Das ABC der XRechnung

13.12.2021

Themen: Rechnungsverarbeitung | Öffentliche Verwaltung | E-Invoicing | Peppol

Die Annahme von E-Rechnungen ist seit April 2020 für öffentliche Auftraggeber in der EU flächendeckend Pflicht. Der Ausgangspunkt dafür war die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Im November 2020 haben der Bund und das Land Bremen darüber hinaus ihre Lieferanten in die Pflicht genommen: Seitdem ist es nicht nur möglich, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen – es ist auch gefordert. Das bevorzugte Format ist dabei die XRechnung.

Weitere Bundesländer haben ebenfalls eine derartige Pflicht angekündigt. Somit gewinnt die XRechnung immer mehr an Relevanz, gleichermaßen für öffentliche Auftraggeber und für deren Lieferanten. Um den Einstieg in das Thema XRechnung zu erleichtern, sind nachfolgend dazu die wichtigsten Stichpunkte kurz zusammengefasst:

E wie E-Rechnung

Im alltäglichen Sprachgebrauch ist der Begriff E-Rechnung eher weit gefasst. Damit sind häufig alle elektronischen Formate gemeint, sowohl unstrukturierter Art wie E-Mails, PDFs oder eingescannte Papierrechnungen als auch maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU versteht als E-Rechnung allerdings nur maschinenlesbare Formate. Außerdem gibt sie Anforderungen hinsichtlich Syntax und semantischem Modell vor.

F wie Fristen

• November 2018: Die obersten Bundesbehörden nehmen elektronische Rechnungen an.

• November 2019: Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene nehmen elektronische Rechnungen an.

• April 2020: Alle öffentlichen Auftraggeber, auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene nehmen elektronische Rechnungen an (ggf. auch früher, abhängig von den jeweiligen Landesgesetzen).

• November 2020: Öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an. 

• Januar 2022: Öffentliche Auftraggeber der Länder Baden-Württemberg, Saarland und Hamburg nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

• April 2023: Öffentliche Auftraggeber in Mecklenburg-Vorpommern nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

• Januar 2024: Öffentliche Auftraggeber in Rheinland-Pfalz nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

• April 2024: Öffentliche Auftraggeber des Landes Hessen nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

• Januar 2025: Öffentliche Auftraggeber des Landes Brandenburg nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an.

G wie GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten auch für elektronische Rechnungen wie die XRechnung. In diesem Kontext ist insbesondere zu beachten, dass elektronische Rechnungen auch elektronisch zu archivieren sind. Ausdrucken und in Papierform archivieren ist nicht zulässig. Außerdem darf bei der Archivierung die Auswertbarkeit nicht eingeschränkt werden. Es reicht also nicht aus, nur die Visualisierung der XRechnung zu archivieren, Sie sollten auch die XML-Datei an sich speichern.

L wie Leitweg-ID

Die Leitweg-ID dient dazu, den richtigen Empfänger zu adressieren, ähnlich wie eine Postfachnummer bei Briefpost. Sie ist insbesondere relevant, wenn XRechnungen nicht per E-Mail direkt an den Empfänger versendet werden, sondern die Einreichung der Rechnung über ein Portal – z.B. die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder eines der Länderportale zur Einreichung von E-Rechnungen – erfolgt.

P wie PEPPOL

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und bündelt verschiedene Initiativen, um elektronische öffentliche Vergabeverfahren in der EU zu unterstützen. Im Zusammenhang mit der XRechnung ist meist die PEPPOL Transport Infrastructure gemeint. Wenn öffentliche Auftraggeber ein Portal für die Annahme von XRechnungen nutzen, muss dieses Portal die PEPPOL Transport Infrastructure nutzen.

X wie XRechnung

Die XRechnung ist die deutsche Antwort auf die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und soll die Umsetzung dieser vereinfachen. Sie wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt. Eine XRechnung ist eine Datei im XML-Format.

Z wie ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ebenfalls ein elektronisches Rechnungsformat. Dieses besteht aus einer PDF-Datei mit einer XML-Datei. Da in der ZUGFeRD-Version 1 nicht alle Informationen in der XML-Datei enthalten waren, erfüllte diese nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie. Die Version 2 von ZUGFeRD, die im Sommer 2020 veröffentlicht wurde, erfüllt die Anforderungen.

Weitere Informationen für Sie

Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit einen ersten Einblick in das Thema XRechnung geben.

• Wenn Sie mehr über die Grundlagen und Vorteile des E-Invoicings erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper Nutzenaspekte des E-Invoicing.

• Einen Überblick zu den Regelungen in anderen EU-Ländern finden Sie in unserem Blogartikel E-Rechnungspflicht in der EU: Welche Länder sind betroffen?

• Tipps, wie Sie als öffentlicher Auftraggeber Ihren Lieferanten den Schritt zur E-Rechnung erleichtern können, haben wir für Sie zusammengefasst im Beitrag Gemeinsame Spielregeln für die XRechnung