Digitalisierung, tatsächlich ein Risiko für viele Jobs in der Buchhaltung?

19.07.2019

Themen: Rechnungsverarbeitung | Fachkräftemangel | Digitalisierung

In meinem Tätigkeitsbereich als Presales-Consultant lerne ich viele Unternehmen kennen, Unternehmen, die zu einem wesentlichen Teil durch die eigenen Mitarbeiter*innen definiert werden. Die Entscheidung, Prozesse eines Unternehmens zu digitalisieren, ist sicherlich als eine strategische Entscheidung zu werten. Die Auswirkung bei Einführung von z. B. einer automatisierten Rechnungsverarbeitung ist jedoch unweigerlich auch im operativen Geschäft eines Unternehmens spürbar. Mitarbeiter*innen nahezu aller Fachbereiche müssen Rechnungen prüfen oder auch freigeben, doch z. B. die Buchhaltung ist zentraler Dreh- und Angelpunkt, wenn es um das Thema Eingangsrechnungsverarbeitung geht.

Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsbearbeitung bringen Veränderung

Bei der Rechnungsprüfung ist es wie mit vielen Geschäftsprozessen: Das Volumen an Rechnungen nimmt in vielen Betrieben zu und die Beschäftigten in der Buchhaltung sind einer immer größeren Arbeitsbelastung ausgesetzt. Eine Arbeitsbelastung, die in vielen Fällen bedeutet, wiederholende Tätigkeiten der Rechnungserfassung durchzuführen, Verantwortliche zu bestimmen oder auch mal einem Rechnungsbeleg hinterherzulaufen.

Viele dieser Tätigkeiten können jedoch durch die Digitalisierung deutlich vereinfacht werden, was bis zu einer völligen Automatisierung gesteigert werden kann. Diese Veränderung der Arbeitsweise lässt aber auch den begründeten Gedanken zu, dass die eigene Tätigkeit an Bedeutung verliert und durch eine Software ersetzt werden könnte.

Mitarbeiter*innen in den Fachabteilungen sind dadurch teils verunsichert und fragen sich, welche Folgen eine derartige Lösung auf ihren Arbeitsalltag haben könnte. Gerade Betriebe, die erst beginnen ihre Digitalisierungsstrategie umzusetzen, ändern die etablierten Prozesse teils maßgeblich.

Diese Vorbehalte sind bei Kundenpräsentationen häufig spürbar, doch ist dies wirklich begründet? Eines lässt sich in Gesprächen mit den Beschäftigten aus der Buchhaltung immer wieder heraushören: Die Arbeitsbelastung ist mit dem gegebenen Mitarbeiterstamm nicht mehr händelbar, Kernaufgaben können nur noch unter Zeitdruck durchgeführt werden und die Gefahr von Fehlern erhöht sich deutlich.

Veränderung heißt in den seltensten Fällen Stellenabbau in der Buchhaltung

Diesen Herausforderungen mit einer Digitalisierungslösung zu begegnen ist folglich ein logischer Schritt – ein Schritt, der aber in den seltensten Fällen mit dem Abbau von Stellen verbunden ist. Die Eingabe der Stammdaten von Rechnungen wird automatisiert und diese Automatisierung führt zu einer Verlagerung der buchhalterischen Arbeit. Die Zeit, die die Erfassung erfordert, kann nun für die qualitative Arbeit mit den Belegen verwendet werden. Es geht folglich nicht mehr um die Erfassung, es ist mehr die Überprüfung des Erfassten und die zeitnahe Kontierung der Belege. Zusätzlich kann das Monitoring der Durchlaufzeiten intensiviert werden und die Skontoverluste minimieren sich.

Unterm Strich birgt die Digitalisierung das Potenzial, die Qualität zu steigern und den Fachkräften wieder die Luft zu verschaffen, um qualitativ zu arbeiten. Diese Veränderung führt auch zu einer Aufwertung und Attraktivitätssteigerung des Jobs als Buchhalter*in.

Transparenz über den Gesamtprozess zu erhalten und somit die im Umlauf befindlichen Belege im Griff zu haben – auch mal beim Kollegen, bei dem es hakt, gezielt nachfassen zu können – dies zeichnet eine Digitalisierung von Prozessen unter anderem aus. Das zeigt dem Fachbereich auch, dass es sich um eine Unterstützung, aber eben nicht um einen Ersatz der eigenen Tätigkeit handelt: Digitalisierung ist kein Risiko für ihre Jobs.

Mit der Erfahrung werden die Vorteile greifbar auch für Kritiker

Und dass auch Skeptiker einer Digitalisierungsstrategie ihre Meinung ändern können zeigt sich immer dann, wenn ich ein weiteres Produkt unseres Portfolios bei einem Kunden vorstellen darf. Themen wie ein Rechnungseingangsbuch oder eine Beschaffungsübersicht werden kurz nach der Einführung der Gesamtlösung zu einem Standardwerkzeug der beteiligten Akteure. Basisfunktionen wie eine Eskalationsregelung oder Erinnerung neuer Aufgaben per E-Mail nehmen das „Hinterherlaufen“ ab und werden wohlwollend zur Kenntnis genommen, wenn diese eben auch in weiteren Modulen genutzt werden können.