Die Top KPIs im Einkauf: Was wirklich zählt im Zeitalter der Automatisierung

16.06.2025

Themen: Einkauf

In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend auf Digitalisierung setzen, rückt auch der Einkauf als strategische Funktion immer stärker in den Fokus. Besonders der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess bietet enormes Automatisierungspotenzial – und damit die Chance, Ressourcen effizienter zu nutzen und den Wertbeitrag des Einkaufs messbar zu machen. Doch wie lässt sich dieser Erfolg konkret bewerten? Die Antwort liegt in den richtigen Key Performance Indicators (KPIs).

Warum KPIs im Einkauf entscheidend sind

KPIs dienen als Kompass für Einkaufsverantwortliche, um den Reifegrad ihrer Prozesse zu erfassen, den ROI von Automatisierungsinitiativen zu messen und strategische Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Vor allem im P2P-Prozess helfen sie, Engpässe zu identifizieren, Transparenz zu schaffen und die Akzeptanz für neue Technologien zu erhöhen.

Laut Erhebung eines globalen Marktforschungsunternehmens, ist für 83 % der befragten Organisationen die Durchlaufzeit – von der Bestellanforderung bis zur Bestellung der wichtigste Indikator zur Bewertung der Einkaufsperformance. Doch auch andere Kennzahlen spielen eine zentrale Rolle.

Die drei wichtigsten KPIs im Einkauf

1. Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung
Diese Kennzahl misst die Zeitspanne vom Eingang einer Bestellanforderung bis zur Erteilung der Bestellung. Sie ist besonders relevant, weil sie direkt auf die Effizienz und Automatisierung der P2P-Prozesse hinweist. Kürzere Zykluszeiten bedeuten: weniger manuelle Schritte, schnellere Genehmigungen und ein verbessertes Nutzererlebnis – ein klarer Gewinn für das gesamte Unternehmen.

2. Anteil der Transaktionen über E-Kataloge
43 % der Unternehmen messen den Prozentsatz der Gesamtausgaben, die über elektronische Kataloge abgewickelt werden. Dieser KPI gibt Aufschluss über die Nutzung digitaler Einkaufslösungen und den Grad der Standardisierung. Ein hoher Anteil signalisiert nicht nur Prozesssicherheit und Compliance, sondern auch einen optimierten Zugang zu bevorzugten Lieferanten.

3. Nachträgliche Bestellungen ("After-the-Fact POs") als Anteil der Gesamtausgaben
Ebenfalls von 43 % der Unternehmen gemessen, zeigt diese Kennzahl auf, wie viele Bestellungen rückwirkend – also außerhalb definierter Prozesse – erfasst werden. Ein hoher Anteil deutet auf Schwächen in der Prozessdisziplin hin und gefährdet Transparenz, Kostenkontrolle und Lieferantenmanagement. Ziel sollte es sein, diesen Wert durch klare Richtlinien und durchgängige Systemintegration zu minimieren.

KPIs als Grundlage für den Automatisierungsfortschritt

Die genannten KPIs sind nicht nur reine Messgrößen – sie bilden auch die Grundlage für strategische Investitionen in Automatisierung und Technologie. Nur wer den Status quo kennt, kann fundiert entscheiden, ob z. B. digitale Workflows oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz sinnvoll sind.

Führende Analysten berichten, dass aktuell über zwei Drittel der Einkaufsleiter gezielt in KI und insbesondere in generative KI investieren wollen. Doch ohne eine solide Datengrundlage und einfache Automatisierungsschritte ist der Weg zu Lösungen, die echten Mehrwert bieten, oft versperrt.

Fazit: KPIs als Schlüssel zur Zukunft des Einkaufs

Im zunehmend Technologie-gestützten Einkauf sind KPIs unverzichtbar. Sie helfen dabei, Automatisierungspotenziale zu erkennen, Prozesse zu optimieren und den strategischen Wert des Einkaufs sichtbar zu machen. Einkaufsverantwortliche, die aufklare, relevante Kennzahlen setzen, schaffen die Basis für fundierte Entscheidungen – und machen den Einkauf zu einem echten Werttreiber im Unternehmen.