Warum eine vollständig SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung die bessere Wahl ist

11.08.2025

Themen: SAP | Rechnungsverarbeitung

Die Ausgangssituation:

Viele Unternehmen setzen SAP als zentrales ERP-System ein. Insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung wurden häufig bereits Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen: Einsatz einer Scan-Strecke, Annahme von elektronischen Rechnungsformaten, digitale Belegarchivierung oder vielleicht sogar schon eine Workflowlösung – u. U. noch außerhalb von SAP – für die anschließende Rechnungsverarbeitung. Was auf den ersten Blick schon gut aussieht, ist es aber meist noch nicht:  Es gilt, ungenutztes Optimierungspotenzial weiter zu heben.

Wenn Sie darüber nachdenken, eine (neue) workflowgestützte Lösung zur SAP-gestützten Rechnungsverarbeitung einzuführen, stehen meist klare Ziele im Raum: Vorantreiben der Automatisierung, Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse, Reduzierung manueller Tätigkeiten, vollständiger Umstieg auf digitale Workflows (wirklich weg vom Papier!), Reduzierung von Rückfragen und Fehlern – und vor allem: Transparenz, Auswertbarkeit und Kosteneinsparung.

Doch wie erreichen Sie dieses Ziel? Eine zentrale Frage bei der Auswahl einer neuen Lösung zur Rechnungsverarbeitung in SAP lautet: Integriert oder vorgelagert?

Zwei Ansätze, ein klarer Favorit: SAP-integriert

Lösungen zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilen:

1. Vorgelagerte Systeme
2. SAP-integrierte Lösungen

Während vorgelagerte Lösungen mit einer gewissen Flexibilität und individuellerer User-Führung punkten können, überwiegen bei SAP-integrierten Lösungen entscheidende Vorteile – sowohl technisch als auch organisatorisch:

1. Keine doppelten Datenpools

In vorgelagerten Lösungen existieren separate Datenbestände – ein Datenpool im SAP-System und einer in der Rechnungsverarbeitungslösung. Diese müssen kontinuierlich synchronisiert werden. Kommt es hier zu Verzögerungen oder Fehlern, kann es beispielsweise dazu kommen, dass eine Rechnung nicht verarbeitet werden kann, weil der neue Lieferant noch nicht im externen System bekannt ist. Mit einer SAP-integrierten Lösung entfällt dieses Risiko – die Bearbeitung erfolgt auf Basis stets aktueller Stammdaten.

2. Direkter Zugriff auf SAP-Informationen

Wenn Sie im Zuge der Rechnungsverarbeitung beispielsweise prüfen, ob der Wareneingang bereits verbucht wurde, müssen Sie in einem vorgelagerten System hierfür ins SAP-System wechseln. Eine SAP-integrierte Lösung bindet diese Informationen direkt im Workflow ein und reduziert so Medienbrüche und manuelle Recherchen.

3. Einheitliches Berechtigungs- und Benutzerkonzept

Ein weiterer Effizienzvorteil: Die SAP-Berechtigungen lassen sich in der Regel auch für die Rechnungsverarbeitung übernehmen. Die Pflege doppelter Nutzer- und Rechtekonzepte entfällt – das spart Zeit, reduziert Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

4. Vertraute Umgebung = höhere Akzeptanz

Die meisten Mitarbeitenden im Finanzwesen sind mit dem SAP-Interface bestens vertraut. Eine nahtlose Integration bedeutet: kein neues Tool, keine neue Logik, kein zusätzlicher Login. Die Nutzerakzeptanz steigt nachweislich, da sich die Lösung wie eine natürliche Erweiterung der bestehenden Systemlandschaft anfühlt.

5. Frühzeitige Auswertbarkeit & Transparenz

Je früher Rechnungsinformationen digital erfasst und im SAP-System verfügbar sind, desto schneller können Statusanzeigen, KPIs und Reports darauf basierend erzeugt werden. Die Transparenz im Prozess steigt, Engpässe und Rückfragen werden reduziert.

Tipp: Achten Sie darauf, dass auch die Validierung der Rechnungsdaten in SAP erfolgt – nicht nur die Workflowschritte. Das erhöht Konsistenz und Qualität schon im ersten Schritt.

Exkurs: Was bedeutet eine SAP-Zertifizierung wirklich?

SAP-Integration und SAP-Zertifizierung werden häufig in einem Atemzug genannt. Daher möchten wir an dieser Stelle auch kurz auf die SAP-Zertifizierungen eingehen. Viele Anbieter werben mit SAP-Zertifikaten – aber was sagt das aus? Eine SAP-Zertifizierung ist kein Hexenwerk, wenn die technische Basis stimmt. Dennoch ist sie ein starkes Signal: Anbieter, die ihre Lösung regelmäßig zertifizieren lassen, investieren in ihre SAP-Kompetenz und deren Nachhaltigkeit. Das tun sie meist nur, wenn die SAP-Integration ein Kernelement ihrer Lösung darstellt – und nicht nur ein Zusatzfeature ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, welche Zertifizierung genau vorliegt, es gibt nämlich nicht nur eine SAP-Zertifizierung. Insbesondere durch die verschiedenen Cloud-Modelle von SAP S/4HANA hat sich auch das Zertifizierungskonzept deutlich erweitert. Gilt die Zertifizierung für das klassische ERP-System (Zertifizierung „Integration with SAP NetWeaver“)? Oder für S/4HANA (Zertifizierung „Integration with SAP S/4HANA“, „Integration with SAP S/4HANA Cloud“)? Oder für die Anbindung an die Public-Cloud-Version von SAP S/4HANA über die SAP BTP (Zertifizierung „for Clean Core with SAP S/4HANA Cloud“)? Vor dem Hintergrund der Zukunftssicherheit sollte die Lösung am besten für alles zertifiziert sein.

Fazit: SAP-integriert ist der Weg in eine effiziente Zukunft

Eine SAP-integrierte Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung bietet nicht nur technische Vorteile, sondern auch bessere Prozesse, schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz. Wer auf Konsistenz, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftssicherheit setzt, sollte die Entscheidung klar zugunsten einer integrierten Lösung treffen – und dabei auch auf eine belastbare SAP-Zertifizierung achten. Denn letztlich geht es nicht nur um Technologie – sondern um Ihren geschäftlichen Erfolg.

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