Sechs Schritte – mehr braucht es nicht, um „E-Invoicing-ready“ zu werden

20.11.2024

Themen: E-Invoicing

Sie steht vor der Tür, die E-Rechnungs-Pflicht im B2B ab 1.1.2025. Wie man sich jetzt noch am besten vorbereiten kann und warum in der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung nicht nur viel Arbeit, sondern auch viel Potenzial steckt – das besprechen wir in diesem Blogartikel.

Rechnungen werden künftig in einem technischen Format (in erster Linie XML) über E-Netzwerkportale oder gleich über die Finanzbehörden an die Empfänger übergeben. Dort wird die Umsatzsteuer direkt mit dem Rechnungsversand vorangemeldet (Continuous Transaction Control-Modell).

Unsere Softwarelösung unterstützt genau diese Vorgehensweise. Daher empfehlen wir auch unseren Kunden zur Realisierung ihres E-Rechnungsprojektes ein 6-stufiges Vorgehen:

Erstens: Wir bereiten uns vor

Es gilt ein Projektteam zu bilden, das alle thematisch betroffenen Fachbereiche berücksichtigt. Also all diejenigen, die mit Rechnungsempfang und Rechnungsversand befasst sind, die IT-Abteilung sowie Experten für (Steuer-)Recht.

Bereits in diesem ersten Schritt sind die rechtlichen Anforderungen zu prüfen, die aktuellen Prozesse für Rechnungseingang und Rechnungsversand, die Kosten dafür und auch, ob schon eine entsprechende Workflowlösung für die Rechnungsverarbeitung Verwendung findet. Auch der Grad der Automatisierung ist nicht zu vernachlässigen: Sind die laufenden Systeme technisch state-of-the-art, kann Third-Party-Software eingesetzt werden? Ebenfalls abzufragen: Können die Lieferanten und Kunden denn E-Rechnungen bereits versenden bzw. empfangen (Kreditoren-Debitoren-Analyse)?

Zweitens: Wie sieht es eigentlich Stand heute aus?

Hier ist der Ist-Zustand zu analysieren. Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozess noch optimieren, wo können durch die E-Rechnung Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen? Gibt es  eine Debitoren-/Kreditorenstrategie? Müssen Kunden überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, Lieferanten, sie zu senden? Gibt es eventuell welche, die vor Ablauf der Übergangsfrist schon komplett alles umgestellt haben oder dies tun wollen? Wenn alle Informationen vorliegen, lässt sich laut der Management- und Technologie-Beratung BearingPoint bereits ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung (geschätzt unter sechs Monaten) ableiten.

Drittens: Welche Software nehmen wir?

Ein Anforderungskatalog, der alle Analyseergebnisse und weitere Projektinformationen enthält, hilft bei der Auffindung und Auswahl der passenden Software bzw. des passenden Softwareherstellers für Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung. Er enthält auch die Informationen, welche Länder, Portale und Formate benötigt werden, welche (ERP-)Systeme integriert werden müssen, wie die Systemarchitektur aussehen muss und welche genauen Geschäftsanforderungen bestehen. Nicht zu vergessen: das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Letztlich sollte ein E-Rechnungsprojekt ein rein technisch/rechtliches Thema sein, bei dem dann nur ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt wird.

Viertens: Wir steigen in die Planung ein

Hier ist internes Projektmarketing erforderlich, damit das E-Rechnungs-Einführungsprojekt auch gelingen kann. Bringt es doch viel Veränderungen mit sich, die nicht unterschätzt werden dürfen. Das Vorhaben muss intern kommuniziert und weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Das Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert. Offiziell startet das Projekt dann mit einer Kick-off-Veranstaltung, Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten werden hier festgelegt.

Fünftens: Wir realisieren unser Vorhaben

In enger Abstimmung mit allen intern beteiligten Bereichen geht unsere neu eingeführte E-Rechnungslösung für Eingangs- und Ausgangsprozesse schließlich in den Live-Betrieb.

Die Lösung, die wir unseren Kunden für diese Prozesse anbieten, haben wir „xSuite electronic Document Network Adapter" (xSuite eDNA) genannt und sie läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten mit einem Capture-Prozess, der aufgesetzt und trainiert werden muss, gibt es hier nicht mehr. Es ist prinzipiell nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System. In Zukunft laufen die Rechnungen dann in erster Linie über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa), und landen in unserer Rechnungsplattform xSuite eDNA. Diese formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow direkt und ohne Medienbruch übernehmen kann.

Eine Validierung ist technisch gesehen nicht mehr erforderlich, denn auch das übernimmt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge erledigt eDNA perspektivisch den „Druck“ der Ausgangsrechnungen, in dem aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt wird. Diese verschickt der Adapter dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie gleichzeitig zurück an die Buchhaltung zur Archivierung.

Sechstens: Wir gehen live

Anschließend wird im konkreten Betrieb festgestellt, ob weitere Software-Funktionen notwendig wären, zum Beispiel um neue E-Rechnungsformate verarbeiten zu können, oder ob neue Produktfeatures angeboten werden, die im Prozess hilfreich sein könnten. Problemstellungen werden idealerweise dem Dienstleister ohne Zeitverzögerung gemeldet.

Fazit

Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass die E-Rechnung in Deutschland zukünftig nicht mehr wegzudenken ist. IT- und Rechtsabteilungen stehen vor neuen, verantwortungsvollen Aufgaben und ein planvolles und sinnhaftes Vorgehen ist das Gebot der Stunde. Doch eines ist besonders hervorzuheben: Vor allem die Chancen, die in diesen Neuerungen liegen, sollten ganz und gar im Mittelpunkt stehen: die Sicherung der Geschäftsabläufe durch Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung, Kostensenkung und Qualitätssteigerung.