Das war die 2. Purchase-to-Pay Online-Konferenz

07.10.2020

Themen: RPA | Rechnungsverarbeitung | SAP | xSuite Group | S/4HANA | KI und Machine Learning | Digitalisierung | Einkauf | E-Invoicing | Procure-to-Pay

2 Tage, 400+ teilnehmende Gäste, 15 Vorträge, 1 Thema: Automatisierung in Einkauf & Buchhaltung.Drei Themen zogen sich an diesen beiden Tagen im September 2020 wie ein roter Faden durch die gesamte Veranstaltung: S/4HANA, Krisenfähigkeit dank digitaler Prozesse und Fokus auf die Beschäftigten.

1. S/4HANA-Migration

Ein Dauerbrenner für SAP-Anwenderunternehmen ist die Migration auf S/4HANA. So auch bei unseren Referenzkunden, die Vorträge hielten. Die Mehrheit befindet sich in der Vorbereitung der Migration oder hat diese bereits abgeschlossen. Besonders interessant dabei sind die verschiedenen Ansätze, die bei der Migration zum Tragen kommen; Greenfield oder Brownfield, schrittweise oder als Big Bang.

Die Unternehmen NOZ und mh:n MEDIEN haben sich beispielsweise entschieden, gleichzeitig eine Konsolidierung von zwei ERP-Systemen auf ein S/4HANA-System vorzunehmen, dafür war Fiori vorerst „out of scope“. Dr. Oetker hingegen geht anders vor und hat mit der Einführung von S/4HANA in einer Landesgesellschaft gestartet. Die Asklepios Kliniken haben Greenfield migriert, die Basler AG, die AMEOS Gruppe und Kirchhoff Automotive stehen kurz vor dem Projekt.

Zum Thema S/4HANA-Migration passte auch der Vortrag von West Trax zur Systemvermessung. Es wurde deutlich, dass enorme Einsparpotenziale möglich sind, wenn im Zuge des Wechsels auf S/4HANA auch der Lizenzumfang der tatsächlichen Nutzung angepasst wird.

Auch C4 Connect aus Hamburg hat die Thematik der S/4HANA-Migration bzw. der Migrationsvorbereitung im Vortrag aufgegriffen. Im Fokus standen dabei technische Zusammenhänge: Es wurde aufgezeigt, wie viel Potenzial in einer Datenarchivierung steckt. Auch hier sind oftmals beachtliche Einsparpotenziale vorhanden, diesmal in der Größenordnung GB statt EUR.

2. Digitale Prozesse sichern Arbeitsfähigkeit in Krisenzeiten

Wir hatten unsere Referenzkunden gebeten, in ihren Vorträgen jeweils kurz die Vorteile der bei ihnen eingesetzten Lösung aus ihrer Sicht zusammenzufassen. Oftmals wurden hier die typischen, wohlbekannten Vorteile angeführt: Vereinfachung der Prozesse, Beschleunigung der Durchlaufzeiten (Skontofristen einhalten, Mahngebühren vermeiden), mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Doch ein weiterer, bislang unbekannter Vorteil ist nun hinzugekommen — das ist in unseren Kundenvorträgen ganz deutlich hervorgetreten: Die digitalen Prozesse — selbst in komplexeren Zusammenhängen — sind es, die ein standortunabhängige Arbeiten erst ermöglichen – zum Beispiel vom Homeoffice aus. Passend dazu hatten wir die Konferenz mit einem Zitat der Universität Siegen eröffnet, die noch im Februar dieses Jahres mit unserer Lösung live gegangen waren: „Ich wollte einfach nur mal kurz informieren, dass unsere Arbeitsfähigkeit Dank der Produktivsetzung von xSuite sichergestellt ist. Alle Buchhalter, Prüfer, Freigeber sind im Homeoffice und es läuft gut! Die Entscheidung, wie geplant live zu gehen, stellt sich jetzt umso mehr als richtig heraus …“.

3. Mehr Fokus auf Prozesse und Beschäftigte

Neben der S/4HANA-Migration war auch die Einführung bzw. der internationale Roll-out einer Workflowlösung ein inhaltlicher Schwerpunkt der Anwendervorträge. Die „Lessons Learned“ daraus lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Eine funktionierende Technik ist wichtig, alle Beteiligten jedoch rechtzeitig mit ins Boot zu holen, ist wichtiger. Das gilt übrigens in alle Richtungen. Wenn das Projekt aus der IT getrieben wird, ist es wichtig, die Fachabteilungen und insbesondere die Key User gut zu informieren und zu schulen. Wenn die Initiative zum Projekt von der Einkaufs- oder Buchhaltungsabteilung initiiert wird, muss die IT ebenfalls früh genug involviert werden, damit die Umsetzung reibungslos und im geplanten Zeitfenster stattfinden kann.

Beim internationalen Roll-out ist planvolles Vorgehen und umfassende Informationen für die Niederlassungen enorm wichtig. Wobei der Weg auch dort unterschiedlich sein kann. Ein Referent berichtete, dass aus 3-tägigen Vor-Ort-Workshops in den vergangenen Jahren aus gegebenem Anlass in diesem Jahr halbtägige Online-Workshops geworden sind – und es funktioniert auch.

Ein großes Dankeschön!

Es waren spannende zwei Tage. An dieser Stelle noch einmal vielen Dank an alle Referenten — Kunden und Partner — sowie an die xSuite Fachleute, die unsere Einkaufs- und Rechnungslösungen auf S/4HANA und mit Fiori präsentierten. Alle haben maßgeblich dazu beigetragen, dass die zweite P2POK ein voller Erfolg geworden ist. Und wir sind uns sicher — auch wenn sich die Situation entspannen wird: In 2021 werden wir unsere 3. Procure-to-Pay Online-Konferenz veranstalten!

Wenn Sie Interesse an den Aufzeichnungen bzw. Handouts zu den Vorträgen dieser Online-Konferenz haben, melden Sie sich gerne unter News@xsuite.com bei uns.