Deadline 31.12.2026: E-Rechnungspflicht in Deutschland. Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

03.03.2026

Themen: E-Invoicing

Die E-Rechnung kommt und zwar schneller, als es sich im Alltag vieler Unternehmen gerade anfühlt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Trotzdem werden vielerorts noch PDF-Rechnungen ausgetauscht, teils sogar Papier. Das sorgt dafür, dass das Thema intern häufig als „noch nicht dringend“ eingeordnet wird. 

Der Haken: Diese Ruhe ist trügerisch. Die Übergangsphase endet am 31. Dezember 2026. Ab 2027 wird sich der Rechnungsaustausch im B2B-Bereich spürbar verändern, nicht nur technisch, sondern auch prozessual. Wer erst spät reagiert, riskiert Zeitdruck, Engpässe in IT und Fachbereichen sowie unnötige Mehrkosten. 

Warum viele Unternehmen die Dringlichkeit unterschätzen 

Ein Grund ist die aktuelle Übergangslogik: Bis zum Start der Versandpflicht dürfen Unternehmen häufig weiterhin „sonstige Rechnungen“ wie PDFs austauschen, sofern beide Seiten zustimmen. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, die Umstellung sei optional oder könne nach hinten geschoben werden. Gleichzeitig zeigt eine xSuite-Umfrage aus Oktober 2025, dass erst ein vergleichsweise kleiner Teil (24%) der befragten Unternehmen bis dato E-Rechnungen versenden konnten. 

Das ist ein Warnsignal: Je näher 2027 rückt, desto mehr Unternehmen werden parallel Projekte starten oder beschleunigen. Dann konkurrieren Sie intern um Kapazitäten (die S/4HANA-Migration lässt grüßen!) und extern um Berater, Implementierungspartner und Spezialwissen. 

E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat 

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden 2024 wichtige Grundlagen geschaffen. Die E-Rechnung wird zum primären Rechnungsformat, während Papier und PDF künftig als „sonstige Rechnungen“ gelten. Hinter dieser Entwicklung steckt nicht nur der Wunsch nach effizienteren Prozessen, sondern auch das Ziel, strukturierte und maschinenlesbare Rechnungsdaten zu etablieren, auf Basis der EN-16931. Das schafft die Grundlage für weitergehende digitale Melde- und Prüfansätze und erhöht den Druck, Prozesse standardisiert und nachvollziehbar aufzustellen. 

Für Finance und IT bedeutet das: Es geht nicht darum, „irgendwie“ E-Rechnungen zu empfangen oder zu versenden. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten korrekt, vollständig und prüfbar verarbeitet werden, und dass das in die bestehenden Workflows, Systeme und Governance passt. 

Ein starkes Argument: Vorsteuerabzug nicht gefährden! 

Ein Aspekt wird in vielen Diskussionen noch zu selten klar ausgesprochen: Ab dem 1. Januar 2027 ist nur noch die E-Rechnung vorsteuerabzugsfähig. Wer weiterhin PDF- oder Papierrechnungen annimmt und verarbeitet, riskiert damit den Verlust des Vorsteuerabzugs. 

Das macht das Thema zu mehr als einer Prozess- oder IT-Frage. Es betrifft unmittelbar finanzielle Risiken und die steuerliche Compliance. Entsprechend lohnt es sich, frühzeitig Klarheit zu schaffen, wie künftig sichergestellt wird, dass Rechnungen in der richtigen Form eingehen, korrekt verarbeitet und revisionssicher dokumentiert werden. 

Warum insbesondere der Rechnungsempfang kritisch wird 

Ein Punkt wird oft unterschätzt: Die Verantwortung liegt nicht nur beim Rechnungssteller, sondern in wesentlichen Teilen beim Empfänger. Unternehmen müssen sicherstellen, dass eingehende Rechnungen korrekt vorliegen und ordnungsgemäß verarbeitet werden. In unserem Whitepaper zeigen wir, warum das im Zusammenspiel von Compliance, steuerlichen Anforderungen und operativer Rechnungsverarbeitung schnell komplex werden kann. 

Zusätzlich verändert sich die Menge: Mit dem Auslaufen der Übergangsfristen ist damit zu rechnen, dass der Anteil eingehender E-Rechnungen deutlich steigt. Prozesse, die heute noch mit manuellen Zwischenschritten funktionieren, geraten dann oft an ihre Grenzen. 

Whitepaper Download: Was Sie dort konkret finden 

Wenn Sie sich jetzt mit dem Thema beschäftigen, gewinnen Sie vor allem eines: Planungssicherheit.
Unser Whitepaper „Deadline 31.12.2026 – E-Rechnungspflicht in Deutschland“ ordnet die wichtigsten Fristen ein, erklärt die zentralen Begriffe und zeigt auf, wo Unternehmen erfahrungsgemäß ins Straucheln geraten. Außerdem enthält es eine Checkliste, mit der Sie schnell prüfen können, wie gut Sie aktuell aufgestellt sind und welche Themen Sie priorisieren sollten. 

Wenn Sie also gerade überlegen, wie dringend das Thema wirklich ist oder wie Sie intern die richtigen Stakeholder an einen Tisch bekommen, dann ist das Whitepaper ein guter nächster Schritt. 

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