Warum Sie Ihre Rechnungsprozesse VOR dem Umstieg auf SAP S/4HANA optimieren sollten

09.09.2025

Themen: SAP | S/4HANA | Rechnungsverarbeitung

Status quo: Viele Unternehmen stehen noch vor der Migration

Auch im Jahr 2025 sind laut ASUG erst rund 45 % der SAP-Anwenderunternehmen live mit S/4HANA. Das bedeutet im Umkehrschluss: 55 % haben die Migration noch vor sich oder befinden sich aktuell mitten darin. Der Zeitplan wird langsam eng, denn das Ende der Mainstream-Wartung für SAP ECC rückt mit 2027 unaufhaltsam näher.

Unternehmen müssen jetzt vorausschauend planen. Neben technischen Fragen geht es dabei vor allem um die richtige Strategie und Priorisierung.

Die Herausforderung: Ressourcenknappheit und enge Zeitfenster

Die Migration auf SAP S/4HANA ist ein Mammutprojekt. Tausende Unternehmen wollen diesen Schritt in den kommenden Jahren bewältigen. Das bedeutet:

• Interne Ressourcen sind stark gefordert. Was passiert, wenn erfahrene Beschäftigte ausscheiden oder die Abteilung ohnehin unterbesetzt ist?
• Externe SAP Consultants sind schon heute Mangelware – viele sind für Jahre im Voraus ausgebucht.
• Qualifiziertes SAP-Personal wird bis 2027 noch knapper und heiß begehrter werden.

Unternehmen, die ihre Projekte nicht frühzeitig entzerren, laufen Gefahr, ihre Migration in einem viel zu engen Zeitkorsett durchführen zu müssen.

Der Lösungsansatz: Projekte entkoppeln und vorbereiten

Die zentrale Empfehlung lautet: Entkoppeln Sie Teilprojekte und beginnen Sie dort, wo der Nutzen am größten ist.

• „Clean Core“ und „Forward to Standard“: Wer seine Prozesse aufräumt und standardisiert, entlastet die spätere Migration erheblich.
• Rechnungsworkflow vorziehen: Viele Unternehmen können ihren Eingangsrechnungsprozess bereits unabhängig von der eigentlichen S/4HANA-Migration auf moderne Technologien (z. B. Fiori) umstellen.

So lässt sich die Komplexität reduzieren, und gleichzeitig schaffen Sie schnelle Mehrwerte.

Eine Lösung muss sich eignen

Eine Lösung wie xSuite Invoice eignet sich perfekt für diesen Entkopplungsansatz. Die Software unterstützt nicht nur verschiedene Bereitstellungsmodelle von SAP S/4HANA, sondern verfügt auch über offizielle SAP-Zertifizierungen wie „Integration with SAP S/4HANA“ und „Integration with SAP S/4HANA Cloud“.

Diese Zertifizierungen sind wichtig, da sie sicherstellen, dass Ihr Rechnungsworkflow kompatibel bleibt und von SAP offiziell bestätigt ist – unabhängig davon, welches S/4HANA-Modell Sie letztlich wählen. Falls Ihr Unternehmen sich noch nicht zwischen On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Betrieb entschieden hat, schränkt Sie Ihre Rechnungslösung nicht in der Auswahl ein. Diese Flexibilität schützt Ihre Investition und verschafft Ihnen Zeit, sich auf die übergeordnete Migrationsstrategie zu konzentrieren, ohne zusätzliche Risiken einzugehen.

Ein weiterer Vorteil: xSuite integriert sich auf Ebene der Schnittstellen. Das bedeutet, die Lösung ist nicht an SAP GUI oder Fiori gebunden. Dadurch eröffnen sich zwei praxisnahe Wege:

• Zuerst Fiori, später S/4HANA: Unternehmen können den Anwendenden ermöglichen, frühzeitig Erfahrungen mit Fiori in einer dedizierten, kontrollierten Umgebung zu sammeln – lange vor der eigentlichen S/4HANA-Migration.
• Zuerst S/4HANA, später Fiori: Wenn gewünscht, muss die Migration auf S/4HANA nicht zwingend einen sofortigen Umstieg auf Fiori beinhalten. Anwender können auch unter S/4HANA weiterhin mit der vertrauten SAP GUI-Umgebung arbeiten.

In beiden Szenarien gewährleistet die Schnittstellenintegration Wahlfreiheit und einen reibungsloseren Übergang – sowohl für IT-Teams als auch für Endanwender.

Warum gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung?

Der Bereich Rechnungsverarbeitung bietet sich besonders für eine Vorab-Optimierung an:

• Hoher manueller Aufwand: Rechnungen werden vielerorts noch manuell verarbeitet, was zeitintensiv und fehleranfällig ist.
• Altlasten vermeiden: Individuelle Erweiterungen oder Eigenentwicklungen für SAP ECC sollten nicht unreflektiert nach SAP S/4HANA migriert werden.
• Schneller ROI: Die Rechnungsverarbeitung ist ein wiederkehrender Prozess mit hohem Volumen – Automatisierung zahlt sich hier besonders schnell aus.
• Standardisierung möglich: Moderne Lösungen ermöglichen eine saubere, skalierbare und revisionssichere Abwicklung.

Damit ist die Eingangsrechnungsverarbeitung ein idealer Kandidat, um vor der eigentlichen S/4HANA-Migration modernisiert zu werden.

Ein weiterer wichtiger Vorteil: Wenn Sie vor der Migration auf SAP S/4HANA einen modernen Rechnungsworkflow einführen, können sich Ihre Anwendenden bereits mit der Software vertraut machen. Sobald der Wechsel zu S/4HANA erfolgt, ist der Rechnungsworkflow nichts völlig Neues mehr – das Team ist bereits geschult und vertraut, was die Einführung erleichtert und den Aufwand für das Change Management reduziert.

Fazit: Nicht warten, sondern handeln!

Angesichts der knappen Zeit und des steigenden Ressourcenbedarfs lautet die klare Empfehlung: Warten Sie nicht, bis nach der Migration auf SAP S/4HANA, um Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren.

Unternehmen, die schon heute handeln, profitieren doppelt: Sie entlasten ihre Migration und erzielen gleichzeitig schnelle Effizienzgewinne in der Rechnungsverarbeitung. Vorausschauende Unternehmen agieren bereits so – gehören Sie auch dazu!