Die Verarbeitung von Rechnungen automatisieren: Ab wann lohnt es sich?

21.03.2019

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung

In Zeiten der Digitalen Transformation hat man manchmal den Eindruck, dass Automatisierung und Digitalisierung einen Selbstzweck darstellen. Für alles gibt es eine App und jeder Arbeitsschritt kann digital erfolgen. Dieser Trend macht natürlich auch vor Geschäftsprozessen und -dokumenten nicht Halt.

Trends haben jedoch den Nachteil, dass sie manchmal überbewertet werden. Daher blicken wir in diesem Artikel hinter den Trend und fragen:

• Wann lohnt sich die Automatisierung von Prozessen?

• Lässt sich das auch in handfesten Zahlen ausdrücken?

Wir veranschaulichen dies nachfolgend einmal am Beispiel einer Automatisierung für die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Welche Schritte genau kann ich automatisieren?

Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es zwei typische Startpunkte für die Automatisierung:

• Automatisches Auslesen von Rechnungsinhalten

• Workflowgestützte Verarbeitung der Rechnungen

Für das automatische Auslesen der Rechnungsinhalte wird meist OCR-Technologie (Optical Character Recognition) verwendet. Diese extrahiert Inhalte aus digitalen Rechnungen wie PDF-Dateien oder eingescannten Papierrechnungen. Dann werden die Inhalte, die die OCR-Technologie erkannt hat, automatisch in das ERP-System übertragen.

Dieses Vorgehen erspart das manuelle Abtippen der Rechnungsinhalte. Das bedeutet vor allem eine deutliche Arbeitsentlastung für die Mitarbeiter/innen in der Buchhaltung. Einer unserer Kunden hat analysiert, dass er durch die Einführung unserer Lösung den Arbeitsaufwand für die Bearbeitung einer Rechnung von durchschnittlich 37 Minuten auf 25 Minuten senken konnte. Der Kunde konnte seinen Zeitaufwand also um rund 33% senken.

Bei der Verarbeitung von Rechnungen (Validierung, Prüfung, Vervollständigung, Freigabe) sind in der Regel mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt: Die Buchhaltung, die Fachabteilung und gegebenenfalls der Wareneingang oder der Einkauf.

Eine Workflowlösung für die Verarbeitung von Rechnungen erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit zwischen diesen Beteiligten. Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, ist die Rechnung sofort für den nächsten Bearbeiter mit dem nächsten Schritt verfügbar. Es gibt kein Warten mehr auf die Hauspost.

Da die Zusammenarbeit digital erfolgt, ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich. Das ist besonders bei Personal relevant, das viel reist und nicht jeden Tag im Büro anwesend ist, zum Beispiel die Kostenstellenverantwortlichen oder Vertriebsmitarbeiter.

Zeit ist Geld – insbesondere, wenn es um Skonto geht!

Durch Automatisierung lässt sich bei der Eingangsrechnungsbearbeitung also sowohl Arbeitsaufwand als auch Zeit sparen. Im Rahmen einer Umfrage wollten wir herausfinden, um wie viel unsere Kunden ihre Prozesse mithilfe unserer Lösung beschleunigen konnten. Das Ergebnis war, dass die Durchlaufzeit einer Rechnung sich im Durchschnitt von rund 12 Tagen auf etwa 6 halbiert hat. Alle Ergebnisse unserer Kundenumfrage können Sie auch hier nachlesen.

Zeitersparnis wird zum Kostenfaktor, wenn man das Thema Skontoverluste und Mahngebühren mit einbezieht. Dass dieser Faktor nicht unerheblich sein kann, zeigt das Beispiel der Deutschen Bahn – die in 10 Monaten dadurch schlappe 20 Millionen Euro verloren hat*. Die Deutsche Bahn ist kein Kunde von uns.

Dieses Beispiel ist sicherlich außergewöhnlich. Aber auch einige unserer Kunden konnten durch die verkürzten Bearbeitungszeiten aufgrund von Automatisierung signifikante Beträge sparen. Ein Beispiel ist ein Kunde, der jetzt erstmals überhaupt in der Lage war, Skonto zu ziehen – und so rund 500.000 Euro im Jahr spart.

Wenn Sie mehr über Kosten und Nutzen einer Workflowlösung erfahren möchten, empfehle ich Ihnen unser Whitepaper zu diesem Thema. Dieses beinhaltet diverse Marktzahlen und auch zwei Beispiel-Kalkulationen. Der Download ist hier möglich.

*Quelle: www.spiegel.de/wirtschaft/unternehmen/deutsche-bahn-bezahlt-rechnungen-zu-spaet-millionenschaden-a-1186742.html, abgerufen im März 2019.