Automatische Kontierung mit KI: Effizienzgewinne im Rechnungsprozess

10.04.2025

Themen: KI und Machine Learning

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist seit jeher eine zeitintensive und fehleranfällige Aufgabe. Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, dass erfahrene Beschäftigte in der Buchhaltung, die alle Kontierungsregeln im Schlaf kannten, in den Ruhestand gehen und neue Mitarbeitende erst eingearbeitet werden müssen. Der Fachkräftemangel erschwert diese Situation zusätzlich. An dieser Stelle kommt die Künstliche Intelligenz ins Spiel – denn sie kann die Arbeitsschritte im Rechnungsprüfungsprozess mitsteuern, Entscheidungshilfen geben und so den Prozess deutlich effizienter gestalten.

KI-gestützte Automatisierung

In der SAP-integrierten Rechnungsverarbeitung kommt bei xSuite an dieser Stelle der Prediction Server zum Einsatz. Dieser kann auf Basis von KI verschiedenste Vorschläge liefern, um im Prozess zu unterstützen:

• Kontierung (Kombination aus Sachkonto & Kostenstelle)
• Nur Sachkonto
• Nur Kostenstelle
• Auswahl des Prüfers
• Auswahl des Vervollständigers
• Innenauftrag
• Buchungskreis
• Lieferant

In der Praxis haben sich insbesondere die Kontierung, also das Sachkonto und die Kostenstelle, als die wichtigsten Vorschlagsfunktionen herausgestellt. Diese nutzen unsere Kunden am häufigsten.

Effizienzgewinne durch KI-gestützte Vorschläge

Ein erfahrener Buchhalter kennt viele Kontierungsinformationen aus dem Kopf – doch dieser Wissenstransfer ist nicht unbegrenzt verfügbar. Hier setzt die KI an: Der Prediction Server analysiert die Rechnungsdaten, zieht relevante Informationen aus Buchungen und Workflows und generiert basierend darauf automatische Vorschläge. Das spart wertvolle Zeit und reduziert Fehler.

Für Unternehmen ergeben sich daraus mehrere Vorteile:

• Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung: Die KI übernimmt einen Großteil der manuellen Kontierung.
• Entlastung der Buchhaltung: Mitarbeitende können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
• Geringere Fehlerquote: Automatische Vorschläge basieren auf historischen Daten und Wahrscheinlichkeiten.
• Weniger Einarbeitungsaufwand: Insbesondere neue Mitarbeiter profitieren von der KI-Unterstützung.

Technische Umsetzung und Integration

Der Prediction Server arbeitet als Deep-Learning-Modell und nutzt neuronale Netze. Das funktioniert so: Die Daten aus der Beleglesung werden nicht nur an das SAP-System zur Verarbeitung weitergegeben, sondern parallel auch an den Prediction Server. Dort erfolgt die Analyse der Dokumente und Buchungen, bevor die generierten Vorschläge zurück an das SAP-System übermittelt werden.

Zukunftsperspektiven: Mehr als nur Kontierung

Diese Vorschlagsfunktionen sind nicht die finale Ausbaustufe der KI-Nutzung. Es gibt viele weitere Einsatzgebiete für KI in der Rechnungsverarbeitung, z.B. Anomalie-Erkennung und Predictive Analytics oder Modelle zur Prognose von Zahlungsbedingungen. Unser perspektivisches Ziel ist die Automatisierung der Verarbeitung von FI-Rechnungen (ohne Bestellbezug) in SAP, um eine Dunkelbuchung wie bei MM-Rechnungen zu ermöglichen.

Fazit: Intelligente Automatisierung als Schlüssel zur Effizienz

Mit dem Prediction Server wird die automatische Kontierung auf ein neues Level gehoben. Unternehmen können durch KI-gestützte Vorschläge Zeit und Ressourcen sparen, Fehler minimieren und den Buchhaltungsprozess optimieren. Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung mit xSuite liegt in der intelligenten Automatisierung, und der Prediction Server ist ein zentraler Schritt in diese Richtung.