Mit User Centered Design zum erfolgreichen IT-Projekt

29.05.2019

Themen: Softwareentwicklung und -einführung | Usability und User Experience

Unsere moderne Welt unterliegt einem raschen Wandel und erfordert von uns in unserem Arbeitsalltag eine hohe Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, auf neue Anforderungen zu reagieren. Unsere IT-Landschaften hingegen weisen diese Eigenschaften selten auf. Wir möchten einmal beleuchten, wie Sie mit "User Centered Design" Ihren IT-Projekten neuen Schwung geben können und was dies in der Praxis bedeutet.

Was verbirgt sich hinter User Centered Design?

User Centered Design oder "nutzerorientierte Gestaltung" ist ein Begriff, der vor allem aus der Softwareentwicklung stammt. Im Fokus stehen hierbei die Nutzer einer Anwendung, also auch Sie selbst. Mit ihren Zielen und Arbeitsaufgaben sollen AnwenderInnen die Softwareentwicklung vorantreiben und werden somit über den gesamten Prozess eingebunden.

Klassisch unterteilt sich der User Centered Design-Prozess in vier Phasen, die iterativ über den gesamten Zeitraum durchlaufen werden. Zunächst wird der Nutzungskontext analysiert und es werden Daten zu den Nutzern, ihren Aufgaben, den Abläufen und notwendigen Arbeitsmitteln erhoben. In der zweiten Phase werden dann die daraus resultierenden Anforderungen definiert und in der dritten die Anforderungen mit Prototypen visualisiert. In der letzten Phase evaluiert man das Ergebnis gegen die ursprünglichen Anforderungen und Ziele. Es sollte heute außer Frage stehen, dass die Nutzer die Kernkomponente für erfolgreiche IT-Projekte und SW-Produkte darstellen.

Nutzerorientiertes Anforderungsmanagement trifft Projektmanagement

Es stellt sich nun die Frage, wie man den User Centered Design-Prozess mit dem Projektmanagement vereinen kann. Besonders das Anforderungsmanagement bei der Einführung neuer IT-Lösungen oder in IT-Projekten wird immer noch lieblos behandelt. Dabei werden besonders die Nutzer selten frühzeitig genug in die Phase der Anforderungsspezifikationen einbezogen. Dies führt dann oftmals zu Mehraufwänden, Verzögerungen oder sogar zum Scheitern eines Projektes, weil notwendige Features initial nicht bedacht und Anforderungen ohne Nutzen oder Mehrwert implementiert wurden – oder gar am Ende die Akzeptanz der Nutzer nicht vorhanden ist. Das Stichwort ist hierbei oft mangelnde Gebrauchstauglichkeit.

Die Nutzer in den Fokus eines Projektes zu stellen, ist ein möglicher Ansatz diese Hürden zu umgehen und einen erfolgreichen Projektabschluss zu erzielen. Insbesondere durch das frühe Einbeziehen der Nutzer erhöht sich die Akzeptanz einer eingesetzten Software und notwendige Funktionen können berücksichtigt werden. Auf die Bedürfnisse kann so zielgerichtet eingegangen werden. Ebenso ermöglicht der iterative Prozess eine schnelle Reaktion auf Änderungen oder neue Anforderungen. Das zeitnahe Feedback durch die Nutzer gibt Ihnen die Möglichkeit, die Realisierung eines Projektes oder einzelner Features etc. zu bewerten und vor allem Kosten, die durch fehlende oder falsche Implementationen entstehen könnten, zu vermeiden.

User Centered Design-Methoden in der Praxis

Es existieren online und in der Fachliteratur zahlreiche Methoden für die Ermittlung und Evaluierung von Anforderungen im User Centered Design-Prozess. Welche Methoden zum Einsatz kommen sollten, richtet sich nach dem Projekt und dem Anwendungsfall.

Um die Nutzer direkt miteinzubeziehen bietet es sich an, Interviews oder Online-Befragungen durchzuführen. So können Sie die Anforderungen an die Software, den Prozess und die Hürden im aktuellen Arbeitsablauf gezielt identifizieren. Diese Methode erfordert allerdings ein hohes Einfühlungsvermögen des Interviewers. Dieser darf das Gesamtziel nicht aus den Augen verlieren, insbesondere wenn der abzubildende Prozess sehr komplex ist und viele Nutzer aus verschiedenen Bereichen involviert sind.

Bei komplexen Projekten bietet es sich deshalb an, zusätzlich mit "Personas" und "Use Cases" zu arbeiten, um so die Anforderungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu strukturieren und zu vereinheitlichen. In der Praxis kommt häufig noch die Methode der Kontextanalyse oder "Contextual Inquiry" zum Einsatz. Hierbei werden die Nutzer in ihrem Umfeld beobachtet und befragt. Wenn Sie z. B. eine Software einführen möchten, um Ihre Eingangspost zu digitalisieren, würden Sie die MitarbeiterInnen in der Poststelle in ihrem Arbeitsalltag beobachten, sie zu den Abläufen befragen und versuchen herauszufinden, was Probleme verursacht und was die Arbeit erleichtert.

Das Ziel im Blick und die Nutzer an Ihrer Seite

Die Methoden des User Centered Design haben nicht den Anspruch alle Rahmenbedingungen und Anforderungen zu identifizieren, die wir in der Praxis benötigen, aber sie sind ein wichtiger Bestandteil des Entwicklungsprozesses. Bei der Entwicklung von Softwareprodukten oder der Durchführung von Projekten müssen wir die Nutzer stets an unserer Seite haben. Am Ende durchlaufen wir diesen Prozess für uns selbst: die Nutzer!

User Centered Design im IT-Projektmanagement fokussiert sich darauf, die Anforderungen von Nutzern von Beginn an zu berücksichtigen und dadurch die spätere Gebrauchstauglichkeit der Lösung zu verbessern. Bestandteile dieser Vorgehensweise, die Gebrauchstauglichkeit zu steigern, sind die Konzepte Usability und User Experience. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, was genau sich hinter diesen Begriffen verbirgt und wie die praktische Umsetzung in einer Workflowlösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung aussehen kann, empfehle ich Ihnen unser Whitepaper dazu. Dieses können sie hier herunterladen.