E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen bei Nichtbeachtung droht

29.10.2025

Themen: E-Rechnungspflicht | E-Invoicing

Das aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2025 bringt Klarheit zur E-Rechnungspflicht.

Seit geraumer Zeit ist über die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland viel gesprochen worden. Formate, Übertragungskanäle, Portale, Übergangsfristen – all das stand im Mittelpunkt der Diskussion.

Was bisher aber fehlte, war die Antwort auf eine entscheidende Frage: „Und was passiert eigentlich, wenn sich einfach niemand daran hält?“ Diese Frage ist nun beantwortet – und die Antwort ist eindeutig.

Kein Bußgeld – aber echte Konsequenzen: Wegfall des Vorsteuerabzugs

Das aktuelle BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bringt Klarheit: Wer keine ordnungsgemäße E-Rechnung erhält oder verarbeitet (!), riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Genau bedeutet dies:

• Keine Strafen, keine Bußgelder
• Aber eine finanzielle Konsequenz, die schnell sehr teuer werden kann

Bisher war die Versandpflicht für E-Rechnungen zwar angekündigt, aber ohne klare Sanktionsmechanismen. Viele Unternehmen fragten sich zu Recht: „Was, wenn ich einfach weitermache wie bisher – mit PDF-Rechnungen per Mail?“ Die Antwort steht fest und lautet: Dann bleibt die Rechnung umsatzsteuerlich unbeachtet. Der Vorsteuerabzug fällt weg.

Neuer Druckpunkt: Empfänger sind in der Pflicht (!)

Eine bisher leicht zu übersehende Wendung wurde in der neuen Version des BMF-Schreibens klargestellt. Sie betrifft nicht den Rechnungsaussteller – sondern den Empfänger, denn: Nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG entspricht, berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Das hat zwei Folgen:

• E-Rechnungen können nicht einfach „durchgewunken“ werden. Eingehende E-Rechnungen müssen geprüft werden – nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch.
• Die Verantwortung liegt beim Empfänger. Auch wenn der Lieferant fehlerhaft fakturiert, trägt der Empfänger das Risiko, wenn er die Rechnung verbucht, ohne sie zu kontrollieren.

Das BMF betont ausdrücklich: „Eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.“

Neue Realität im Rechnungsprozess

Damit verändert sich die Rolle der Kreditorenbuchhaltung grundlegend:

• Technische Validierung (Format, Syntax, Geschäftsregeln) wird Pflicht
• Fachliche Prüfung (z. B. Steuersätze, Beträge, Leistungsbeschreibung) wird relevanter denn je
• Systeme und Workflows müssen so aufgesetzt sein, dass fehlerhafte Eingangsrechnungen erkannt und nicht gebucht, sondern zurückgewiesen werden

Wer seine Prozesse bisher auf „PDF per E-Mail + OCR“ aufgebaut hat, wird umstellen müssen.

Keine Bußgelder – aber faktisch ein scharfes Schwert

Bemerkenswert ist: Der Gesetzgeber setzt nicht auf Strafen oder Bußgelder. Stattdessen nutzt er den Vorsteuerabzug als Hebel.

Denn: Wer keine ordnungsgemäße E-Rechnung verarbeitet, verzichtet auf bares Geld. Das ist für Unternehmen ein deutlich wirksameres Druckmittel als ein einmaliges Bußgeld.

Fazit: Wer prüft, gewinnt

Die E-Rechnungspflicht verändert nicht nur das Format von Rechnungen, sondern auch die Verantwortung im Rechnungsprozess.

• Der Empfänger wird stärker in die Pflicht genommen
• Der Vorsteuerabzug wird zum zentralen Compliance-Hebel
• Wer rechtzeitig auf digitale, automatisierte Prüfprozesse setzt, vermeidet Verluste

Jetzt ist nicht mehr die Frage ob sondern wie Unternehmen in Deutschland ihre Prozesse fit für die E-Rechnung machen.

Merke: Keine Bußgelder. Keine zentrale Kontrolle. Aber ein sehr klarer finanzieller Anreiz zur Einhaltung der Pflicht. Oder anders gesagt: Wer nicht prüft, zahlt drauf.