Digitale Rechnungsarchivierung im Überblick

28.10.2024

Themen: Archivierung | Digitalisierung

In diesem Blogartikel widmen wir uns der digitalen Archivierung von Rechnungen. Im ersten Teil gehen wir auf die Vorteile der digitalen Rechnungsarchivierung ein. Von diesen profitieren insbesondere Unternehmen, die ein hohes Volumen an ein- und ausgehenden Rechnungen verzeichnen können.

Im zweiten Teil werfen wir einen Blick auf Europa: Wie sehen die aktuell vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bei der digitalen Rechnungsarchivierung in ausgewählten* EU-Staaten aus?

Vorteile der digitalen Archivierung von Rechnungen

1. Platz- und Ressourceneinsparungen: Eine digitale Archivierung reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz für Papierdokumente, z.B. Aktenschränke und Archivräume. Dies spart nicht nur Platz, sondern auch Ressourcen und Verbrauchsmaterial (wie Aktenordner, Vorgangsmappen).
2. Effizienzsteigerung: Der Zugriff auf digitale Rechnungen ist in der Regel viel schneller und effizienter als das Suchen in physischen Akten. Dies beschleunigt die Arbeitsabläufe maßgeblich und steigert die Produktivität.
3. Schnellerer Zugriff und Suche: Digitale Archivierung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Die Suche nach spezifischen Rechnungen kann in einem digitalen Archiv durch die Verwendung von Schlagwörtern und Metadaten erleichtert werden. Das ist ein besonders relevanter Punkt, wenn es z.B. um die Erfüllung des Auskunftsrechts einer betroffenen Person nach der DSGVO geht. 
4. Sicherheit und Datenschutz: Digitale Archive bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und zu beschränken. Verschlüsselung und Authentifizierung erhöhen die Sicherheit der gespeicherten Daten.
5. Compliance und Nachverfolgbarkeit: Digitale Archivierungssysteme tragen dazu bei, die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und Vorschriften zu gewährleisten. Die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen, erleichtert die Compliance.
6. Langfristige Integrität: Digitale Archive können Mechanismen für die langfristige Integrität von Dokumenten bieten, um sicherzustellen, dass sie im Laufe der Zeit unverändert bleiben.
7. Automatisierung von Prozessen: Die Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung von Prozessen wie die der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten – was die Arbeitseffizienz steigert und manuelle Fehler minimiert. Dabei „arbeitet“ eine Workflowsoftware mit den Rechnungen, die bereits im Archiv abliegen. Das heißt, wenn ein User in der Prüfung bzw. Freigabe einer Rechnung das gescannte Dokument sieht, kommt dieses genau genommen bereits aus dem digitalen Archiv.

Es ist grundsätzlich wichtig zu beachten, dass bei der digitalen Archivierung von Rechnungen sicherheitsrelevante Aspekte, Datenschutzbestimmungen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen berücksichtigt werden müssen. Zu diesen zählen insbesondere die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen. Für ausgewählte* EU-Staaten sind diese nachfolgend aufgeführt:

Aufbewahrungsfristen bei der digitalen Rechnungsarchivierung

• Belgien: 10 Jahre
• Dänemark: 5 Jahre
• Deutschland: 10 Jahre (weitere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen zur Rechnungsarchivierung in Deutschland finden Sie im Blogartikel „Neue Version der GoBD und Verarbeitung von Rechnungen in der Cloud“)
• Frankreich: 10 Jahre
• Italien: 10 Jahre
• Luxemburg: 10 Jahre
• Niederlande: 7 Jahre
• Österreich: 7 Jahre
• Polen: 10 Jahre
• Schweden: 7 Jahre
• Slowakei: 10 Jahre
• Spanien: 6 Jahre

Ein digitales Archivsystem ermöglicht es, die unterschiedlichsten Archivierungsanforderungen zu erfüllen. Die Aufbewahrungsdauer ist dabei nur ein Kriterium. Beispiele dafür, welche weiteren Kriterien zum Tragen kommen können, sind im Blogartikel „Revisionssicher archivieren: Was heißt das eigentlich?“ aufgeführt. Außerdem finden für EU-Länder die Regelungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung ebenfalls Anwendung. Näheres dazu erfahren Sie im Blogartikel „DSGVO: Paradigmenwechsel auch bei der Archivierung“.

*Leider ließen sich nicht zu allen EU-Mitgliedsstaaten aktuelle Informationen finden. Der vorliegende Blogartikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.