„Cost of Staying“ – Die versteckten Kosten einer veralteten Rechnungsverarbeitungs-Lösung

02.10.2025

Themen: Rechnungsverarbeitung | SAP

Viele Unternehmen stehen aktuell vor einer wichtigen Entscheidung: Bleiben wir bei unserer Legacy-Lösung (veraltet, nicht  state-of-the-Art-Software) für die Rechnungsverarbeitung oder wagen wir den Schritt in eine moderne, innovative Zukunft?

Auf den ersten Blick scheint das Festhalten an bekannten Abläufen und Systemen die bessere bzw. kostengünstigere Entscheidung zu sein. Denn wie heißt es so schön: „Never change a running system“. Das gilt insbesondere für SAP-Anwenderunternehmen, die gleichzeitig mit der komplexen Migration auf SAP S/4HANA beschäftigt sind. Doch dies ist eine irrige Annahme, denn die unbemerkten Kosten einer veralteten Lösung – die „Cost of Staying“ – sind oft höher, als gedacht. Werden versteckte Kosten, technische Risiken und fehlende Zukunftsfähigkeit nicht beachtet, führt das Festhalten am Bestehenden in  eine trügerische Sicherheit.

Warum Legacy-Lösungen teuer sind

Veraltete Rechnungsverarbeitungssysteme belasten Unternehmen nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch. Sie erschweren die digitale Transformation, bremsen Mitarbeitende im Alltag aus und verursachen unnötige Zusatzkosten.

Hinzu kommt ein verschärfender Faktor: der Fachkräftemangel. Offene Stellen bleiben heute länger unbesetzt oder lassen sich nur schwer mit genau den richtigen Fähigkeiten nachbesetzen. Das wird zum echten Risiko, wenn man gewachsene, stark individualisierte Systeme weiter warten muss. Denn moderne Lösungen umschiffen genau das.

Typische Pain Points veralteter Lösungen

• Hohe Kosten bei geringem Mehrwert: Unternehmen zahlen viel für ihren Wartungsvertrag, erhalten aber nur begrenzt Innovation und Weiterentwicklung.
• Komplexe Vertragsstrukturen und schlechter Support: Wer Hilfe braucht, verliert oft Zeit und Nerven im Support-Dschungel.
• Mangelhafte Unterstützung für moderne SAP-Landschaften und Cloud-Plattformen: Gerade im Hinblick auf SAP S/4HANA-Migrationen sind viele Altlösungen ein Hemmschuh.
• Veraltete Technologien: Sie behindern Modernisierung, weil nicht kompatibel und binden Ressourcen in überholten, wartungsintensiven Prozessen.
• Hoher Total Cost of Ownership (TCO): Fehlende Standardfunktionen führen zu teuren Workarounds und langen Projektlaufzeiten.
• Schwierige Integration und unklare Benutzeroberflächen: Schnittstellenprobleme und veraltete Datenmodelle sorgen für erhöhten Anpassungsaufwand und hohe Implementierungskosten.

Das Ergebnis: Ein hoher TCO, steigende IT-Kosten und Frustration bei Anwendenden.

Die „Cost of Staying“: Ein Risiko für die Zukunft

Wer bei Legacy-Lösungen bleibt, zahlt langfristig doppelt:

• Finanziell, weil Wartung, Support und Anpassungen unverhältnismäßig teuer sind.
• Organisatorisch, weil Prozesse ineffizient bleiben und Mitarbeitende gebremst werden.
• Strategisch, weil die Zukunftsfähigkeit fehlt – insbesondere mit Blick auf SAP S/4HANA und Cloud.

Die Entscheidung, nicht zu handeln, ist also oft die riskanteste und teuerste Option.

Warum der Wechsel zu xSuite die bessere Wahl ist

xSuite setzt genau da an, wo Legacy-Systeme an ihre Grenzen stoßen – mit einer modernen, flexiblen und SAP-integrierten Lösung für die Rechnungsverarbeitung.

• SAP- & Rechnungs-Expertise: 100 % spezialisiert auf SAP-integrierte Rechnungsprozesse.
• Umfassende Funktionalität & Best-Practices: Bewährt in über 1.600 Projekten – kein Flickwerk, sondern erprobte Standards.
• Flexible Konfiguration: Anpassbar ohne hohe Beraterkosten.
• Lokaler Service & Support: Direkt, persönlich und zuverlässig.
• SAP S/4HANA-ready: Zukunftssicher und optimal vorbereitet für moderne SAP-Landschaften.
• Nahtlose SAP-Integration: Kein Schnittstellen-Chaos, sondern direkter Zugriff auf SAP-Daten.

Fazit: Der Mut zum Wechsel zahlt sich aus

Die größte Gefahr ist, nichts zu tun. Wer an einer Legacy-Lösung festhält, erkauft sich kurzfristige Bequemlichkeit, zahlt aber langfristig mit höheren Kosten, ineffizienten Prozessen und fehlender Wettbewerbsfähigkeit.

Mit xSuite gelingt der Schritt in eine moderne Rechnungsverarbeitung: reibungslos, effizient und zukunftssicher. Die „Cost of Staying“ werden vermieden, bevor sie überhaupt entstehen.