Verpflichtende E-Rechnung – das ist international der Stand

14.11.2024

Themen: E-Invoicing | E-Rechnungspflicht

Zu Fristen, Definition der E-Rechnung und gesetzlicher Grundlage in Deutschland haben wir an dieser Stelle schon ausführlich unter https://www.xsuite.com/blog/status-quo-e-rechnung/ informiert.

Weltweit haben zahlreiche Länder in den letzten Jahren staatliche Initiativen zur Förderung der E-Rechnung angestoßen. Einige setzen auf Anreize und Informationskampagnen, andere auf gesetzliche Verpflichtungen. Lateinamerika hat anders als Europa bereits jahrelange Erfahrung mit der elektronischen Rechnung und setzt dabei mehrheitlich auf das sogenannte Clearance-Modell: Vor dem Versand muss eine Rechnung von der Behörde genehmigt werden, diese schickt sie mit einem eindeutigen „Hash“ zurück und erst dann geht sie an den Empfänger. Dieser kann mittels des Hash bei der Behörde verifizieren, ob es sich um eine gültige Rechnung handelt.

Die Bemühungen in Europa sind weniger einheitlich. Mit der im November 2024 beschlossenen Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) will die EU die bisherige Umsatzsteuer-Richtlinie modernisieren und transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwinden. Gleichzeitig haben verschiedene EU-Staaten bereits eigene Regelungen eingeführt oder sind dabei.

Keine einheitlichen Regelungen

Zwar ist die elektronische Rechnungsstellung in zahlreichen europäischen Ländern obligatorisch oder wird gefördert, aber eben nicht einheitlich. Vorreiter ist sicherlich Italien, wo die E-Rechnung im B2G schon 2014 eingeführt wurde. In Polen etwa gilt für B2B-Geschäfte die Frist 2026, in Rumänien gibt es die E-Rechnung im B2B bereits seit Januar 2024 (für Jan 2025 wird die B2C-Rechnung erwartet). Große Unterschiede auch, was die Portale als Mittler angeht: Belgien hat sich an Peppol (s.u.) angeschlossen, in Frankreich gibt es wiederum eine eigene Portallösung usw.

Ein einheitliches Modell oder Portal für die elektronische Rechnung ist in Europa also nicht in Sicht. Ein solches gibt es beispielsweise in Ungarn (oder auch Südkorea). In diesem Real-time-Reporting-Modell findet zuerst die Rechnungsübermittlung von Sender zu Empfänger statt, gleichzeitig aber muss der Sender den Beleg an die Behörde melden. Nachteil für den Sender: Er muss den gleichen Beleg zweimal übermitteln, außerdem ist es technisch aufwändig, denn eine gesonderte Schnittstelle muss eingerichtet werden.

Italien oder die Türkei wiederum praktizieren den zentralisierten Ansatz, bei dem die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger wegfällt. Es gibt vielmehr ein zentrales System, über das jede Rechnung läuft (an das sie folglich der Versender überträgt und von dem sie der Empfänger abholt). Vorteil: Man hat immer einen strukturierten (XML-) Datensatz. Auf der anderen Seite öffnet dies Tore für Schattenwirtschaften; so muss zum Beispiel der Lieferort nicht angegeben werden.

In der Schweiz ist eine E-Rechnungspflicht bislang noch nicht vorgesehen. Mit der QR-Rechnung gibt es dort bereits ein probates Verfahren, um den Rechnungsverkehr weitestmöglich zu digitalisieren, zu automatisieren und somit fehlerfreier und schneller zu gestalten. PDFs enthalten dabei einen QR-Code, der alle notwendigen Zahlungsinformationen in digitaler Form enthält und mit Banking-Apps oder speziellen Lesegeräten gescannt werden kann. Hier müsste für eine europäische Harmonisierung des Rechnungsverkehrs jedoch zusätzlich noch eine koordinierte Vorgehensweise zwischen EU- und Nicht-EU-Ländern etabliert werden.

Austauschsystem Peppol ist weltweit erfolgreich

Der dezentralisierte Austausch (Continuous Transaction Control + Exchange) ist ein weiteres Modell. Dabei kommunizieren nicht mehr Sender und Empfänger miteinander, sondern bestimmte Service-Provider, sogenannte Access Points (in Deutschland zum Beispiel über ecosio, einem globalen E-Rechnungs-Service-Provider). Diese leiten steuerrelevante Informationen an die Steuerbehörde weiter. Vorteil des Modells: Man muss sich nicht mehr mit den verschiedensten Mandaten und länderspezifischen Schnittstellen beschäftigen, sondern nutzt ein einheitliches Austauschsystem.

Das Peppol-Netzwerk ist ein Beispiel für ein solches Modell und daraus erklärt sich auch sein mittlerweile weltweiter Erfolg. Denn die Schwierigkeit beim Austausch von Dokumenten sieht bislang so aus: Jede Branche hat spezifische Standards und Austauschprotokolle, das bedeutet, je nach Rechnungsempfänger bzw. -sender kann eine Vielzahl von Formaten über eine Vielzahl von Übertragungskanälen gesendet und empfangen werden. Das bedeutet wiederum zahlreiche Schnittstellen in den Unternehmen, die Kosten verursachen und fehleranfällig sein können. Meist ist es zudem so, dass es nicht den einen IT-Servicedienstleister gibt, der diese Schnittstellen betreut, sondern dass auch hier auf mehrere zurückgegriffen werden muss.

Bei Peppol handelt es sich um ein auf Standards basierendes funktionierendes Austauschsystem mit einfacher Kommunikation. Jeder ist hierbei Sender und Empfänger bei einem bestimmten Anbieter (Netzwerk-Provider = Access Point). Man spricht deshalb auch von einem „4-Corner-Modell“: Sender, Access Point des Senders, Access Point des Empfängers, Empfänger. Über eine eindeutige ID, welche unter anderem aus der deutschen Steueridentifikationsnummer besteht, lässt sich jeder Empfänger erreichen. Roaming-Gebühren zwischen Access Points fallen nicht an.

Versandformate

Das Ende der Papierrechnung ist nahe, spätestens ab 2028 muss in Deutschland jede Rechnung, im Versand wie beim Empfang, konform mit der CEN-Norm EN 16931 aus der Richtlinie 2014/55/EU sein. Deutschland legt sich somit nicht auf ein Format wie z. B. die XRechnung oder ZUGFeRD (Ausprägung EN16931 oder XRechnung) fest, sondern auf alle Formate, die diesem Standard entsprechen. Das kann eine nicht unerhebliche Anzahl sein. Es ist jedoch anzunehmen, dass der bereits im B2G etablierte und durch die KoSIT zentral verwaltete, deutsche Standard „XRechnung“ sowie „ZUGFeRD“ in den Varianten EN16931 und XRechnung im Schwerpunkt von deutschen Unternehmen genutzt werden wird. Wer auf Nummer sicher gehen will, realisiert zudem das Senden und Empfangen nach dem EU-Standard BIS Billing 3.

Nachteil der E-Mail als Übertragungsweg

Ein dediziertes Austauschprotokoll für elektronische Rechnungen schreibt der deutsche Gesetzgeber nicht vor. Natürlich gibt es viele bereits gebräuchliche Kanäle wie AS2, OFTP2, SFTP etc. Mit jedem Lieferanten einen eigenen OFTP- oder anderen Kanal einzurichten, ist allerdings extrem aufwändig. Um die Sache zu vereinfachen und eine Methode zu verwenden, die nicht der Zustimmung des Empfängers bedarf, bleiben also nur zwei Alternativen: Peppol oder E-Mail – letzteres jedoch behaftet mit fehlender Rechtssicherheit/Zuverlässigkeit und Nicht-Abstreitbarkeit des Erhalts; es gibt zudem keine Zustellgarantie.

Im Vergleich der Übertragungswege schneidet Peppol derzeit also deutlich am besten ab. Denn letztlich geht es darum, möglichst schnell eine für alle Beteiligten funktionierende Methode der Übertragung von elektronischen Rechnungen zu schaffen. Erst wenn dies erreicht ist, steht die Grundlage für ein digitales Meldesystem, das dem Umsatzsteuerbetrug künftig einen Riegel vorschieben soll. Beide Vorgänge sind zwar miteinander verbunden, wurden aber im Wachstumschancengesetz zunächst technisch entkoppelt: erst die E-Rechnung, dann das Meldesystem.