sollten sich nicht nur auf die Empfehlung Derjenigen verlassen, die primär aus der Systemperspektive denken. 

Für Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung in SAP lohnt es sich, zusätzlich spezialisierte Experten einzubeziehen – sei es intern, aus Netzwerken oder durch etablierte Anbieter und Softwarehersteller wie xSuite, die sich seit Jahren mit nichts anderem beschäftigen, als automatisierte Finanzprozesse in SAP zu etablieren und  voranzutreiben. 

Fazit 

Die S/4HANA-Migration ist zweifellos ein Großprojekt – aber es ist nicht das einzige Projekt, das zählt. Unternehmen, die sich allein darauf fokussieren, riskieren die Chance zu verpassen, schnell und nachhaltig ihre Finanzprozesse zu stärken. 

Die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist einer dieser wichtigen Hebel und bedeutet: 

• geringen Aufwand 
• hohes Einsparpotenzial (Kosten & Zeit) 
• schnellen ROI 
• keine doppelten Aufwände bei späterer Migration auf S/4HANA 

Kurz gesagt: Alles spricht dafür, Automatisierung nicht aufzuschieben – sondern bewusst vorzuziehen.